Navegar y administrar carpetas
La vista de Carpetas en August ofrece una interfaz unificada para explorar, organizar y actuar sobre sus documentos y carpetas. Úsela para navegar por estructuras de carpetas anidadas, buscar dentro de carpetas, ordenar y filtrar contenido, y realizar acciones como renombrar, mover, copiar, eliminar, compartir y enviar a Assistant o Tabular Review.
Creación de carpetas
Cree carpetas en la raíz del proyecto o dentro de carpetas existentes para construir una organización estructurada de documentos que se ajuste a su flujo de trabajo de matter.
Crear en la raíz del proyecto
Las carpetas de nivel superior aparecen en la raíz de la estructura de carpetas de su proyecto. Úselas para categorías organizativas principales como asuntos de clientes, tipos de documento o etapas del flujo de trabajo.
Navegue hasta la vista de carpetas del proyecto.
Seleccione la acción crear carpeta.
Introduzca un nombre descriptivo para la carpeta.
Confirme para crear la carpeta en el nivel raíz del proyecto.
Crear carpetas anidadas
Cree una organización más profunda mediante la creación de subcarpetas dentro de carpetas existentes:
Navegue dentro de una carpeta existente.
Seleccione la acción crear carpeta desde dentro de esa carpeta.
Introduzca un nombre para la subcarpeta.
Confirme para crear la estructura anidada.
Planifique la estructura de sus carpetas antes de crearlas. Una lista plana de carpetas de nivel superior con subcarpetas relevantes es más fácil de navegar que jerarquías profundamente anidadas.
Explorar carpetas y archivos
La vista de Carpetas muestra carpetas y archivos juntos en una sola lista desplazable. Esta lista mixta le permite ver toda la estructura de documentos de un vistazo, tanto si está en la raíz del proyecto como si está en lo más profundo de una jerarquía de carpetas anidada.
Navegación con migas de pan
Use las migas de pan en la parte superior de la vista de Carpetas para entender su ubicación actual y navegar rápidamente a carpetas superiores. Haga clic en cualquier segmento de la miga de pan para ir directamente a ese nivel de carpeta.
Las migas de pan permanecen visibles mientras se desplaza, así que siempre sabrá dónde está en la jerarquía de carpetas.
Navegar dentro de las carpetas
Haga clic en cualquier fila de carpeta para abrir esa carpeta y ver su contenido.
Haga clic con el botón central o Ctrl+clic para abrir una carpeta en una nueva pestaña del navegador.
Haga clic en cualquier fila de archivo para abrir el visor de archivos y previsualizar el documento.
Toda la fila es clicable para navegar: no es necesario apuntar específicamente al nombre de la carpeta o del archivo.
Buscar dentro de las carpetas
Use la barra de búsqueda en la vista de Carpetas para encontrar documentos y carpetas por nombre. El comportamiento de la búsqueda se adapta al alcance actual:
Al ver la raíz del proyecto, la búsqueda abarca todo el proyecto.
Al ver una carpeta anidada, la búsqueda se limita a esa carpeta y sus subcarpetas.
Los resultados de búsqueda muestran primero las carpetas coincidentes, seguidas de los archivos coincidentes. Las carpetas aparecen con un icono de carpeta; los archivos muestran el icono de su tipo de documento.
Escriba el término de búsqueda y los resultados aparecerán automáticamente después de un breve retraso. Borre la búsqueda para volver al listado completo de carpetas.
Orden y filtros
Organice su vista ordenando y filtrando la lista de contenido de la carpeta.
Opciones de ordenación
Haga clic en los encabezados de columna para ordenar la lista. Opciones de ordenación disponibles:
Ordenar por | Descripción |
|---|---|
Nombre | Alfabéticamente por nombre de carpeta o archivo |
Actualizado | Los elementos modificados más recientemente primero |
Tipo de archivo | Agrupado por formato de documento (DOCX, PDF, etc.) |
Tamaño | Los archivos más grandes primero |
Haga clic de nuevo en el mismo encabezado para invertir el orden de ordenación.
Filtrar por etiquetas
Use el menú desplegable de filtro de etiquetas para mostrar solo los elementos con etiquetas específicas aplicadas. Seleccione una o más etiquetas para restringir la vista, o borre el filtro para ver todos los elementos.
Las etiquetas son visibles como chips en la columna Etiquetas. Si un elemento tiene más etiquetas de las que caben en la fila, haga clic en el indicador de desbordamiento para ver todas las etiquetas.
Acciones de fila
Cada fila en la vista de Carpetas ofrece acceso rápido a acciones comunes. Puede actuar sobre elementos individuales de dos maneras:
Menú contextual con clic derecho: haga clic con el botón derecho en cualquier fila de carpeta o archivo para abrir un menú contextual con las acciones disponibles.
Menú de acciones: haga clic en el icono de acciones al final de cualquier fila (menú kebab) para acceder a las mismas acciones.
Acciones disponibles
Las acciones disponibles dependen de si está actuando sobre una carpeta o un archivo:
Acción | Carpetas | Archivos | Descripción |
|---|---|---|---|
Renombrar | Sí | Sí | Cambie el nombre de la carpeta o del archivo. También puede renombrar documentos directamente desde el encabezado del visor. |
Transferir | Sí | Sí | Mover o copiar a otra carpeta o proyecto |
Eliminar | Sí | Sí | Quite la carpeta o el archivo y exclúyalo de la búsqueda y de la recuperación por IA |
Compartir | Sí | Sí | Compartir con colegas |
Enviar a Assistant | Sí | Sí | Abrir en Assistant para su análisis |
Enviar a Tabular Review | Sí | No | Crear un Tabular Review a partir del contenido de la carpeta |
Descargar | Sí | Sí | Descargar la carpeta como ZIP o archivo individual |
Enviar a Tabular Review está disponible solo para carpetas. Esto crea un nuevo Tabular Review a partir de todos los documentos de la carpeta. Para archivos individuales, cree un Tabular Review y agregue el archivo manualmente.
Eliminar una carpeta: Cuando elimina una carpeta, todos los documentos que contiene se quitan de su vista y se excluyen de la búsqueda y de la recuperación de Assistant. Esto incluye todas las subcarpetas anidadas y su contenido. La eliminación se propaga por toda la estructura de carpetas en segundo plano.
Acciones masivas con selección
Seleccione varios elementos para realizar acciones sobre varias carpetas o archivos a la vez.
Haga clic en la casilla de verificación a la izquierda de cualquier fila para seleccionarla.
Seleccione filas adicionales para construir su conjunto de selección.
Use la barra de selección que aparece para elegir una acción masiva: compartir, transferir, eliminar o descargar.
La barra de selección muestra el número de elementos seleccionados y ofrece las mismas acciones principales disponibles para elementos individuales, aplicadas en bloque.
Operaciones grandes: mover o eliminar muchos archivos a la vez funciona de forma fiable incluso en operaciones masivas. August procesa lotes grandes con eficiencia y sin límites de tamaño.
Carga de documentos
Añada documentos a las carpetas mediante arrastrar y soltar o con el botón de carga.
Arrastrar y soltar
Arrastre archivos desde su ordenador a la vista de Carpetas para cargarlos en la carpeta actual.
Arrastre carpetas para cargar estructuras de carpetas completas, conservando la jerarquía anidada.
Cuando suelte archivos o carpetas, las filas de carga aparecerán inmediatamente en la lista. Estas filas provisionales muestran la carga en curso. Una vez que la carga se complete y el archivo esté listo, la fila se actualizará para mostrar el documento finalizado.
Botón de carga
Use el botón de carga en la barra de herramientas de la vista de Carpetas para abrir un selector de archivos. Seleccione archivos para cargarlos en la carpeta actual.
Cargas en la carpeta raíz: los archivos soltados en el nivel raíz del proyecto (fuera de cualquier carpeta) mostrarán un error. Cargue los archivos en una carpeta específica, no en la raíz del proyecto.
Mover y copiar elementos
Transfiera carpetas y archivos para reorganizar la estructura de sus documentos.
Mover vs. copiar
Mover reubica el elemento en una nueva ubicación y lo quita de la ubicación original.
Copiar crea un duplicado en la nueva ubicación, conservando el original.
Flujo de trabajo de transferencia
Seleccione los elementos que desea transferir.
Elija Transferir en el menú de acciones.
Seleccione el destino: la raíz del proyecto, una subcarpeta existente o un proyecto distinto.
Elija si desea mover o copiar.
Confirme la transferencia.
Puede mover o copiar elementos entre proyectos. Al transferir entre proyectos, seleccione el proyecto de destino además de la carpeta de destino.
Eliminar y quitar elementos
El espacio de trabajo distingue entre los elementos que le pertenecen y los que se han compartido con usted. Esto afecta tanto a la acción disponible como a las consecuencias para los colaboradores.
Eliminar elementos propios
Cuando usted es propietario de un archivo o carpeta, la acción de eliminar lo quita de forma permanente:
Seleccione uno o más elementos propios en la vista de carpetas.
Elija la acción eliminar.
Confirme la eliminación en el cuadro de diálogo.
La eliminación es permanente. Los elementos eliminados no se pueden recuperar de August. Asegúrese de contar con copias de seguridad externas de los documentos críticos antes de eliminarlos.
Quitar elementos compartidos
Cuando los elementos se han compartido con usted, la acción de quitar los oculta de su vista sin eliminarlos para el propietario ni para otros colaboradores:
Seleccione uno o más elementos compartidos en la vista de carpetas.
Elija la acción quitar.
Confirme la eliminación en el cuadro de diálogo.
Los elementos desaparecen de su vista de carpetas, pero siguen siendo accesibles para el propietario original y para otros colaboradores con quienes se compartieron.
Impacto en los colaboradores
Las acciones sobre elementos compartidos afectan a otros usuarios:
Mover elementos compartidos: cambia la ubicación para todos los colaboradores. Los demás encontrarán los elementos en su nueva ubicación.
Eliminar elementos compartidos: quita el acceso a todos los colaboradores. El cuadro de diálogo de eliminación le avisa cuando una acción afectará a otros.
Quitar elementos compartidos: solo afecta a su vista. Los demás colaboradores conservan el acceso.
Al realizar acciones sobre carpetas o archivos compartidos, el cuadro de diálogo muestra advertencias si la operación afectará el acceso de los colaboradores o la ubicación de las carpetas.
Qué ocurre después de eliminar o mover
Cuando elimina o mueve documentos y carpetas, August actualiza la búsqueda y la recuperación por IA para reflejar esos cambios automáticamente.
Después de eliminar
El documento o carpeta desaparece de su vista de inmediato.
El contenido eliminado se excluye de Platform Search y de la recuperación de Assistant en cuestión de segundos.
Eliminar una carpeta quita todos los documentos que contiene de la búsqueda y del contexto de IA.
Sincronización en segundo plano: la interfaz refleja su acción de eliminación de inmediato. Los índices de búsqueda y la recuperación por IA se actualizan en segundo plano, normalmente en cuestión de segundos. Durante este breve período de sincronización, el contenido eliminado aún puede aparecer en los resultados de búsqueda.
Después de mover
El documento aparece en su nueva ubicación de inmediato.
La búsqueda con alcance a la carpeta sigue la nueva ubicación en cuestión de segundos.
Las consultas de Assistant limitadas a la nueva carpeta encontrarán el documento movido después de que se complete la sincronización en segundo plano.
Carpetas compartidas
Las carpetas compartidas con usted o por usted muestran una insignia de icono de compartido en la lista. Esta insignia indica de un vistazo el estado de uso compartido de la carpeta.
Para quitar una carpeta compartida de su vista, use la acción Quitar compartido del menú contextual. Esto elimina la carpeta de su navegación sin afectar a otros usuarios que tengan acceso.
Etiquetas y organización
Las etiquetas le ayudan a categorizar y encontrar documentos. Vea las etiquetas en la columna Etiquetas, donde cada etiqueta aparece como un chip de color.
Administrar etiquetas
Haga clic en cualquier chip de etiqueta para abrir el cuadro de diálogo Administrar etiquetas de ese archivo.
Haga clic en el indicador de desbordamiento (+N) para ver todas las etiquetas y acceder al cuadro de diálogo Administrar etiquetas.
Etiquetado automático
Cuando se ejecutan trabajos de etiquetado automático u organización, las etiquetas se actualizan en tiempo real. La vista de Carpetas se actualiza automáticamente a medida que se aplican las etiquetas, por lo que no necesita recargar la página manualmente.
Qué leer a continuación
Descripción general de la gestión de documentos para la estructura general del proyecto y de las carpetas
Descripción general de Assistant para analizar documentos y carpetas en Assistant
Importar archivos de producción para importar producciones de documentos desde Relativity
Descripción general de Tabular Review para crear revisiones estructuradas a partir del contenido de las carpetas
Renombrar un documento desde el visor para renombrar documentos en línea desde el encabezado del visor
Platform Search para buscar en todos los proyectos y tipos de contenido