Présentation de la gestion des documents
August utilise une organisation fondée sur les projets pour séparer vos dossiers et faciliter la recherche de vos documents. Dans chaque projet, utilisez des dossiers pour organiser les documents sources, puis joignez-les à Assistant ou à Tabular Review lorsque vous êtes prêt à travailler.
Structure des projets et de l’espace de travail
Chaque utilisateur commence avec un projet Personal par défaut, un espace privé pour les premiers travaux. Créez des projets supplémentaires selon vos besoins afin de séparer les dossiers et de conserver un contexte ciblé.
Les projets partagent une structure commune dans la barre latérale afin que les équipes puissent naviguer de manière cohérente. Utilisez les limites des projets pour séparer les dossiers et conserver un contexte ciblé. Une structure de projet cohérente améliore la facilité de recherche et la transmission des dossiers.
Cette vidéo montre comment créer et gérer des projets.
Naviguer entre les projets dans la barre latérale
La barre latérale affiche tous les projets auxquels vous avez accès, organisés pour faciliter la navigation :
Projet Personal : votre projet privé reste épinglé en haut pour un accès facile.
Projets épinglés : les projets que vous avez épinglés apparaissent sous Personal, classés selon la date à laquelle vous les avez épinglés (du plus récent au plus ancien). L’épinglage permet de garder les dossiers importants visibles, quelle que soit la date de votre dernière activité.
Projets non épinglés : tous les autres projets apparaissent sous les projets épinglés, classés selon leur dernière activité (du plus récemment utilisé au moins récemment utilisé).
Utilisez le menu déroulant du projet pour Épingler dans la barre latérale ou Désépingler de la barre latérale, afin de personnaliser les projets qui restent mis en évidence. Vous pouvez également Masquer de la barre latérale les projets que vous souhaitez archiver pour la navigation rapide.
Pour afficher la liste complète des projets, y compris les projets masqués, cliquez sur Tous les projets dans la barre latérale ou accédez à l’index complet des projets.
Dossiers et projets : principales différences
Comprendre quand utiliser les projets plutôt que les dossiers vous aide à organiser efficacement votre travail :
Aspect | Projets | Dossiers |
|---|---|---|
Objectif | Limite de premier niveau de l’espace de travail pour séparer les dossiers | Organisation des documents au sein d’un projet |
Portée | Contient tous les documents, conversations et résultats associés | Regroupe les fichiers par client, dossier ou type de document |
Autorisations | Partage et contrôle d’accès au niveau du projet | Peut être partagé individuellement ; les fichiers héritent des droits d’accès de leur dossier |
Cas d’utilisation | Séparer différents dossiers, clients ou affaires | Organiser les documents au sein d’un même dossier |
Règle générale : créez un nouveau projet pour chaque dossier ou client distinct. Utilisez des dossiers pour organiser les documents de ce projet par type (par exemple, « Correspondance », « Contrats », « Due diligence »).
Dossiers et sous-dossiers
Les dossiers sont accessibles depuis la barre latérale et permettent d’organiser les documents :
Créez des dossiers pour regrouper les documents par client, dossier ou type de document.
Importez des fichiers par glisser-déposer ou à l’aide du bouton d’importation.
Créez des sous-dossiers lorsque la structure du dossier nécessite une organisation par niveaux.
Les vues des dossiers affichent le nombre d’éléments et la date de leur dernière mise à jour.
Des dossiers bien structurés améliorent l’efficacité des vérifications ultérieures. Pour consulter l’ensemble des actions disponibles sur les dossiers, voir Naviguer et gérer les dossiers.
Cette vidéo montre comment importer des dossiers contenant des documents.
Importer des documents
Les fichiers peuvent être importés de plusieurs façons :
Dans Assistant : cliquez sur le bouton plus pour importer des fichiers directement dans une conversation. Les archives ZIP ne peuvent pas être importées ici ; importez-les dans un dossier.
Dans les dossiers : faites glisser les fichiers ou utilisez le bouton d’importation pour les ajouter à des conteneurs organisés.
Chaque fichier peut peser jusqu’à 2 Go, et les fichiers audio jusqu’à 1 Go. Lorsque vous importez un fichier ZIP, nous l’extrayons dans le dossier de destination et recréons sa structure de dossiers. Les archives de production juridique ne sont pas prises en charge ; contactez l’assistance pour obtenir de l’aide lors de l’importation.
Si un fichier est protégé par un mot de passe, August vous demande ce mot de passe dans la boîte de dialogue Déverrouiller les fichiers, ou indique Mot de passe requis dans son dossier afin que vous puissiez le déverrouiller ultérieurement avec Saisir le mot de passe. Consultez Formats de fichiers pris en charge pour plus d’informations.
Les fichiers importés servent de contexte source pour l’analyse, la vérification et la rédaction. Dans les processus de due diligence et de contentieux, importez les ensembles de documents suffisamment tôt pour vous orienter.
Utilisez des noms et des regroupements clairs pour faciliter la recherche ultérieure. La qualité des résultats fondés sur les sources dépend de documents sources propres et bien organisés.
Bonnes pratiques pour nommer les fichiers
Incluez la bonne extension dans chaque nom de fichier que vous importez. August utilise les extensions pour déterminer comment traiter et ouvrir les fichiers. Les extensions prises en charge sont .pdf, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .csv, .pptx, .ppt, .txt, .md, .html, .htm, .json, .msg, .eml, .zip, .zipx, les images (.jpg, .jpeg, .png, .gif, .bmp, .webp, .tif, .tiff) et les fichiers audio ou vidéo (.mp3, .m4a, .wav, .opus, .ogg, .mp4).
Un fichier dépourvu de l’une de ces extensions n’est pas importé. Pour les fichiers déjà présents dans August, nous détectons le type de contenu réel afin qu’ils s’ouvrent et se téléchargent correctement même si leur nom est incorrect, mais incluez toujours la bonne extension pour garantir un comportement cohérent.
Joindre des fichiers et des dossiers à Assistant
Assistant permet de joindre des fichiers individuels et des dossiers entiers au contexte d’une requête :
Cliquez sur le bouton plus dans Assistant.
Sélectionnez les fichiers ou les dossiers à joindre.
Utilisez les @mentions et la recherche pour retrouver rapidement des éléments précis.
Joindre un dossier est utile lorsque les réponses dépendent de plusieurs documents associés. Utilisez délibérément le périmètre des pièces jointes afin de réduire le contexte non pertinent. Pour les ensembles volumineux, commencez par des demandes d’orientation avant de procéder à une analyse approfondie.
Associez les processus de pièces jointes à des citations pour permettre la vérification.
Bonnes pratiques pour organiser les documents
Organisez par dossier : regroupez les documents par client ou par numéro de dossier.
Utilisez une nomenclature cohérente : incluez le type de document, la date et la version dans les noms de fichiers pour faciliter la recherche et la récupération par @mention.
Privilégiez les processus par passes : commencez par vous orienter, puis extrayez ou comparez, et faites ensuite la synthèse.
Entretenez les ensembles de précédents : conservez les ensembles de précédents et les modèles récurrents à jour pour pouvoir les réutiliser.
Considérez l’organisation comme un préalable à une vérification fiable assistée par l’IA.
Formats de fichiers pris en charge
August prend en charge un large éventail de formats de fichiers pour l’analyse de documents, la vérification, la transcription et la rédaction :
Format | Cas d’utilisation |
|---|---|
DOCX | Brouillons, contrats, modifications suivies, résultats modifiables |
Contrats finalisés, documents numérisés, traitement OCR | |
TIFF/Images | Productions de documents, pièces déposées numérisées, extraction OCR |
EML | Productions d’e-mails, analyse de la correspondance |
ZIP | Importations groupées ; nous extrayons l’archive dans des dossiers qui reproduisent sa structure |
Audio et vidéo MP4 | Transcrits lors de l’importation, avec identification des locuteurs, afin que vous puissiez poser des questions sur l’enregistrement dans Assistant ; également utilisés par Live Assist si cette fonctionnalité est activée pour votre cabinet |
Pour obtenir des informations détaillées sur les formats, consultez Formats de fichiers pris en charge.
Certains fichiers terminent leur importation même si August ne peut pas les analyser. Un fichier audio ou vidéo sans parole, ou tout fichier sans texte lisible, termine son importation et affiche Aucun contenu lisible dans le dossier, avec une note indiquant que le fichier ne contient aucun texte ni parole à indexer. Vous pouvez toujours télécharger et consulter l’original, mais Envoyer à → Assistant et Envoyer à → Tabular Review ne sont pas disponibles pour ce fichier.
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