Panoramica sulla gestione dei documenti

August utilizza un’organizzazione basata sui progetti per mantenere separate le pratiche e facilitare la ricerca dei documenti. All’interno di ogni progetto, usa le cartelle per organizzare i documenti di origine e allegali ad Assistant o Tabular Review quando sei pronto a lavorarci.

Struttura dei progetti e dell’area di lavoro

Ogni utente inizia con un progetto Personal predefinito, un punto di partenza privato per le attività iniziali. Crea altri progetti secondo necessità per separare le pratiche e mantenere il contesto focalizzato.

I progetti condividono una struttura comune nella barra laterale, così i team possono spostarsi al loro interno in modo coerente. Usa i confini dei progetti per separare le pratiche e mantenere il contesto focalizzato. Una struttura coerente dei progetti facilita l’individuazione delle informazioni e il passaggio di consegne.

Questo video mostra come creare e gestire i progetti.

Navigare tra i progetti nella barra laterale

La barra laterale mostra tutti i progetti a cui hai accesso, organizzati per una navigazione rapida:

• Progetto Personal: il tuo progetto privato rimane fissato in alto per facilitarne l’accesso.

• Progetti fissati: i progetti che hai fissato vengono visualizzati sotto Personal, ordinati in base al momento in cui li hai fissati (dal più recente al meno recente). Fissare un progetto mantiene visibili le pratiche importanti indipendentemente dall’ultima volta in cui ci hai lavorato.

• Progetti non fissati: tutti gli altri progetti vengono visualizzati sotto quelli fissati, ordinati in base all’ultima attività (dal più utilizzato al meno utilizzato).

Usa il menu a discesa del progetto per Pin to Sidebar o Unpin from Sidebar e personalizzare i progetti che devono rimanere in evidenza. Puoi anche usare Hide from Sidebar per archiviare dalla navigazione rapida i progetti che desideri nascondere.

Cartelle e progetti: differenze principali

Capire quando utilizzare i progetti e quando le cartelle ti aiuta a organizzare il lavoro in modo efficace:

Cartelle e sottocartelle

Le cartelle sono accessibili dalla barra laterale e supportano l’organizzazione dei documenti:

• Crea cartelle per raggruppare i documenti per cliente, pratica o tipo di documento.

• Carica i file tramite trascinamento oppure usando il pulsante di caricamento.

• Crea sottocartelle quando la struttura della pratica richiede un’organizzazione a più livelli.

• Le visualizzazioni delle cartelle mostrano il numero di elementi e la data dell’ultimo aggiornamento.

Cartelle ben strutturate migliorano l’efficienza delle revisioni successive. Per l’elenco completo delle azioni sulle cartelle, consulta Navigare e gestire le cartelle.

Questo video mostra come caricare cartelle che contengono documenti.

Caricamento dei documenti

I file possono essere caricati in diversi modi:

• In Assistant: fai clic sul pulsante più per caricare i file direttamente in una conversazione. Qui non è possibile caricare archivi ZIP; caricali in una cartella.

• Nelle cartelle: trascina i file oppure usa il pulsante di caricamento per aggiungerli a contenitori organizzati.

Ogni file può avere una dimensione massima di 2 GB e i file audio di 1 GB. Quando carichi un file ZIP, lo estraiamo nella cartella di destinazione e ne ricreiamo la struttura. Gli archivi di produzione legale non sono supportati; contatta l’assistenza per ricevere aiuto nell’importazione.

Se un file è protetto da password, August chiede la password nella finestra di dialogo Unlock files oppure contrassegna il file con Password required nella cartella, così puoi sbloccarlo in un secondo momento con Enter password. Per maggiori dettagli, consulta Formati di file supportati.

I caricamenti vengono utilizzati come contesto di origine per analisi, revisione e stesura. Nei flussi di lavoro di due diligence e contenzioso, carica in anticipo i set di documenti per una prima analisi orientativa.

Usa nomi e raggruppamenti chiari per facilitare il recupero in un secondo momento. La qualità degli output basati sulle fonti dipende dalla pulizia dei documenti di input.

Buone pratiche per la denominazione dei file

Includi l’estensione corretta in ogni nome di file che carichi. August usa le estensioni per determinare come elaborare e aprire i file. Le estensioni supportate sono .pdf, .docx, .doc, .xlsx, .xls, .csv, .pptx, .ppt, .txt, .md, .html, .htm, .json, .msg, .eml, .zip, .zipx, immagini (.jpg, .jpeg, .png, .gif, .bmp, .webp, .tif, .tiff) e file audio o video (.mp3, .m4a, .wav, .opus, .ogg, .mp4).

Allegare file e cartelle ad Assistant

Assistant supporta l’allegato di singoli file e intere cartelle al contesto della query:

1. Fai clic sul pulsante più in Assistant.

2. Seleziona i file o le cartelle da allegare.

3. Usa le @mentions e la ricerca per includere rapidamente elementi specifici.

Allegare una cartella è utile quando le risposte dipendono da più documenti correlati. Usa intenzionalmente l’ambito degli allegati per ridurre il contesto irrilevante. Per set di grandi dimensioni, inizia con richieste orientative prima di procedere all’analisi approfondita.

Abbina i flussi di lavoro con allegati alle citazioni per la verifica.

Buone pratiche per l’organizzazione dei documenti

• Organizza per pratica: mantieni i documenti raggruppati per cliente o numero della pratica.

• Usa una denominazione coerente: includi il tipo di documento, la data e la versione nei nomi dei file per facilitarne la ricerca e il recupero tramite @mention.

• Preferisci flussi di lavoro per passaggi: inizia con un orientamento, quindi estrai o confronta e infine riepiloga.

• Mantieni i set di precedenti: conserva aggiornati i set di precedenti e i modelli ricorrenti per poterli riutilizzare.

Considera l’organizzazione un prerequisito per una revisione affidabile con l’assistenza dell’IA.

Formati di file supportati

August supporta un’ampia gamma di formati di file per l’analisi, la revisione, la trascrizione e la stesura di documenti:

Per indicazioni dettagliate sui formati, consulta Formati di file supportati.

Cosa leggere dopo

• Panoramica di Assistant per i flussi di lavoro di analisi dei documenti

• Tabular Review per il confronto di più documenti

• Integrazioni per connettere SharePoint, Outlook e altri sistemi