Agentes

Desencadenadores de agentes

Los desencadenadores ejecutan un agente automáticamente, ya sea según una programación o cuando se cargan archivos en una carpeta que elijas. Configúralos una sola vez desde la ventana Desencadenadores del agente y este se ejecutará cada vez que se active el desencadenador. También puedes ejecutar un agente manualmente con Ejecutar.

Tipos de desencadenadores

Tipo de desencadenador

Cuándo se ejecuta

Programación

Cada hora, diariamente, entre semana, semanalmente o mensualmente

Carga

Cuando se cargan archivos en una carpeta de August supervisada o en cualquiera de sus subcarpetas

Quién puede administrar los desencadenadores

Necesitas acceso de edición a un agente para agregar, modificar, activar, desactivar o eliminar sus desencadenadores de programación y de carga. Las personas con acceso de solo lectura pueden abrir la ventana Desencadenadores para consultar la configuración y también pueden ejecutar el agente manualmente.

Administrar desencadenadores

Todos los desencadenadores de un agente se encuentran en una misma ventana.

  1. Abre el agente desde la página Agentes.

  2. Haz clic en Desencadenadores, encima de Historial de ejecuciones.

  3. Elige Programación o Carga para consultar y modificar ese tipo de desencadenador.

Cada desencadenador tiene un interruptor de activación y desactivación. Al desactivar un desencadenador, se conserva su configuración para que puedas volver a activarlo más adelante, lo cual resulta útil durante retenciones legales o mientras ajustas el agente. Al eliminar un desencadenador, este se quita.

Las entradas obligatorias necesitan valores predeterminados guardados

Un desencadenador se ejecuta sin que haya nadie presente para responder a las preguntas del agente, por lo que cada entrada obligatoria debe tener un valor predeterminado guardado antes de que puedas activar un desencadenador. La ventana Desencadenadores muestra los valores predeterminados que faltan. Si posteriormente eliminas un valor predeterminado del que depende un desencadenador, desactivaremos ese desencadenador.

Desencadenadores de programación

Cada agente tiene una programación. Las programaciones usan la zona horaria de tu navegador, que se muestra junto a la programación guardada.

  1. En la ventana Desencadenadores, elige Programación y haz clic en Agregar desencadenador.

  2. Elige una Frecuencia: Cada hora, Diariamente, Entre semana, Semanalmente o Mensualmente.

  3. Establece cuándo se ejecutará: el minuto después de la hora para Cada hora, una Hora para las demás opciones, además de un día de la semana para Semanalmente o un día del mes (o Último día) para Mensualmente.

  4. Haz clic en Guardar desencadenador.

Cuando se retrasa una ejecución programada

Una ejecución programada solo comienza cuando el agente no tiene ninguna otra ejecución en curso. Si alguna ejecución del agente está pendiente, en curso o esperando la intervención de una persona, incluida una ejecución iniciada manualmente por alguien, la ejecución programada se retrasa y comienza cuando termina la otra ejecución. Por lo tanto, una ejecución que espera una respuesta bloquea la programación hasta que alguien responde o la cancela. Consulta Reanudar una ejecución de agente que espera la intervención de una persona.

Elige la periodicidad según el ritmo del asunto y las necesidades de las partes interesadas. Valida las primeras ejecuciones programadas antes de depender de la automatización.

Desencadenadores de carga

Los desencadenadores de carga ejecutan un agente cuando se cargan archivos en una carpeta de August, lo que resulta adecuado para carpetas de recepción, salas de datos y cargas de documentos de clientes.

  1. En la ventana Desencadenadores, elige Carga y haz clic en Agregar desencadenador.

  2. En Agregar desencadenador de carga, selecciona una o más carpetas que quieras supervisar.

  3. Haz clic en Guardar desencadenador.

Cada carpeta seleccionada obtiene su propio desencadenador, cuyo nombre es «Cargas a» seguido del nombre de la carpeta. Los nuevos desencadenadores están activados.

Supervisión recursiva de carpetas

Los desencadenadores de carga supervisan la carpeta seleccionada y todas las subcarpetas que contiene. Esto significa lo siguiente:

  • Los archivos cargados en /Matters/ABC activan el desencadenador si configuras /Matters

  • Los archivos cargados en /Matters/ABC/Contracts también lo activan

  • Los archivos ubicados a cualquier nivel de anidamiento dentro de la carpeta supervisada activan el desencadenador

No necesitas configurar cada subcarpeta por separado; la recursividad es automática.

Organiza intencionalmente la estructura de tus carpetas. Si solo quieres que determinados tipos de documentos activen un agente, colócalos en una carpeta específica en lugar de depender de excepciones para las subcarpetas.

Procesamiento por lotes

Los archivos cargados juntos en la misma carpeta inician una sola ejecución, no una ejecución por archivo. Un archivo zip también activa el desencadenador una sola vez para todo el lote, después de extraer todos sus documentos.

Las ejecuciones activadas usan solo los archivos cargados como documentos. No agregan ni utilizan como alternativa los documentos predeterminados guardados del agente; los demás valores predeterminados guardados, como los manuales operativos, siguen aplicándose.

Acceso a la carpeta

El propietario del agente debe tener acceso a la carpeta en la que se cargan los archivos. Si se revoca ese acceso, el desencadenador no se activa.

Si un desencadenador de carga no se activa como esperabas, comprueba que esté activado y que el propietario del agente aún tenga acceso a la carpeta configurada.

Consultar ejecuciones activadas

Las ejecuciones aparecen en el Historial de ejecuciones del agente con una etiqueta que indica cómo comenzaron: Programada para los desencadenadores de programación, Activada para los desencadenadores de carga y Manual para las ejecuciones iniciadas por alguien. Haz clic en cualquier ejecución para consultar sus entradas, el progreso paso a paso y los resultados.

Casos de uso comunes

Revisión automatizada de diligencia debida

Desencadenador de carga: dirige un desencadenador a la carpeta de tu sala de datos. Cada nueva carga ejecuta automáticamente tu agente de extracción de diligencia debida y envía los términos clave a tu tabla de revisión.

Clasificación inicial de contratos entrantes

Desencadenador de carga: supervisa una carpeta de recepción. Los contratos nuevos se analizan automáticamente para identificar disposiciones clave y se marcan para la revisión de un abogado.

Actualizaciones de estado semanales

Desencadenador de programación: configura un agente semanal para resumir las novedades de una carpeta del asunto y elaborar una actualización de estado para el equipo de la operación.

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