Déclencheurs d’agents
Les déclencheurs permettent aux agents de s’exécuter automatiquement en fonction d’événements ou de calendriers. Au lieu de démarrer manuellement chaque exécution, configurez un déclencheur une seule fois : l’agent s’exécute chaque fois que les conditions du déclencheur sont remplies. August prend actuellement en charge les déclencheurs manuels, planifiés et d’importation.
Types de déclencheurs
Les agents peuvent être déclenchés de trois façons :
Type de déclencheur | Quand il s’exécute |
|---|---|
Manuel | Lorsqu’un utilisateur clique sur « Run Now » dans le panneau Agents |
Planifié | À des intervalles configurés : toutes les heures, tous les jours, les jours ouvrés, toutes les semaines ou tous les mois |
Importation | Lorsque des fichiers sont importés dans des dossiers surveillés |
Les exécutions manuelles sont toujours disponibles. Les déclencheurs planifiés s’exécutent selon la fréquence que vous définissez. Les déclencheurs d’importation s’exécutent automatiquement lorsque de nouveaux fichiers apparaissent dans un dossier surveillé.
Seuls les propriétaires d’un agent peuvent créer et gérer des déclencheurs. Les collaborateurs peuvent exécuter un agent manuellement, mais ne peuvent pas modifier ses déclencheurs.
Gérer les déclencheurs
Tous les déclencheurs sont gérés depuis la fenêtre modale Déclencheurs de chaque agent :
Ouvrez votre agent
Dans le panneau Agents, sélectionnez l’agent que vous souhaitez automatiser.
Cliquez sur Déclencheurs
Ouvrez la fenêtre modale Déclencheurs depuis la page de l’agent pour afficher et gérer tous les types de déclencheurs.
Ajoutez ou modifiez des déclencheurs
Créez de nouveaux déclencheurs, activez ou désactivez ceux qui existent, ou supprimez les déclencheurs dont vous n’avez plus besoin.
Chaque déclencheur affiche son type, sa configuration et son état actuel. Activez ou désactivez les déclencheurs sans les supprimer.
Déclencheurs planifiés
Les déclencheurs planifiés exécutent les agents à des intervalles définis. Configurez la fréquence, l’heure et le fuseau horaire pour l’exécution automatique.
Configurer un déclencheur planifié
Ajoutez un déclencheur planifié
Dans la fenêtre modale Déclencheurs, créez un nouveau déclencheur et sélectionnez Schedule comme type.
Définissez la fréquence
Choisissez la fréquence d’exécution de l’agent : toutes les heures, tous les jours, les jours ouvrés, toutes les semaines ou tous les mois.
Définissez l’heure
Indiquez l’heure de début. Le calendrier utilise le fuseau horaire que vous avez sélectionné et affiche le nom du jour ainsi que l’heure selon votre affichage local.
Activez-le
Les nouveaux déclencheurs planifiés sont activés par défaut. Désactivez-les pour mettre l’exécution en pause sans perdre votre configuration.
Fonctionnement des déclencheurs planifiés
Adapté au fuseau horaire : Les calendriers s’exécutent dans le fuseau horaire que vous sélectionnez. Le déclencheur affiche le nom du jour et l’heure pour plus de clarté.
Ignorer si une exécution est en cours : Si un agent s’exécute encore à la suite d’une exécution planifiée précédente lorsque le déclencheur suivant se déclenche, la nouvelle exécution est ignorée pour éviter l’accumulation.
Déclencheurs activés uniquement : Un déclencheur planifié doit être activé pour que l’agent s’exécute automatiquement.
Choisissez la fréquence en fonction du rythme de l’affaire et des besoins des parties prenantes. Validez les premières exécutions planifiées avant de vous fier à l’automatisation.
Déclencheurs d’importation
Les déclencheurs d’importation exécutent automatiquement les agents lorsque des fichiers sont importés dans des dossiers surveillés. Cette fonctionnalité est utile pour le traitement continu de documents : dossiers de réception, data rooms ou importations de documents clients.
Configurer un déclencheur d’importation
Ajoutez un déclencheur d’importation
Dans la fenêtre modale Déclencheurs, créez un nouveau déclencheur et sélectionnez Upload comme type.
Sélectionnez les dossiers à surveiller
Choisissez les dossiers SharePoint ou OneDrive à surveiller. Le nom du déclencheur est généré automatiquement sous la forme « Upload to [folder name] ».
Enregistrez et activez
Les nouveaux déclencheurs sont activés par défaut. Désactivez-les pour mettre l’exécution en pause sans les supprimer.
Surveillance récursive des dossiers
Les déclencheurs d’importation surveillent le dossier sélectionné ainsi que tous ses sous-dossiers. Cela signifie que :
Les fichiers importés dans
/Matters/ABCdéclenchent l’agent si vous configurez/MattersLes fichiers importés dans
/Matters/ABC/Contractsdéclenchent également l’agentLes fichiers situés à n’importe quel niveau imbriqué sous le dossier surveillé déclenchent l’agent
Il n’est pas nécessaire de configurer chaque sous-dossier séparément : la récursivité est automatique.
Organisez intentionnellement la structure de vos dossiers. Si vous souhaitez que seuls certains types de documents déclenchent un agent, placez-les dans un dossier dédié plutôt que de compter sur des exceptions au niveau des sous-dossiers.
Traitement par lots
Lorsque vous importez un fichier zip contenant plusieurs documents, le déclencheur s’exécute une seule fois pour l’ensemble du lot, et non une fois par fichier extrait. L’agent reçoit tous les documents extraits sous la forme d’un seul lot d’entrée.
Les exécutions déclenchées utilisent uniquement les fichiers importés comme entrée : elles ne les fusionnent pas avec les documents par défaut enregistrés de l’agent et ne se rabattent pas sur ceux-ci.
Autorisations et accès
Gestion réservée au propriétaire : Seuls les propriétaires d’un agent peuvent créer, activer, désactiver ou supprimer des déclencheurs d’importation.
Accès au dossier requis : Le propriétaire de l’agent doit avoir accès au dossier dans lequel les fichiers sont importés. Si l’accès est révoqué, le déclencheur ne s’exécute pas.
Si un déclencheur d’importation ne s’exécute pas comme prévu, vérifiez que le propriétaire de l’agent a toujours accès au dossier configuré.
Afficher les exécutions déclenchées
Les exécutions d’agent initiées par des déclencheurs apparaissent dans l’historique des exécutions avec le libellé et l’icône Triggered, ce qui les distingue des exécutions démarrées manuellement. Cliquez sur une exécution pour afficher ses détails, notamment :
Quel déclencheur s’est activé
Quelles entrées le déclencheur a fournies
État d’exécution étape par étape
Résultats finaux
Consultez Vue d’ensemble des agents pour plus d’informations sur les exécutions.
Activer et désactiver les déclencheurs
Chaque déclencheur dispose d’une option d’activation ou de désactivation :
Activé : Le déclencheur s’exécute lorsque ses conditions sont remplies.
Désactivé : La configuration est conservée, mais le déclencheur ne s’exécute pas. Utilisez cette option pour mettre l’automatisation en pause sans perdre vos paramètres.
Les déclencheurs désactivés sont utiles pendant les suspensions liées à une affaire, le débogage d’un agent ou les modifications temporaires des processus de réception.
Limites de débit et concurrence
Les déclencheurs sont soumis à des limites de débit afin d’éviter une exécution incontrôlée des agents lors d’événements en masse :
Mise en file d’attente : Si de nombreux déclencheurs s’activent rapidement, les exécutions sont mises en file d’attente plutôt qu’exécutées simultanément.
Protection contre les exécutions en cours : Pour les déclencheurs planifiés, si un agent s’exécute encore à la suite d’une exécution planifiée précédente, le nouveau déclencheur est ignoré afin d’éviter les exécutions qui se chevauchent.
Cela protège les ressources système et garantit un traitement fiable.
Cas d’utilisation courants
Vérification diligente automatisée
Déclencheur d’importation : dirigez un déclencheur vers le dossier de votre data room. Chaque nouvel import lance automatiquement votre agent d’extraction pour la vérification diligente et transmet les conditions clés à votre tableau de suivi.
Tri des contrats entrants
Déclencheur d’importation : surveillez un dossier de réception. Les nouveaux contrats sont automatiquement analysés afin d’identifier les clauses clés et signalés pour examen par un avocat.
Mises à jour hebdomadaires de l’état d’avancement
Déclencheur planifié : configurez un agent hebdomadaire pour résumer les évolutions dans le dossier de l’affaire et produire une mise à jour de l’état d’avancement pour l’équipe chargée de la transaction.
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