Collaboration et notifications

August prend en charge la collaboration en temps réel sur les dossiers et les documents, avec des notifications pour tenir votre équipe informée des mises à jour et des modifications.

Cette vidéo montre comment partager des revues tabulaires et collaborer avec vos coéquipiers.

Collaboration en temps réel

Travaillez ensemble en temps réel sur les mêmes dossiers et documents dans August :

• Plusieurs membres de l’équipe peuvent collaborer simultanément : les collègues peuvent travailler sur le même dossier au même moment sans conflit.

• Consultez les mises à jour de vos collègues en temps réel : les modifications et les ajouts apparaissent au fur et à mesure.

• Espaces de travail partagés avec préservation complète du contexte : lorsque vous partagez un espace de travail, les collaborateurs disposent d’une vue d’ensemble complète. Les documents, l’historique des discussions et les résultats restent regroupés afin de ne jamais perdre le contexte.

Collaboration sur les revues tabulaires

Dans Revue tabulaire, vous pouvez partager des revues avec vos coéquipiers et les examiner ensemble :

• Partager des revues : partagez une revue tabulaire avec vos collègues pour l’examiner en collaboration.

• Commentaires : les collaborateurs peuvent commenter des cellules individuelles pour poser des questions ou signaler des problèmes.

• Statut de la revue : marquez chaque cellule comme vérifiée, nécessitant une vérification ou incorrecte afin de conserver un historique clair de la revue.

• Citations au niveau des cellules : chaque cellule renvoie aux documents sources. Vérifiez les citations avant de tirer vos conclusions définitives.

Notifications dans August

Cliquez sur Notifications dans la barre latérale gauche pour ouvrir le panneau des notifications. Celui-ci comporte jusqu’à trois onglets :

• Partages : quelqu’un a partagé avec vous un projet, un dossier, une discussion, une revue tabulaire, un guide opérationnel ou un agent.

• Agents : une exécution d’agent dont vous êtes responsable est terminée, a échoué ou a été annulée.

• E-mails : nouveaux e-mails de votre compte Outlook connecté, regroupés dans les catégories Nouveaux, Importants et Non lus. Cet onglet apparaît uniquement lorsque Outlook est connecté.

Notifications d’exécution d’agent

Chaque exécution d’agent avertit exactement une personne :

• Exécutions manuelles : la personne qui a cliqué sur Exécuter. Pour un agent partagé, il s’agit de la personne qui l’a exécuté, et non de son propriétaire.

• Exécutions planifiées : le propriétaire de l’agent.

Les autres personnes avec lesquelles l’agent est partagé ne reçoivent pas de notification.

Notifications par e-mail

Nous envoyons des notifications par e-mail dans deux cas :

• Partages : lorsque vous partagez un élément, cochez Envoyer une notification par e-mail dans la boîte de dialogue de partage pour envoyer également un e-mail aux destinataires. Vous pouvez ajouter un message facultatif.

• Réponses de discussion terminées : activez l’envoi d’e-mails pour les réponses de discussion terminées dans vos paramètres, comme indiqué ci-dessous.

Gérer les préférences de notification

Soyez alerté lorsqu’une réponse de discussion est terminée pendant votre absence :

1. Ouvrez Paramètres depuis le menu de navigation de gauche.

2. Sous Réponses de discussion, activez Notification du navigateur, E-mail, ou les deux.

Les notifications du navigateur nécessitent une autorisation de celui-ci, qu’il vous demande lorsque vous les activez. Si les notifications sont bloquées, autorisez-les pour August dans les paramètres de votre navigateur, puis réessayez.

Bonnes pratiques pour la collaboration

• Utilisez des espaces de travail partagés pour les dossiers en cours : créez un espace de travail partagé au début d’un dossier afin que tous les documents et conversations associés restent au même endroit.

• Commentez avant de finaliser : utilisez les commentaires sur les cellules dans les revues tabulaires pour signaler les questions avant de marquer les cellules comme vérifiées.

• Utilisez les e-mails uniquement lorsque c’est nécessaire : cochez Envoyer une notification par e-mail lorsque vous partagez un travail urgent ; les destinataires voient toujours le partage dans August.

À lire ensuite

• Présentation des revues tabulaires pour comparer des documents structurés.

• Supprimer des revues tabulaires pour supprimer les revues dont vous n’avez plus besoin.

• Présentation de la sécurité et de la confidentialité pour en savoir plus sur l’isolation des profils utilisateur et la sécurité des espaces de travail partagés.

• Intégration Microsoft Outlook pour connecter votre boîte de réception.