Gestione documentale

Naviga e gestisci le cartelle

La vista Cartelle in August offre un'interfaccia unificata per sfogliare, organizzare e agire sui tuoi documenti e sulle tue cartelle. Usala per navigare strutture di cartelle nidificate, cercare all'interno delle cartelle, ordinare e filtrare i contenuti ed eseguire azioni come rinominare, spostare, copiare, eliminare, condividere e inviare ad Assistant o Tabular Review.

Creazione di cartelle

Crea cartelle nella radice del progetto o all'interno di cartelle esistenti per costruire un'organizzazione dei documenti strutturata e adatta al tuo flusso di lavoro del matter.

Crea nella radice del progetto

Le cartelle di primo livello compaiono alla radice della struttura di cartelle del tuo progetto. Usale per categorie organizzative principali come pratiche clienti, tipi di documenti o fasi del flusso di lavoro.

  1. Vai alla vista cartelle del progetto.

  2. Seleziona l'azione crea cartella.

  3. Inserisci un nome descrittivo per la cartella.

  4. Conferma per creare la cartella a livello di radice del progetto.

Crea cartelle nidificate

Costruisci un'organizzazione più profonda creando sottocartelle all'interno di cartelle esistenti:

  1. Accedi a una cartella esistente.

  2. Seleziona l'azione crea cartella all'interno di quella cartella.

  3. Inserisci un nome per la sottocartella.

  4. Conferma per creare la struttura nidificata.

Pianifica la struttura delle cartelle prima di crearla. Un elenco piatto di cartelle di primo livello con sottocartelle pertinenti è più facile da navigare rispetto a gerarchie profondamente nidificate.

Esplorazione di cartelle e file

La vista Cartelle mostra cartelle e file insieme in un unico elenco scorrevole. Questo elenco misto ti consente di vedere l'intera struttura dei documenti in un colpo d'occhio, sia che tu sia alla radice del progetto sia che ti trovi in profondità in una gerarchia di cartelle nidificate.

Usa i breadcrumb nella parte superiore della vista Cartelle per capire la tua posizione attuale e navigare rapidamente alle cartelle padre. Fai clic su qualsiasi segmento del breadcrumb per passare direttamente a quel livello di cartella.

I breadcrumb restano visibili mentre scorri, così sai sempre dove ti trovi nella gerarchia delle cartelle.

  • Fai clic su qualsiasi riga di cartella per aprire quella cartella e visualizzarne il contenuto.

  • Clic centrale o Ctrl+clic per aprire una cartella in una nuova scheda del browser.

  • Fai clic su qualsiasi riga di file per aprire il visualizzatore di file e vedere un'anteprima del documento.

L'intera riga è cliccabile per la navigazione: non è necessario puntare specificamente al nome della cartella o del file.

Ricerca all'interno delle cartelle

Usa la barra di ricerca nella vista Cartelle per trovare documenti e cartelle per nome. Il comportamento della ricerca si adatta all'ambito corrente:

  • Quando visualizzi la radice del progetto, la ricerca copre l'intero progetto.

  • Quando visualizzi una cartella nidificata, la ricerca è limitata a quella cartella e alle sue sottocartelle.

I risultati della ricerca mostrano prima le cartelle corrispondenti, seguite dai file corrispondenti. Le cartelle vengono mostrate con un'icona di cartella; i file mostrano l'icona del loro tipo di documento.

Digita il termine di ricerca e i risultati appariranno automaticamente dopo un breve intervallo. Cancella la ricerca per tornare all'elenco completo delle cartelle.

Ordinamento e filtri

Organizza la visualizzazione ordinando e filtrando l'elenco dei contenuti della cartella.

Opzioni di ordinamento

Fai clic sulle intestazioni delle colonne per ordinare l'elenco. Opzioni di ordinamento disponibili:

Ordina per

Descrizione

Nome

In ordine alfabetico per nome della cartella o del file

Aggiornato

Elementi modificati più di recente per primi

Tipo di file

Raggruppati per formato del documento (DOCX, PDF, ecc.)

Dimensione

Prima i file più grandi

Fai clic di nuovo sulla stessa intestazione per invertire l'ordine di ordinamento.

Filtra per tag

Usa il menu a discesa del filtro dei tag per mostrare solo gli elementi con tag specifici applicati. Seleziona uno o più tag per restringere la visualizzazione, oppure cancella il filtro per vedere tutti gli elementi.

I tag sono visibili come chip nella colonna Tag. Se un elemento ha più tag di quanti ne entrino nella riga, fai clic sull'indicatore di overflow per vedere tutti i tag.

Azioni di riga

Ogni riga nella vista Cartelle offre accesso rapido alle azioni più comuni. Puoi agire sui singoli elementi in due modi:

  • Menu contestuale con clic destro: fai clic destro su qualsiasi riga di cartella o file per aprire un menu contestuale con le azioni disponibili.

  • Menu Azioni: fai clic sull'icona delle azioni a fine riga (menu kebab) su qualsiasi riga per accedere alle stesse azioni.

Azioni disponibili

Le azioni disponibili dipendono dal fatto che tu stia operando su una cartella o su un file:

Azione

Cartelle

File

Descrizione

Rinomina

Sì

Sì

Cambia il nome della cartella o del file. Puoi anche rinominare i documenti direttamente dall'intestazione del visualizzatore.

Sposta

Sì

Sì

Sposta o copia in un'altra cartella o progetto

Elimina

Sì

Sì

Rimuovi la cartella o il file ed escludili dalla ricerca e dal recupero di Assistant

Condividi

Sì

Sì

Condividi con i colleghi

Invia ad Assistant

Sì

Sì

Apri in Assistant per l'analisi

Invia a Tabular Review

Sì

No

Crea una Tabular Review dai contenuti della cartella

Scarica

Sì

Sì

Scarica la cartella come ZIP o il singolo file

Invia a Tabular Review è disponibile solo per le cartelle. Crea una nuova Tabular Review da tutti i documenti presenti nella cartella. Per i singoli file, crea una Tabular Review e aggiungi il file manualmente.

Eliminazione di una cartella: quando elimini una cartella, tutti i documenti al suo interno vengono rimossi dalla tua vista ed esclusi dalla ricerca e dal recupero di Assistant. Questo include tutte le sottocartelle nidificate e il loro contenuto. L'eliminazione si propaga in background all'intera struttura di cartelle.

Azioni in blocco con selezione

Seleziona più elementi per eseguire azioni su più cartelle o file contemporaneamente.

  1. Fai clic sulla casella di controllo a sinistra di qualsiasi riga per selezionarla.

  2. Seleziona righe aggiuntive per costruire il tuo insieme di selezione.

  3. Usa la barra di selezione che appare per scegliere un'azione in blocco: condividi, sposta, elimina o scarica.

La barra di selezione mostra il numero di elementi selezionati e fornisce le stesse azioni principali disponibili per i singoli elementi, applicate in blocco.

Operazioni di grandi dimensioni: spostare o eliminare molti file contemporaneamente funziona in modo affidabile anche nelle operazioni in blocco. August gestisce in modo efficiente grandi batch senza limiti di dimensione.

Caricamento dei documenti

Aggiungi documenti alle cartelle usando il trascinamento o il pulsante di caricamento.

Trascina e rilascia

  • Trascina i file dal tuo computer nella vista Cartelle per caricarli nella cartella corrente.

  • Trascina le cartelle per caricare intere strutture di cartelle, preservando la gerarchia nidificata.

Quando rilasci file o cartelle, le righe di caricamento compaiono immediatamente nell'elenco. Queste righe provvisorie mostrano il caricamento in corso. Una volta completato il caricamento e quando il file è pronto, la riga si aggiorna per mostrare il documento finale.

Pulsante di caricamento

Usa il pulsante di caricamento nella barra degli strumenti della vista Cartelle per aprire un selettore file. Seleziona i file per caricarli nella cartella corrente.

Caricamenti nella cartella radice: i file rilasciati a livello di radice del progetto (al di fuori di qualsiasi cartella) mostreranno un errore. Carica i file in una cartella specifica, non nella radice del progetto.

Spostamento e copia degli elementi

Trasferisci cartelle e file per riorganizzare la struttura dei documenti.

Sposta vs. copia

  • Sposta sposta l'elemento in una nuova posizione e lo rimuove dalla posizione originale.

  • Copia crea un duplicato nella nuova posizione preservando l'originale.

Flusso di lavoro di trasferimento

  1. Seleziona gli elementi da trasferire.

  2. Scegli Sposta dal menu delle azioni.

  3. Seleziona la destinazione: radice del progetto, una sottocartella esistente o un progetto diverso.

  4. Scegli se spostare o copiare.

  5. Conferma il trasferimento.

Puoi spostare o copiare elementi tra progetti. Quando trasferisci tra progetti, seleziona il progetto di destinazione oltre alla cartella di destinazione.

Eliminazione e rimozione degli elementi

L'area di lavoro distingue tra elementi di tua proprietà ed elementi condivisi con te. Questo influisce sia sull'azione disponibile sia sulle conseguenze per i collaboratori.

Elimina elementi di tua proprietà

Quando possiedi un file o una cartella, l'azione elimina lo rimuove in modo permanente:

  1. Seleziona uno o più elementi di tua proprietà dalla vista cartelle.

  2. Scegli l'azione elimina.

  3. Conferma l'eliminazione nella finestra di dialogo.

L'eliminazione è permanente. Gli elementi eliminati non possono essere recuperati da August. Prima di eliminare, assicurati di avere backup esterni per i documenti critici.

Rimuovi elementi condivisi

Quando gli elementi sono stati condivisi con te, l'azione rimuovi li nasconde dalla tua vista senza eliminarli per il proprietario o per gli altri collaboratori:

  1. Seleziona uno o più elementi condivisi dalla vista cartelle.

  2. Scegli l'azione rimuovi.

  3. Conferma la rimozione nella finestra di dialogo.

Gli elementi scompaiono dalla tua vista cartelle ma rimangono accessibili al proprietario originale e agli altri collaboratori con cui sono stati condivisi.

Impatto sui collaboratori

Le azioni sugli elementi condivisi influiscono sugli altri utenti:

  • Spostamento di elementi condivisi: modifica la posizione per tutti i collaboratori. Gli altri troveranno gli elementi nella nuova posizione.

  • Eliminazione di elementi condivisi: rimuove l'accesso per tutti i collaboratori. La finestra di dialogo di eliminazione ti avvisa quando un'azione influenzerà gli altri.

  • Rimozione di elementi condivisi: influisce solo sulla tua vista. Gli altri collaboratori mantengono l'accesso.

Quando esegui azioni su cartelle o file condivisi, la finestra di dialogo mostra avvisi se l'operazione influenzerà l'accesso dei collaboratori o la posizione delle cartelle.

Cosa succede dopo l'eliminazione o lo spostamento

Quando elimini o sposti documenti e cartelle, August aggiorna automaticamente la ricerca e il recupero di AI per riflettere tali modifiche.

Dopo l'eliminazione

  • Il documento o la cartella scompare immediatamente dalla tua vista.

  • I contenuti eliminati vengono esclusi da Platform Search e dal recupero di Assistant nel giro di pochi secondi.

  • L'eliminazione di una cartella rimuove tutti i documenti al suo interno dalla ricerca e dal contesto AI.

Sincronizzazione in background: l'interfaccia utente riflette immediatamente la tua azione di eliminazione. Gli indici di ricerca e il recupero di AI si aggiornano in background, completando in genere l'operazione nel giro di pochi secondi. Durante questo breve periodo di sincronizzazione, i contenuti eliminati potrebbero ancora apparire nei risultati di ricerca.

Dopo lo spostamento

  • Il documento appare immediatamente nella nuova posizione.

  • La ricerca limitata alla cartella segue la nuova posizione nel giro di pochi secondi.

  • Le query di Assistant limitate alla nuova cartella troveranno il documento spostato dopo il completamento della sincronizzazione in background.

Cartelle condivise

Le cartelle condivise con te o da te condivise mostrano un badge con icona di condivisione nell'elenco. Questo badge indica a colpo d'occhio lo stato di condivisione della cartella.

Per rimuovere una cartella condivisa dalla tua vista, usa l'azione Rimuovi condiviso dal menu contestuale. Questo rimuove la cartella dalla tua navigazione senza influire sugli altri utenti che hanno accesso.

Tag e organizzazione

I tag ti aiutano a categorizzare e trovare i documenti. Visualizza i tag nella colonna Tag, dove ogni tag appare come un chip colorato.

Gestione dei tag

  • Fai clic su qualsiasi chip di tag per aprire la finestra di dialogo Gestisci tag per quel file.

  • Fai clic sull'indicatore di overflow (+N) per vedere tutti i tag e accedere alla finestra di dialogo Gestisci tag.

Tag automatici

Quando vengono eseguiti lavori di auto-tagging o di organizzazione, i tag si aggiornano in tempo reale. La vista Cartelle si aggiorna automaticamente man mano che i tag vengono applicati, quindi non è necessario ricaricare manualmente la pagina.

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