Activadores de agentes

Los activadores permiten que los agentes se ejecuten automáticamente según eventos o programaciones. En lugar de iniciar manualmente cada ejecución, configura un activador una vez y el agente se ejecutará cada vez que se cumplan las condiciones del activador. Actualmente, August admite activadores manuales, programados y de carga.

Tipos de activadores

Los agentes pueden activarse de tres formas:

Las ejecuciones manuales siempre están disponibles. Los activadores programados se ejecutan con la frecuencia que definas. Los activadores de carga se ejecutan automáticamente cuando aparecen archivos nuevos en una carpeta supervisada.

Administrar activadores

Todos los activadores se administran desde el cuadro de diálogo Activadores de cada agente:

Cada activador muestra su tipo, configuración y estado actual. Activa o desactiva los activadores sin eliminarlos.

Activadores programados

Los activadores programados ejecutan agentes en intervalos definidos. Configura la frecuencia, la hora y la zona horaria para la ejecución automática.

Configurar un activador programado

Comportamiento de los activadores programados

• Con reconocimiento de zona horaria: Las programaciones se ejecutan en la zona horaria que selecciones. El activador muestra el nombre del día y la hora para mayor claridad.

• Omitir si está en curso: Si un agente aún se está ejecutando debido a una ejecución programada anterior cuando se activa el siguiente activador, la nueva ejecución se omite para evitar la acumulación.

• Solo activadores activados: Un activador programado debe estar activado para que el agente se ejecute automáticamente.

Activadores de carga

Los activadores de carga ejecutan agentes automáticamente cuando se cargan archivos en carpetas supervisadas. Esto resulta útil para el procesamiento continuo de documentos: carpetas de recepción, salas de datos o cargas de documentos de clientes.

Configurar un activador de carga

Supervisión recursiva de carpetas

Los activadores de carga supervisan la carpeta seleccionada y todas las subcarpetas que contiene. Esto significa lo siguiente:

• Los archivos cargados en /Matters/ABC activan el proceso si configuras /Matters

• Los archivos cargados en /Matters/ABC/Contracts también activan el proceso

• Los archivos ubicados a cualquier nivel de anidamiento dentro de la carpeta supervisada activarán el activador

No necesitas configurar cada subcarpeta por separado; la recursividad es automática.

Procesamiento por lotes

Cuando cargas un archivo zip que contiene varios documentos, el activador se ejecuta una sola vez para todo el lote, en lugar de una vez por cada archivo extraído. El agente recibe todos los documentos extraídos como un único lote de entrada.

Las ejecuciones activadas usan solo los archivos cargados como entrada; no los combinan con los documentos predeterminados guardados del agente ni recurren a ellos.

Permisos y acceso

• Administración exclusiva del propietario: Solo los propietarios de agentes pueden crear, activar, desactivar o eliminar activadores de carga.

• Requisito de acceso a la carpeta: El propietario del agente debe tener acceso a la carpeta donde se cargan los archivos. Si se revoca el acceso, el activador no se ejecutará.

Ver ejecuciones activadas

Las ejecuciones de agentes iniciadas por activadores aparecen en el Historial de ejecuciones con la etiqueta y el icono Activada, lo que las distingue de las ejecuciones iniciadas manualmente. Haz clic en cualquier ejecución para ver sus detalles, incluidos los siguientes:

• Qué activador se ejecutó

• Qué entradas proporcionó el activador

• Estado de ejecución paso a paso

• Resultados finales

Consulta Descripción general de los agentes para obtener información sobre las ejecuciones.

Activar y desactivar activadores

Cada activador tiene un control para activarlo o desactivarlo:

• Activado: El activador se ejecuta cuando se cumplen sus condiciones.

• Desactivado: La configuración se conserva, pero el activador no se ejecutará. Usa esta opción para pausar la automatización sin perder la configuración.

Los activadores desactivados son útiles durante suspensiones del asunto, tareas de depuración del agente o cambios temporales en los procesos de recepción.

Límites de frecuencia y simultaneidad

Los activadores tienen límites de frecuencia para evitar ejecuciones descontroladas de agentes durante eventos masivos:

• Encolado: Si muchos activadores se ejecutan rápidamente, las ejecuciones se ponen en cola en lugar de ejecutarse simultáneamente.

• Protección contra ejecuciones en curso: En el caso de los activadores programados, si un agente aún se está ejecutando debido a una ejecución programada anterior, el nuevo activador se omite para evitar ejecuciones superpuestas.

Esto protege los recursos del sistema y garantiza un procesamiento fiable.

Casos de uso habituales

Revisión automatizada de diligencia debida

Activador de carga: dirige un activador a la carpeta de tu sala de datos. Cada nueva carga ejecuta automáticamente tu agente de extracción de diligencia debida y envía los términos clave a tu tabla de revisión.

Clasificación inicial de contratos recibidos

Activador de carga: supervisa una carpeta de recepción. Los contratos nuevos se analizan automáticamente para identificar disposiciones clave y se marcan para la revisión de un abogado.

Actualizaciones de estado semanales

Activador programado: configura un agente semanal para resumir los avances en una carpeta del asunto y generar una actualización de estado para el equipo de la operación.

Qué leer a continuación

• Descripción general de los agentes para crear y ejecutar agentes

• Pasos de control de agentes para la entrada humana y la ramificación condicional

• Descripción general de la administración de documentos para organizar archivos en carpetas