Déclencheurs d’agent
Les déclencheurs exécutent automatiquement un agent, soit selon une planification, soit lorsque des fichiers sont importés dans le dossier de votre choix. Configurez-les une seule fois depuis la fenêtre Déclencheurs de l’agent, qui s’exécute chaque fois que le déclencheur se lance. Vous pouvez également toujours exécuter vous-même un agent avec Exécuter.
Types de déclencheurs
Type de déclencheur | Moment de l’exécution |
|---|---|
Planification | Toutes les heures, tous les jours, en semaine, toutes les semaines ou tous les mois |
Importation | Lorsque des fichiers sont importés dans un dossier August surveillé ou dans l’un de ses sous-dossiers |
Qui peut gérer les déclencheurs
Vous devez disposer d’un accès en modification à un agent pour ajouter, modifier, activer, désactiver ou supprimer ses déclencheurs de planification et d’importation. Les personnes disposant d’un accès en lecture seule peuvent ouvrir la fenêtre Déclencheurs pour voir ce qui est configuré et peuvent toujours exécuter elles-mêmes l’agent.
Gestion des déclencheurs
Tous les déclencheurs d’un agent se trouvent dans une seule fenêtre.
Ouvrez l’agent depuis la page Agents.
Cliquez sur Déclencheurs au-dessus de Historique des exécutions.
Sélectionnez Planification ou Importation pour afficher et modifier ce type de déclencheur.
Chaque déclencheur possède un bouton marche/arrêt. Désactiver un déclencheur conserve ses paramètres afin que vous puissiez le réactiver plus tard, ce qui peut être utile pendant une suspension liée à un dossier ou lorsque vous ajustez l’agent. Supprimer un déclencheur le retire définitivement.
Les entrées obligatoires nécessitent des valeurs par défaut enregistrées
Un déclencheur s’exécute sans personne pour répondre aux questions de l’agent. Chaque entrée obligatoire doit donc avoir une valeur par défaut enregistrée avant que vous puissiez activer un déclencheur. La fenêtre Déclencheurs répertorie les valeurs par défaut manquantes. Si vous supprimez ensuite une valeur par défaut dont dépend un déclencheur, nous désactivons ce déclencheur.
Déclencheurs de planification
Chaque agent possède une seule planification. Une nouvelle planification utilise le fuseau horaire de votre navigateur, qui est affiché à côté de la planification enregistrée. Lorsque vous modifiez une planification existante, elle conserve le fuseau horaire avec lequel elle a été enregistrée.
Dans la fenêtre Déclencheurs, sélectionnez Planification et cliquez sur Ajouter un déclencheur.
Choisissez une Fréquence : Toutes les heures, Tous les jours, Jours de semaine, Toutes les semaines ou Tous les mois.
Définissez le moment de l’exécution : la minute après l’heure pour Toutes les heures, une Heure pour les autres fréquences, ainsi qu’un jour de la semaine pour Toutes les semaines ou un jour du mois (ou Dernier jour) pour Tous les mois.
Cliquez sur Enregistrer le déclencheur.
Lorsqu’une exécution planifiée est mise en attente
Une exécution planifiée ne démarre que lorsque l’agent n’a aucune autre exécution en cours. Si une exécution de l’agent est en attente, en cours ou attend une intervention humaine, y compris une exécution lancée manuellement par quelqu’un, l’exécution planifiée est mise en attente et démarre une fois cette exécution terminée. Une exécution qui attend une réponse bloque donc la planification jusqu’à ce que quelqu’un y réponde ou l’annule. Consultez Reprendre une exécution d’agent en attente d’une intervention humaine.
Choisissez la fréquence en fonction du rythme du dossier et des besoins des parties prenantes. Validez les premières exécutions planifiées avant de vous fier à l’automatisation.
Déclencheurs d’importation
Les déclencheurs d’importation exécutent un agent lorsque des fichiers sont importés dans un dossier August, ce qui convient aux dossiers de collecte, aux espaces de données et aux importations de documents clients.
Dans la fenêtre Déclencheurs, sélectionnez Importation et cliquez sur Ajouter un déclencheur.
Dans Ajouter un déclencheur d’importation, sélectionnez un ou plusieurs dossiers à surveiller.
Cliquez sur Enregistrer le déclencheur.
Chaque dossier sélectionné reçoit son propre déclencheur, nommé « Importations vers » suivi du nom du dossier. Les nouveaux déclencheurs sont activés.
Surveillance récursive des dossiers
Les déclencheurs d’importation surveillent le dossier sélectionné ainsi que tous ses sous-dossiers. Cela signifie que :
Les fichiers importés dans
/Matters/ABCdéclenchent l’agent si vous configurez/MattersLes fichiers importés dans
/Matters/ABC/Contractsdéclenchent également l’agentLes fichiers se trouvant à n’importe quel niveau de profondeur sous le dossier surveillé déclenchent l’agent
Il n’est pas nécessaire de configurer chaque sous-dossier séparément ; la récursivité est automatique.
Organisez intentionnellement votre structure de dossiers. Si vous souhaitez que seuls certains types de documents déclenchent un agent, placez-les dans un dossier dédié plutôt que de compter sur des exceptions au niveau des sous-dossiers.
Traitement par lots
Les fichiers importés ensemble dans un même dossier démarrent une seule exécution, et non une exécution par fichier. Un fichier zip déclenche également l’agent une seule fois pour l’ensemble du lot, une fois tous ses documents extraits.
Les exécutions déclenchées utilisent uniquement les fichiers importés comme documents. Elles n’ajoutent pas les documents par défaut enregistrés de l’agent et ne s’y rabattent pas ; les autres valeurs par défaut enregistrées, comme les guides opératoires, continuent de s’appliquer.
Accès aux dossiers
Le propriétaire de l’agent doit avoir accès au dossier dans lequel les fichiers sont importés. Si cet accès est révoqué, le déclencheur ne se lance pas.
Si un déclencheur d’importation ne se lance pas comme prévu, vérifiez qu’il est activé et que le propriétaire de l’agent a toujours accès au dossier configuré.
Afficher les exécutions déclenchées
Les exécutions apparaissent dans l’Historique des exécutions de l’agent, avec une étiquette indiquant leur mode de démarrage : Planifiée pour les déclencheurs de planification, Déclenchée pour les déclencheurs d’importation et Manuelle pour les exécutions lancées par quelqu’un. Cliquez sur une exécution pour voir ses entrées, sa progression étape par étape et ses résultats.
Cas d’utilisation courants
Examen automatisé de due diligence
Déclencheur d’importation : associez un déclencheur au dossier de votre espace de données. Chaque nouvel import lance automatiquement votre agent d’extraction de due diligence et transmet les éléments clés à votre tableau d’examen.
Triage des contrats entrants
Déclencheur d’importation : surveillez un dossier de collecte. Les nouveaux contrats sont automatiquement analysés pour en extraire les dispositions clés et signalés pour examen par un avocat.
Mises à jour hebdomadaires de l’état d’avancement
Déclencheur de planification : configurez un agent hebdomadaire pour résumer les évolutions dans un dossier et produire une mise à jour de l’état d’avancement pour l’équipe chargée de la transaction.
À lire ensuite
Présentation des agents pour créer et exécuter des agents
Étapes de contrôle des agents pour les étapes Question et Branchement
Présentation de la gestion des documents pour organiser les fichiers dans des dossiers