Présentation de la gestion des documents

August utilise une organisation par projet pour séparer vos dossiers et faciliter la recherche de vos documents. Au sein de chaque projet, utilisez des dossiers pour organiser les documents sources, et joignez-les à l'Assistant ou à la Revue Tabulaire lorsque vous êtes prêt à travailler.

Structure des projets et de l'espace de travail

Chaque utilisateur commence avec un projet Personnel par défaut — un point de départ privé pour les premiers travaux. Créez des projets supplémentaires au besoin pour séparer les dossiers et garder le contexte ciblé.

Les projets partagent une structure de barre latérale commune afin que les équipes puissent naviguer de manière cohérente. Utilisez les limites des projets pour séparer les dossiers et garder le contexte ciblé. Une structure de projet cohérente améliore la découvrabilité et le passage de relais.

Cette vidéo montre comment créer et gérer des projets.

Navigation dans les projets dans la barre latérale

La barre latérale affiche tous les projets auxquels vous avez accès, organisés pour une navigation rapide :

• Projet personnel — Votre projet privé reste épinglé en haut pour un accès facile.

• Projets épinglés — Les projets que vous avez épinglés apparaissent sous Personnel, classés par date d'épinglage (le plus récent en premier). L'épinglage permet de garder les dossiers importants visibles, quel que soit votre dernier moment de travail dessus.

• Projets non épinglés — Tous les projets restants apparaissent sous les projets épinglés, classés par dernière activité (les plus récents en premier).

Utilisez le menu déroulant du projet pour Épingler à la barre latérale ou Désépingler de la barre latérale afin de personnaliser les projets qui restent en évidence. Vous pouvez également Masquer de la barre latérale les projets que vous souhaitez archiver de la navigation rapide.

Dossiers vs Projets : Différences clés

Comprendre quand utiliser des projets plutôt que des dossiers vous aide à organiser votre travail efficacement :

Dossiers et sous-dossiers

Les dossiers sont accessibles depuis la barre latérale et permettent l'organisation des documents :

• Créez des dossiers pour regrouper les documents par client, dossier ou type de document.

• Téléchargez des fichiers par glisser-déposer ou via le bouton de téléchargement.

• Créez des sous-dossiers lorsque la structure du dossier nécessite une organisation par couches.

• Les vues par dossier affichent le nombre d'éléments et la date de création.

Des dossiers bien structurés améliorent l'efficacité de la revue en aval.

Cette vidéo montre comment télécharger des dossiers contenant des documents.

Téléchargement de documents

Les fichiers peuvent être téléchargés via plusieurs chemins :

• Dans l'Assistant : Cliquez sur le bouton plus pour télécharger des fichiers directement dans une conversation.

• Dans les dossiers : Glissez-déposez ou utilisez le bouton de téléchargement pour ajouter des fichiers à des conteneurs organisés.

Les téléchargements sont utilisés comme contexte source pour l'analyse, la revue et la rédaction. Dans les flux de travail de diligence et de litige, téléchargez les ensembles de documents tôt pour l'orientation.

Utilisez un nommage et un regroupement clairs pour faciliter la recherche ultérieure. La qualité des résultats fondés sur les sources dépend de la propreté des documents d'entrée.

Bonnes pratiques de nommage des fichiers

Incluez l'extension de fichier correcte dans chaque nom de fichier que vous téléchargez. August utilise les extensions pour déterminer comment traiter et ouvrir les fichiers. Les extensions prises en charge incluent .docx, .xlsx, .pptx, .pdf, .txt, .msg, .eml, ainsi que les formats d'image et audio courants.

Joindre des fichiers et des dossiers à l'Assistant

L'Assistant permet de joindre des fichiers individuels et des dossiers entiers au contexte de la requête :

1. Cliquez sur le bouton plus dans l'Assistant.

2. Sélectionnez les fichiers ou dossiers à joindre.

3. Utilisez les @mentions et la recherche pour extraire rapidement des éléments spécifiques.

L'ajout de dossiers est utile lorsque les réponses dépendent de plusieurs documents connexes. Utilisez la portée de la pièce jointe intentionnellement pour réduire le contexte non pertinent. Pour les grands ensembles, commencez par des demandes d'orientation avant une analyse approfondie.

Associez les flux de travail de pièces jointes à des citations pour vérification.

Bonnes pratiques d'organisation des documents

• Organiser par dossier : Regroupez les documents par client ou par numéro de dossier.

• Utiliser un nommage cohérent : Incluez le type de document, la date et la version dans les noms de fichiers pour faciliter la recherche et la récupération via @mention.

• Privilégiez les flux de travail par étapes : Orientez d'abord, puis extrayez ou comparez, puis résumez.

• Maintenir les ensembles de précédents : Maintenez les ensembles de précédents et les modèles récurrents pour réutilisation.

Considérez l'organisation comme une condition préalable à une revue assistée par IA fiable.

Formats de fichiers pris en charge

August prend en charge une gamme de formats de fichiers pour l'analyse de documents, la revue, la transcription et la rédaction :

Pour des conseils détaillés sur les formats, voir Formats de fichiers pris en charge.

Que lire ensuite

• Présentation de l'Assistant pour les flux de travail d'analyse de documents

• Revue Tabulaire pour la comparaison de plusieurs documents

• Intégrations pour connecter SharePoint, Outlook et d'autres systèmes