Navigare e gestire le cartelle
La vista Cartelle in August offre un'interfaccia unificata per esplorare, organizzare e gestire documenti e cartelle. Usala per navigare nelle strutture di cartelle nidificate, cercare all'interno delle cartelle, ordinare e filtrare i contenuti ed eseguire azioni come rinominare, spostare, copiare, eliminare, condividere e inviare all'Assistant o a Tabular Review.
Creazione delle cartelle
Crea cartelle nella radice del progetto o all'interno di cartelle esistenti per organizzare i documenti in una struttura coerente con il flusso di lavoro della pratica. Devi disporre dell'accesso per il caricamento nella posizione corrente; se disponi solo dell'accesso in visualizzazione, Create New è disabilitato.
Creazione nella radice del progetto
Le cartelle di primo livello vengono visualizzate nella radice della struttura di cartelle del progetto. Usale per categorie organizzative principali, come pratiche dei clienti, tipi di documenti o fasi del flusso di lavoro.
Apri la vista Cartelle del progetto.
Fai clic su Create New.
Inserisci un nome descrittivo per la cartella.
Conferma per creare la cartella al livello della radice del progetto.
Creazione di cartelle nidificate
Crea una struttura più dettagliata creando sottocartelle all'interno delle cartelle esistenti:
Apri una cartella esistente.
Fai clic su Create New.
Inserisci un nome per la sottocartella.
Conferma per creare la struttura nidificata.
Pianifica la struttura delle cartelle prima di crearla. Un elenco piatto di cartelle di primo livello con sottocartelle pertinenti è più facile da navigare rispetto a gerarchie profondamente nidificate.
Esplorazione di cartelle e file
La vista Cartelle mostra cartelle e file insieme in un unico elenco scorrevole. Questo elenco misto consente di visualizzare a colpo d'occhio l'intera struttura dei documenti, sia che tu ti trovi nella radice del progetto sia in una cartella profondamente nidificata.
Navigazione tramite breadcrumb
Usa i breadcrumb nella parte superiore della vista Cartelle per capire la tua posizione corrente e navigare rapidamente nelle cartelle principali. Fai clic su qualsiasi segmento del breadcrumb per passare direttamente a quel livello della cartella.
I breadcrumb rimangono visibili mentre scorri, così sai sempre dove ti trovi nella gerarchia delle cartelle.
Accesso alle cartelle
Fai clic su qualsiasi riga di una cartella per aprirla e visualizzarne i contenuti.
Fai clic con il pulsante centrale oppure tieni premuto Cmd (Mac), Ctrl (Windows) o Shift mentre fai clic per aprire una cartella in una nuova scheda del browser.
Fai clic su qualsiasi riga di un file per aprire il visualizzatore e visualizzare un'anteprima del documento.
È possibile fare clic sull'intera riga per navigare, quindi non è necessario puntare esattamente al nome della cartella o del file.
Ricerca nelle cartelle
Usa la barra di ricerca nella vista Cartelle per trovare documenti e cartelle per nome. Premi Cmd+F (Mac) o Ctrl+F (Windows) per raggiungerla. Il comportamento della ricerca varia in base all'ambito corrente:
Quando visualizzi la radice del progetto, la ricerca comprende l'intero progetto.
Quando visualizzi una cartella nidificata, la ricerca è limitata a quella cartella e alle relative sottocartelle.
I risultati della ricerca mostrano prima le cartelle corrispondenti, seguite dai file corrispondenti. Le cartelle vengono visualizzate con un'icona di cartella; i file mostrano l'icona del relativo tipo di documento.
Inserisci il termine di ricerca: i risultati vengono visualizzati automaticamente dopo un breve intervallo. Cancella la ricerca per tornare all'elenco completo delle cartelle.
Ordinamento e filtri
Organizza la vista ordinando e filtrando l'elenco dei contenuti della cartella.
Opzioni di ordinamento
Fai clic sulle intestazioni delle colonne per ordinare l'elenco. Opzioni di ordinamento disponibili:
Ordina per | Descrizione |
|---|---|
Nome | In ordine alfabetico per nome della cartella o del file |
Aggiornato | Gli elementi modificati più di recente per primi |
Tipo di file | Raggruppati per formato del documento (DOCX, PDF ecc.) |
Dimensione | I file più grandi per primi |
Fai nuovamente clic sulla stessa intestazione per invertire l'ordine.
Filtra per tag
Usa il menu a discesa del filtro dei tag per mostrare solo gli elementi a cui sono applicati tag specifici. Seleziona uno o più tag per restringere la visualizzazione oppure cancella il filtro per vedere tutti gli elementi.
I tag sono visibili come chip nella colonna Tag. Se un elemento contiene più tag di quanti ne possano rientrare nella riga, fai clic sull'indicatore di overflow per visualizzarli tutti.
Azioni sulle righe
Ogni riga nella vista Cartelle consente di accedere rapidamente alle azioni comuni. Puoi agire sui singoli elementi in due modi:
Menu contestuale con il pulsante destro: fai clic con il pulsante destro su qualsiasi riga di cartella o file per aprire un menu contestuale con le azioni disponibili.
Menu Azioni: fai clic sull'icona delle azioni alla fine della riga (menu kebab) per accedere alle stesse azioni.
Azioni disponibili
Le azioni disponibili dipendono dal fatto che tu stia operando su una cartella o su un file. Se disponi solo dell'accesso in visualizzazione, le azioni che modificano i contenuti sono disabilitate.
Azione | Cartelle | File | Descrizione |
|---|---|---|---|
Rinomina | Sì | Sì | Modifica il nome della cartella o del file. Puoi anche rinominare i documenti direttamente dall'intestazione del visualizzatore. |
Sposta | Sì | Sì | Sposta in un'altra cartella oppure, solo per le cartelle, nella radice di un progetto o in un altro progetto |
Copia | Sì | Sì | Copia in un'altra cartella oppure, solo per le cartelle, nella radice di un progetto o in un altro progetto |
Elimina | Sì | Sì | Rimuove la cartella o il file ed esclude l'elemento dalla ricerca e dal recupero tramite AI. Per una cartella condivisa con te, la rimozione avviene solo dalle tue cartelle. |
Condividi | Sì | No | Condividi la cartella con i colleghi. I file ereditano l'accesso dalla cartella, quindi per condividere i file devi condividere la cartella che li contiene. |
Invia a > Assistant | Sì | Sì | Apri in Assistant per l'analisi |
Invia a > Tabular Review | Sì | Sì | Aggiungi gli elementi a una Tabular Review esistente oppure fai clic su Create New Review |
Scarica | Sì | Sì | Scarica una cartella come ZIP oppure un singolo file |
Tag | No | Sì | Gestisci i tag del file quando l'applicazione dei tag è abilitata per la tua azienda |
Inserisci password | No | Sì | Sblocca un file protetto da password contrassegnato come Password required per consentirne l'elaborazione |
Eliminazione di una cartella: quando elimini una cartella, tutti i documenti al suo interno vengono rimossi dalla tua visualizzazione ed esclusi dalla ricerca e dal recupero tramite Assistant. Sono incluse tutte le sottocartelle nidificate e i relativi contenuti. L'eliminazione si propaga in background attraverso l'intera struttura delle cartelle.
Azioni in blocco con la selezione
Seleziona più elementi per eseguire azioni contemporaneamente su diverse cartelle o file.
Fai clic sulla casella di controllo a sinistra di una riga per selezionarla.
Seleziona altre righe per creare il set di selezione.
Usa la barra di selezione visualizzata per scegliere un'azione in blocco: Copia, Sposta, Scarica, Invia a o Elimina. Condividi viene visualizzato solo quando tutti gli elementi selezionati sono cartelle.
La barra di selezione mostra il numero di elementi selezionati e offre le stesse azioni principali disponibili per i singoli elementi, applicate in blocco. Scaricando più file contemporaneamente ottieni un unico ZIP.
Caricamento dei documenti
Aggiungi documenti alle cartelle tramite trascinamento o utilizzando il pulsante di caricamento.
Trascinamento
Trascina i file dal computer nella vista Cartelle per caricarli nella cartella corrente.
Trascina le cartelle per caricare intere strutture di cartelle, mantenendo la gerarchia nidificata.
Quando rilasci file o cartelle, le righe di caricamento vengono visualizzate immediatamente nell'elenco. Queste righe provvisorie mostrano l'avanzamento del caricamento. Al termine del caricamento, quando il file è pronto, la riga viene aggiornata e mostra il documento finalizzato.
Pulsante di caricamento
Usa il pulsante di caricamento nella barra degli strumenti della vista Cartelle per aprire un selettore di file. Seleziona i file per caricarli nella cartella corrente.
Caricamenti nella cartella radice: i file rilasciati al livello della radice del progetto, al di fuori di qualsiasi cartella, mostreranno un errore. Carica i file in una cartella specifica, non nella radice del progetto.
Spostamento e copia degli elementi
Usa Sposta o Copia per riorganizzare la struttura dei documenti, all'interno di un progetto o tra progetti.
Sposta trasferisce l'elemento in una nuova posizione e lo rimuove dalla posizione originale.
Copia crea un duplicato nella nuova posizione mantenendo l'originale.
Seleziona gli elementi.
Scegli Sposta o Copia dal menu delle azioni o dalla barra di selezione.
Scegli il progetto di destinazione.
Scegli una cartella di destinazione oppure seleziona Sposta in Home (o Copia in Home) per collocare le cartelle nella radice del progetto.
Conferma.
Alcune destinazioni sono soggette a limitazioni:
I file devono trovarsi all'interno di una cartella, quindi non puoi spostare o copiare file nella radice di un progetto.
Solo le cartelle possono essere spostate o copiate in un altro progetto. Per spostare file in un altro progetto, sposta la cartella che li contiene.
Non puoi spostare o copiare una cartella all'interno di sé stessa.
Eliminazione e rimozione degli elementi
L'area di lavoro distingue tra gli elementi di tua proprietà e le cartelle condivise con te. Elimina si comporta in modo diverso per ciascun tipo.
Eliminazione degli elementi di proprietÃ
Quando sei il proprietario di un file o di una cartella, l'azione di eliminazione lo rimuove definitivamente:
Seleziona uno o più elementi di tua proprietà dalla vista Cartelle.
Scegli Elimina.
Conferma l'eliminazione nella finestra di dialogo.
L'eliminazione è permanente. Gli elementi eliminati non possono essere recuperati da August. Prima di eliminare documenti importanti, assicurati di disporre di backup esterni.
Rimozione delle cartelle condivise con te
Quando una cartella è stata condivisa con te, Elimina la rimuove dalle tue cartelle senza eliminarla per il proprietario o per gli altri collaboratori:
Seleziona una o più cartelle condivise dalla vista Cartelle.
Scegli Elimina.
Conferma la rimozione nella finestra di dialogo.
Le cartelle scompaiono dalla tua vista Cartelle, ma rimangono accessibili al proprietario originale e agli altri collaboratori con cui sono state condivise.
Impatto sui collaboratori
Le azioni sugli elementi condivisi influiscono sugli altri utenti:
Spostamento di cartelle condivise: modifica la posizione per tutti gli utenti con accesso. Gli altri troveranno gli elementi nella nuova posizione.
Eliminazione di una cartella di tua proprietà e condivisa: rimuove l'accesso per tutti i collaboratori.
Rimozione di una cartella condivisa con te: influisce solo sulla tua visualizzazione. Gli altri collaboratori mantengono l'accesso.
Quando esegui azioni su cartelle o file condivisi, la finestra di dialogo mostra avvisi se l'operazione influisce sull'accesso dei collaboratori o sulla posizione delle cartelle.
Cosa succede dopo l'eliminazione o lo spostamento
Quando elimini o sposti documenti e cartelle, August aggiorna automaticamente la ricerca e il recupero tramite AI per riflettere tali modifiche.
Dopo l'eliminazione
Il documento o la cartella scompare immediatamente dalla tua visualizzazione.
I contenuti eliminati vengono esclusi dalla Platform Search e dal recupero di Assistant entro pochi secondi.
L'eliminazione di una cartella rimuove tutti i documenti al suo interno dalla ricerca e dal contesto dell'AI.
Sincronizzazione in background: l'interfaccia riflette immediatamente l'azione di eliminazione. Gli indici di ricerca e il recupero tramite AI vengono aggiornati in background, in genere entro pochi secondi. Durante questo breve periodo di sincronizzazione, i contenuti eliminati potrebbero essere ancora visualizzati nei risultati di ricerca.
Dopo lo spostamento
Il documento appare immediatamente nella nuova posizione.
La ricerca con ambito limitato alla cartella segue la nuova posizione entro pochi secondi.
Le query di Assistant limitate alla nuova cartella troveranno il documento spostato al termine della sincronizzazione in background.
Cartelle condivise
Le cartelle condivise con te o da te mostrano un badge con l'icona di condivisione nell'elenco. Questo badge indica a colpo d'occhio lo stato di condivisione della cartella.
Per rimuovere dalla tua visualizzazione una cartella condivisa con te, scegli Elimina dal menu contestuale. La cartella viene rimossa dalla navigazione senza influire sugli altri utenti che vi hanno accesso.
Tag e organizzazione
I tag aiutano a categorizzare e trovare i documenti. Visualizza i tag nella colonna Tag, dove ogni tag appare come un chip colorato.
Gestione dei tag
Fai clic su qualsiasi chip di un tag per aprire la finestra di dialogo Gestisci tag per quel file.
Fai clic sull'indicatore di overflow (+N) per visualizzare tutti i tag e accedere alla finestra di dialogo Gestisci tag.
Applicazione automatica dei tag
Quando vengono eseguiti processi di applicazione automatica dei tag o di organizzazione, i tag vengono aggiornati in tempo reale. La vista Cartelle si aggiorna automaticamente man mano che i tag vengono applicati, quindi non è necessario ricaricare manualmente la pagina.
Cosa leggere dopo
Panoramica della gestione dei documenti per una panoramica del progetto e della struttura delle cartelle
Panoramica di Assistant per analizzare documenti e cartelle in Assistant
Panoramica di Tabular Review per creare revisioni strutturate dai contenuti delle cartelle
Rinominare un documento dal visualizzatore per rinominare i documenti direttamente dall'intestazione del visualizzatore
Platform Search per cercare in tutti i progetti e i tipi di contenuto