Déclencheurs d’agent
Les déclencheurs exécutent automatiquement un agent, soit selon une planification, soit lorsque des fichiers sont importés dans un dossier de votre choix. Configurez-les une seule fois depuis la fenêtre Déclencheurs de l’agent, qui s’exécutera chaque fois que le déclencheur se déclenche. Vous pouvez également toujours exécuter vous-même un agent avec Exécuter.
Types de déclencheurs
Type de déclencheur | Quand il s’exécute |
|---|---|
Planification | Toutes les heures, tous les jours, les jours ouvrés, toutes les semaines ou tous les mois |
Importation | Lorsque des fichiers sont importés dans un dossier August surveillé ou dans l’un de ses sous-dossiers |
Qui peut gérer les déclencheurs
Vous devez disposer d’un accès en modification à un agent pour ajouter, modifier, activer, désactiver ou supprimer ses déclencheurs de planification et d’importation. Les personnes disposant d’un accès en lecture seule peuvent ouvrir la fenêtre Déclencheurs pour voir ce qui est configuré et peuvent toujours exécuter elles-mêmes l’agent.
Gérer les déclencheurs
Tous les déclencheurs d’un agent se trouvent dans une seule fenêtre.
Ouvrez l’agent depuis la page Agents.
Cliquez sur Déclencheurs au-dessus de Historique des exécutions.
Choisissez Planification ou Importation pour afficher et modifier ce type de déclencheur.
Chaque déclencheur dispose d’un bouton marche/arrêt. Désactiver un déclencheur conserve ses paramètres afin que vous puissiez le réactiver ultérieurement, ce qui est utile pendant une suspension liée à un dossier ou pendant que vous ajustez l’agent. Supprimer un déclencheur le retire.
Les entrées obligatoires doivent avoir des valeurs par défaut enregistrées
Un déclencheur s’exécute sans personne pour répondre aux questions de l’agent. Chaque entrée obligatoire doit donc avoir une valeur par défaut enregistrée avant que vous puissiez activer un déclencheur. La fenêtre Déclencheurs répertorie les valeurs par défaut manquantes. Si vous supprimez ultérieurement une valeur par défaut dont dépend un déclencheur, nous désactivons ce déclencheur.
Déclencheurs de planification
Chaque agent dispose d’une planification. Les planifications utilisent le fuseau horaire de votre navigateur, affiché à côté de la planification enregistrée.
Dans la fenêtre Déclencheurs, choisissez Planification, puis cliquez sur Ajouter un déclencheur.
Choisissez une Fréquence : Toutes les heures, Tous les jours, Jours ouvrés, Toutes les semaines ou Tous les mois.
Définissez quand il s’exécute : la minute de l’heure pour Toutes les heures, une Heure pour les autres options, ainsi qu’un jour de la semaine pour Toutes les semaines ou un jour du mois (ou Dernier jour) pour Tous les mois.
Cliquez sur Enregistrer le déclencheur.
Lorsqu’une exécution planifiée est retardée
Une exécution planifiée ne démarre que lorsque l’agent n’a aucune autre exécution en cours. Si une exécution de l’agent est en attente, en cours ou attend une intervention humaine, y compris une exécution lancée manuellement par quelqu’un, l’exécution planifiée est retardée et démarre une fois cette exécution terminée. Une exécution en attente d’une réponse bloque donc la planification jusqu’à ce qu’une personne y réponde ou l’annule. Consultez Reprendre une exécution d’agent en attente d’une intervention humaine.
Choisissez la cadence en fonction du rythme du dossier et des besoins des parties prenantes. Validez rapidement les premières exécutions planifiées avant de vous fier à l’automatisation.
Déclencheurs d’importation
Les déclencheurs d’importation exécutent un agent lorsque des fichiers sont importés dans un dossier August, ce qui convient aux dossiers de collecte, aux data rooms et aux importations de documents clients.
Dans la fenêtre Déclencheurs, choisissez Importation, puis cliquez sur Ajouter un déclencheur.
Dans Ajouter un déclencheur d’importation, sélectionnez un ou plusieurs dossiers à surveiller.
Cliquez sur Enregistrer le déclencheur.
Chaque dossier sélectionné reçoit son propre déclencheur, nommé « Importations vers » suivi du nom du dossier. Les nouveaux déclencheurs sont activés.
Surveillance récursive des dossiers
Les déclencheurs d’importation surveillent le dossier sélectionné ainsi que tous ses sous-dossiers. Cela signifie que :
Les fichiers importés dans
/Matters/ABCdéclenchent l’agent si vous configurez/MattersLes fichiers importés dans
/Matters/ABC/Contractsdéclenchent également l’agentLes fichiers situés à n’importe quel niveau imbriqué sous le dossier surveillé déclenchent l’agent
Vous n’avez pas besoin de configurer chaque sous-dossier séparément ; la récursivité est automatique.
Organisez intentionnellement votre structure de dossiers. Si vous souhaitez que seuls certains types de documents déclenchent un agent, placez-les dans un dossier dédié plutôt que de compter sur des exceptions pour les sous-dossiers.
Traitement par lots
Les fichiers importés ensemble dans un même dossier démarrent une seule exécution, et non une exécution par fichier. Un fichier zip déclenche également l’agent une seule fois pour l’ensemble du lot, après l’extraction de tous ses documents.
Les exécutions déclenchées utilisent uniquement les fichiers importés comme documents. Elles n’ajoutent pas les documents par défaut enregistrés de l’agent et ne s’y rabattent pas ; les autres valeurs par défaut enregistrées, telles que les guides opératoires, continuent de s’appliquer.
Accès aux dossiers
Le propriétaire de l’agent doit avoir accès au dossier dans lequel les fichiers sont importés. Si cet accès est révoqué, le déclencheur ne se déclenche pas.
Si un déclencheur d’importation ne se déclenche pas comme prévu, vérifiez qu’il est activé et que le propriétaire de l’agent a toujours accès au dossier configuré.
Afficher les exécutions déclenchées
Les exécutions apparaissent dans l’Historique des exécutions de l’agent, avec une étiquette indiquant comment elles ont démarré : Planifiée pour les déclencheurs de planification, Déclenchée pour les déclencheurs d’importation et Manuelle pour les exécutions lancées par quelqu’un. Cliquez sur une exécution pour afficher ses entrées, sa progression étape par étape et ses résultats.
Cas d’utilisation courants
Examen automatisé de due diligence
Déclencheur d’importation : dirigez un déclencheur vers le dossier de votre data room. Chaque nouvel import lance automatiquement votre agent d’extraction de due diligence, qui transmet les conditions clés à votre tableau de suivi.
Tri des contrats entrants
Déclencheur d’importation : surveillez un dossier de collecte. Les nouveaux contrats sont automatiquement analysés pour détecter leurs principales dispositions et signalés pour examen par un avocat.
Mises à jour hebdomadaires de l’état d’avancement
Déclencheur de planification : configurez un agent hebdomadaire pour résumer les évolutions dans un dossier d’affaire et produire une mise à jour de l’état d’avancement pour l’équipe chargée de la transaction.
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