Activadores de agentes

Los activadores ejecutan un agente automáticamente, ya sea según una programación o cuando se cargan archivos en una carpeta que elijas. Configúralos una sola vez desde la ventana Activadores del agente y este se ejecutará cada vez que se active el activador. También puedes ejecutar un agente manualmente con Ejecutar.

Tipos de activador

Quién puede administrar los activadores

Necesitas acceso de edición a un agente para añadir, cambiar, activar, desactivar o eliminar sus activadores de programación y de carga. Las personas con acceso de solo lectura pueden abrir la ventana Activadores para ver lo que está configurado y también pueden ejecutar el agente manualmente.

Administrar activadores

Todos los activadores de un agente se encuentran en una sola ventana.

1. Abre el agente desde la página Agentes.

2. Haz clic en Activadores, encima de Historial de ejecuciones.

3. Elige Programación o Carga para ver y cambiar ese tipo de activador.

Cada activador tiene un interruptor de activación y desactivación. Al desactivar un activador, se conserva su configuración para que puedas volver a activarlo más adelante, lo que resulta útil durante las retenciones por litigio o mientras ajustas el agente. Al eliminar un activador, este se elimina por completo.

Las entradas obligatorias necesitan valores predeterminados guardados

Un activador se ejecuta sin que haya nadie presente para responder a las preguntas del agente, por lo que cada entrada obligatoria debe tener un valor predeterminado guardado antes de que puedas activar un activador. La ventana Activadores muestra los valores predeterminados que faltan. Si más adelante eliminas un valor predeterminado del que depende un activador, desactivamos ese activador.

Activadores de programación

Cada agente tiene una programación. Una programación nueva usa la zona horaria de tu navegador, que se muestra junto a la programación guardada. Cuando editas una programación existente, conserva la zona horaria con la que se guardó.

1. En la ventana Activadores, elige Programación y haz clic en Añadir activador.

2. Elige una Frecuencia: cada hora, diaria, días laborables, semanal o mensual.

3. Establece cuándo se ejecutará: el minuto después de la hora para las ejecuciones cada hora; una Hora para las demás; además de un día de la semana para las ejecuciones semanales o un día del mes (o Último día) para las mensuales.

4. Haz clic en Guardar activador.

Cuando se retrasa una ejecución programada

Una ejecución programada solo comienza cuando el agente no tiene ninguna otra ejecución en curso. Si hay alguna ejecución del agente pendiente, en curso o esperando la intervención de una persona, incluida una que alguien haya iniciado manualmente, la ejecución programada se retrasa y comienza cuando termina esa ejecución. Por lo tanto, una ejecución que espera una respuesta bloquea la programación hasta que alguien responde o la cancela. Consulta Reanudar una ejecución de agente que espera la intervención de una persona.

Activadores de carga

Los activadores de carga ejecutan un agente cuando se cargan archivos en una carpeta de August, lo que resulta adecuado para carpetas de recepción, salas de datos y cargas de documentos de clientes.

1. En la ventana Activadores, elige Carga y haz clic en Añadir activador.

2. En Añadir activador de carga, selecciona una o más carpetas que quieras supervisar.

3. Haz clic en Guardar activador.

Cada carpeta seleccionada obtiene su propio activador, cuyo nombre es "Cargas a" seguido del nombre de la carpeta. Los activadores nuevos están activados.

Supervisión recursiva de carpetas

Los activadores de carga supervisan la carpeta seleccionada y todas las subcarpetas que contiene. Esto significa lo siguiente:

• Los archivos cargados en /Matters/ABC activan el agente si configuras /Matters

• Los archivos cargados en /Matters/ABC/Contracts también lo activan

• Los archivos ubicados a cualquier profundidad dentro de la carpeta supervisada activarán el activador

No necesitas configurar cada subcarpeta por separado; la recursividad es automática.

Procesamiento por lotes

Los archivos cargados juntos en la misma carpeta inician una sola ejecución, no una ejecución por archivo. Un archivo zip también activa el activador una sola vez para todo el lote, después de que se hayan extraído todos sus documentos.

Las ejecuciones activadas usan solo los archivos cargados como documentos. No añaden ni usan como alternativa los documentos predeterminados guardados del agente; los demás valores predeterminados guardados, como los manuales operativos, siguen aplicándose.

Acceso a la carpeta

El propietario del agente debe tener acceso a la carpeta donde se cargan los archivos. Si se revoca ese acceso, el activador no se ejecuta.

Ver ejecuciones activadas

Las ejecuciones aparecen en el Historial de ejecuciones del agente con una etiqueta que indica cómo se iniciaron: Programada para los activadores de programación, Activada para los activadores de carga y Manual para las ejecuciones que alguien inició. Haz clic en cualquier ejecución para ver sus entradas, el progreso paso a paso y los resultados.

Casos de uso habituales

Revisión automatizada de diligencia debida

Activador de carga: dirige un activador a la carpeta de tu sala de datos. Cada nueva carga ejecuta automáticamente tu agente de extracción de diligencia debida y envía los términos clave a tu tabla de revisión.

Clasificación inicial de contratos entrantes

Activador de carga: supervisa una carpeta de recepción. Los contratos nuevos se analizan automáticamente para identificar disposiciones clave y se marcan para que los revise un abogado.

Actualizaciones de estado semanales

Activador de programación: configura un agente semanal para resumir las novedades de una carpeta del asunto y elaborar una actualización de estado para el equipo de la operación.

Qué leer a continuación

• Descripción general de Agentes para crear y ejecutar agentes

• Pasos de control de agentes para los pasos de Pregunta y Rama

• Descripción general de la gestión de documentos para organizar archivos en carpetas