Integraciones

Integración con NetDocuments

La integración con NetDocuments conecta el sistema de gestión documental de tu firma con August, si tu firma la tiene habilitada. Importa documentos a un proyecto desde la página de carpetas, pídele a Assistant que busque y lea documentos en tus archivadores, y guarda el trabajo en NetDocuments con tu aprobación.

Qué hace esta integración

  • Importar documentos: selecciona documentos en el selector propio de NetDocuments y tráelos a una carpeta de August.

  • Buscar y explorar desde un chat: Assistant muestra tus archivadores, busca por nombre, contenido, creador o modificador, fechas, tipo de archivo, estado de préstamo y los campos de perfil personalizados de tu firma, y explora carpetas y espacios de trabajo.

  • Abrir un documento específico: proporciona a Assistant un número de documento o un enlace de NetDocuments, y lo buscará directamente, incluidas las versiones anteriores.

  • Guardar el trabajo: archiva un documento de August en NetDocuments, añade una nueva versión, actualiza el nombre o los campos de perfil de un documento, saca documentos en préstamo y los devuelve, crea carpetas o elimina elementos. Cada cambio se detiene primero para que lo apruebes; consulta Aprobación de herramientas en el chat de Assistant.

Requisitos de configuración

Te conectas con tu propio inicio de sesión de NetDocuments, y August solo ve los archivadores y documentos a los que tu cuenta de NetDocuments puede acceder. NetDocuments se está implementando gradualmente, así que, si no aparece en Mi perfil > Integraciones, pregunta al administrador de tu firma si está habilitado para ti.

Nos conectamos a la región de NetDocuments en la que está alojada tu firma. Si la cuenta de NetDocuments de tu firma está fuera de EE. UU. y la conexión falla, contáctanos para que podamos configurar la región correcta.

Conectar NetDocuments

Conéctate una vez para que Assistant pueda buscar y guardar en NetDocuments en tu nombre.

  1. Abre el menú de la cuenta (tu nombre en la barra lateral) y selecciona Mi perfil.

  2. Selecciona la pestaña Integraciones.

  3. Haz clic en Conectar junto a NetDocuments.

  4. Inicia sesión en NetDocuments y aprueba el acceso que solicita August.

También puedes conectarte desde el menú Integraciones del redactor del chat. Cada persona tiene una conexión de NetDocuments: volver a conectarte reemplaza la existente. Haz clic en Eliminar en la cuenta para desconectarla.

Importar documentos desde NetDocuments

La importación crea una copia de cada documento en August, para que puedas adjuntarlo a chats, ejecutar Revisiones tabulares y citarlo. Necesitas acceso de edición a la carpeta de August en la que vas a importar los documentos.

  1. En la página de carpetas de un proyecto, haz clic en Importar y elige NetDocs.

  2. En el selector de NetDocuments, inicia sesión si se te solicita y, después, selecciona los documentos que quieras.

  3. Elige la carpeta de August en la que quieres importar los documentos y confirma la importación.

Si cierras la selección de carpeta sin elegir ninguna, August importará igualmente los documentos a una carpeta nueva con fecha, que podrás cambiar de nombre o mover más adelante. Si algunos documentos no se importan, August te indicará cuántos se importaron y cuáles no.

Los documentos importados son copias y no se actualizan cuando cambia el original en NetDocuments. Vuelve a importar para obtener una versión más reciente.

Usar NetDocuments en un chat

Activa NetDocuments en el menú Integraciones del redactor y, después, pregunta en lenguaje natural, por ejemplo, "busca la última carta de contratación del asunto de Acme en NetDocuments" u "open document 4821-7730-1215 and summarize the indemnity clause."

Assistant puede leer un documento solo para la respuesta actual o importarlo a August si vas a volver a consultarlo o quieres citarlo. Los documentos de más de 50 MB no se pueden importar desde un chat.

Para localizar un documento por nombre, proporciona a Assistant su nombre, número de documento o enlace de NetDocuments. La búsqueda de NetDocuments coincide con palabras clave y campos de perfil, no con el significado, por lo que una búsqueda por tema puede devolver documentos relacionados en lugar del documento que buscas.

Seguridad y privacidad

  • No se almacenan contraseñas: inicias sesión en la página propia de NetDocuments, por lo que August nunca recibe tu contraseña de NetDocuments.

  • Tus propios permisos: la conexión actúa como tú, y NetDocuments aplica tus permisos de acceso existentes en cada solicitud.

  • Las eliminaciones no son permanentes: al eliminar algo desde August, se mueve a los elementos eliminados de NetDocuments. Al eliminar una carpeta, sus documentos se desvinculan de ella en lugar de eliminarse.

Consulta Resumen de seguridad y privacidad para saber cómo protegemos tus datos.

Solución de problemas

No veo NetDocuments como opción de integración

NetDocuments se habilita por firma mientras se implementa. Pide al administrador de tu firma que confirme que está habilitado para ti.

El selector de importación indica "ND Connect no está disponible"

August no pudo cargar el selector de NetDocuments para la región de tu firma. Contáctanos e indícanos la región de NetDocuments de tu firma.

Assistant no encuentra un documento que sé que existe

La búsqueda de NetDocuments se ejecuta en su índice en la nube, por lo que un documento que acabas de cargar o modificar puede tardar en aparecer, y no se pueden buscar los archivos que solo existen en una copia local de ND Echo. Proporciona a Assistant el número de documento o el enlace para buscarlo directamente y confirma en NetDocuments que tu cuenta puede abrirlo.

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