Gérer votre organisation depuis la page d’administration

Les administrateurs de l’organisation utilisent la page Admin pour voir comment le cabinet utilise August, gérer les membres, choisir les intégrations auxquelles les membres peuvent se connecter et publier des annonces. Ouvrez-la depuis Admin, en bas de la barre latérale. La page comporte cinq onglets : Metrics, Projects, Users, Features et Announcements.

Qui peut ouvrir la page d’administration

Seuls les membres ayant le rôle Admin dans l’organisation August de votre cabinet voient le lien Admin. Tous les autres ont le rôle Member et ne le voient pas. Chaque onglet affiche et modifie uniquement les données de votre propre organisation.

Un administrateur existant peut attribuer le rôle d’administrateur à un autre membre depuis l’onglet Users. Si personne dans votre cabinet n’a encore le rôle Admin, contactez-nous pour en désigner un.

Consulter l’utilisation dans Metrics et Projects

Metrics récapitule l’activité de votre organisation pour la période sélectionnée : utilisateurs actifs, nombre total de requêtes, requêtes par jour et fonctionnalités utilisées, comme les conversations Auto et Manual, le complément Word, Tabular Review, Playbooks et Agents.

Projects répertorie les projets de votre organisation ainsi que leur activité pour une période donnée. Ouvrez un projet pour voir son activité au fil du temps.

Gérer les membres dans Users

L’onglet Users répertorie tous les membres de votre organisation, avec leur rôle et leur statut. Utilisez Search users pour trouver quelqu’un et cliquez sur Export pour télécharger la liste au format Excel.

• Modifier un rôle : sélectionnez Admin ou Member dans la colonne Role. Les administrateurs ont accès à la page Admin et peuvent gérer les modèles du cabinet.

• Désactiver un membre : cliquez sur Deactivate, puis confirmez avec Deactivate User. Cette personne ne peut plus se connecter à August.

• Rétablir l’accès : cliquez sur Activate à côté d’un membre désactivé.

Vous ne pouvez pas ajouter de nouveaux membres depuis la page Admin. Pour ajouter des personnes à votre organisation, contactez-nous.

Choisir les intégrations disponibles dans Features

L’onglet Features contrôle les intégrations auxquelles les membres de votre organisation peuvent se connecter et qu’ils peuvent utiliser. Chacune est activée par défaut :

• Outlook

• SharePoint + OneDrive

• Google Drive

• Dropbox

Désactivez l’interrupteur d’une intégration pour la masquer à tous les membres de votre organisation. Elle disparaît de l’onglet Integrations du profil de chaque membre, du menu Integrations du compositeur de conversations et du menu Import des pages de dossiers.

Publier des annonces

Les annonces vous permettent d’informer tous les membres de votre organisation de la disponibilité d’un nouveau playbook, d’une session de formation ou d’un changement de processus. Cliquez sur New Announcement dans l’onglet Announcements et renseignez les champs suivants :

• Title, Preview Text et Description.

• Image : un fichier PNG ou JPEG de moins de 2 Mo.

• Call to Action (optional) : le libellé d’un bouton et le lien qu’il ouvre. Renseignez les deux ou aucun des deux.

• Platforms : Platform affiche l’annonce dans la barre latérale de l’application web, tandis que Word add-in l’affiche sous forme de fenêtre contextuelle à l’ouverture du complément.

Activez Alert pour ouvrir automatiquement l’annonce dans l’application web. Activez Hidden pour retirer une annonce sans la supprimer, et utilisez Sort Order pour contrôler sa position parmi vos autres annonces.

Gérer les modèles du cabinet

Les administrateurs gèrent également les modèles Word et PowerPoint qu’August utilise lorsqu’il crée des documents pour votre cabinet. Ouvrez le menu de votre compte, choisissez My profile, puis sélectionnez Templates. Sous Manage firm templates, cliquez sur Upload firm templates pour ajouter des fichiers DOCX ou PPTX, puis décrivez chacun d’eux afin qu’August sache quand l’utiliser. Consultez Personnalisation pour savoir comment les membres choisissent quand August utilise chaque modèle.

À lire ensuite

• Présentation des intégrations pour découvrir le rôle de chaque intégration

• Présentation de la sécurité et de la confidentialité pour savoir comment nous protégeons les données de votre cabinet