Integración con Microsoft Outlook

Conecta Outlook para que Assistant pueda buscar en tu buzón, resumir hilos, leer archivos adjuntos y redactar, responder, reenviar o enviar correos electrónicos desde un chat. August consulta tu buzón en tiempo real a través de Microsoft cada vez que lo solicitas, por lo que no es necesario sincronizar ni indexar nada previamente.

Qué hace la integración

Una vez que Outlook esté conectado y activado para un chat, Assistant puede:

• Búsqueda de correos: Encontrar mensajes mediante una solicitud en lenguaje natural, por ejemplo, correos de la parte contraria sobre un plazo específico.

• Resumen de hilos: Convertir hilos de correo largos en actualizaciones concisas del asunto que destaquen el estado actual, los problemas clave y las decisiones.

• Redacción y respuestas: Redactar nuevos correos, editar borradores, responder y reenviar. El envío siempre se pausa para que lo apruebes.

• Revisión de archivos adjuntos: Mostrar los archivos adjuntos de un correo e importar los que necesites a August para analizarlos.

• Organización del buzón: Marcar mensajes como leídos o no leídos, marcarlos, establecer su importancia o categorías, moverlos o archivarlos y administrar las carpetas de correo. Estos cambios también se pausan para que los apruebes.

Requisitos de configuración

Necesitas una cuenta activa de August con acceso a integraciones y una cuenta de Microsoft con un buzón de Outlook.

Cómo conectar Outlook

August nunca recibe tu contraseña de Microsoft. Si tu inquilino restringe el consentimiento de los usuarios, el administrador de Microsoft 365 debe aprobar la aplicación de August una vez antes de que alguien pueda conectarse.

1. Abre el menú de la cuenta (tu nombre en la barra lateral) y selecciona Mi perfil.

2. Selecciona la pestaña Integraciones y haz clic en Conectar junto a Outlook.

3. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft 365.

4. Revisa los permisos que solicita August (leer, escribir y enviar correo, y leer contactos) y acéptalos.

Volverás a August con tu buzón listado en Outlook. También puedes conectarte desde el menú Integraciones del compositor del chat, que muestra un interruptor para activar o desactivar Outlook en ese chat una vez que te hayas conectado.

Casos de uso habituales

Resumir hilos de correo largos

Convierte cadenas de correos con múltiples hilos en resúmenes concisos que destaquen los problemas clave, las decisiones y los siguientes pasos. Úsalo para actualizaciones de casos, el historial de negociaciones o revisiones de correspondencia con clientes.

Redactar respuestas contextuales

Pide a Assistant que redacte una respuesta basándose en el hilo anterior, por ejemplo, una respuesta a una solicitud de reunión que haga referencia a lo acordado la semana pasada. Revisa el borrador y aprueba el envío.

Buscar y recuperar correos

Encuentra correos específicos mediante consultas en lenguaje natural. Pide a Assistant que recupere correos de la parte contraria sobre plazos o que localice todos los mensajes relacionados con un asunto concreto.

Revisar archivos adjuntos

Importa los archivos adjuntos de un correo y luego pide a Assistant que extraiga términos clave, señale problemas o los compare con otros documentos.

Gestión de archivos adjuntos de correo

Cuando Assistant abre un correo, ve el nombre, el ID, el tipo de contenido y el tamaño de cada archivo adjunto, por lo que puede seleccionar los archivos que necesitas antes de importarlos.

Qué archivos adjuntos se muestran

De forma predeterminada, August muestra solo los archivos adjuntos de documentos. Excluye:

• Archivos adjuntos en línea: Imágenes incrustadas y otro contenido en línea.

• Invitaciones de calendario: Archivos con extensiones como .ics o con el tipo de contenido text/calendar.

Pide que se incluyan todos los archivos adjuntos cuando también necesites imágenes en línea o archivos de calendario. No se pueden importar archivos de más de 50 MB ni archivos adjuntos vinculados a la nube.

Importar archivos adjuntos

Puedes importar archivos adjuntos de un correo de dos maneras:

• Importar todos los archivos adjuntos: Llevar todos los archivos adjuntos listados a August para analizarlos o almacenarlos.

• Importar archivos adjuntos seleccionados: Indicar los archivos específicos que necesitas cuando solo quieras un subconjunto de los archivos adjuntos del correo.

Eliminar archivos adjuntos de los borradores

En los correos en borrador, puedes eliminar los archivos adjuntos directamente del mensaje. Abre el borrador en el visor de correo y elimina los archivos adjuntos que no quieras antes de enviarlo.

Solución de problemas

Seguridad y autenticación

August utiliza seguridad estándar del sector para todas las integraciones:

• Método de autenticación: Inicio de sesión de Microsoft mediante Microsoft Graph

• Almacenamiento de credenciales: August no almacena contraseñas. Los tokens de autenticación se cifran y se administran de forma segura.

• Acceso a los datos: August solo accede al contenido del buzón que autorizas y no conserva las credenciales.

Para obtener más información sobre cómo August protege tus datos en todas las integraciones, consulta Descripción general de seguridad y privacidad.

Qué leer a continuación

• Descripción general de Assistant para empezar a trabajar con correos y documentos desde tus integraciones.

• Descripción general de las integraciones para conectar herramientas adicionales como SharePoint, Google Drive o Dropbox.