Panoramica della gestione dei documenti

August utilizza un'organizzazione basata sui progetti per mantenere separate le pratiche e facilitare la ricerca dei documenti. All'interno di ogni progetto, utilizza le cartelle per organizzare i documenti sorgente e allegali all'Assistente o alla Revisione Tabulare quando sei pronto a lavorare.

Progetti e struttura dello spazio di lavoro

Ogni utente inizia con un progetto Personale predefinito: un punto di partenza privato per il lavoro iniziale. Crea progetti aggiuntivi secondo necessità per separare le pratiche e mantenere il contesto focalizzato.

I progetti condividono una struttura comune della barra laterale, consentendo ai team di navigare in modo coerente. Utilizza i confini del progetto per separare le pratiche e mantenere il contesto focalizzato. Una struttura di progetto coerente migliora la reperibilità e il passaggio di consegne.

Questo video mostra come creare e gestire i progetti.

Navigare tra i progetti nella barra laterale

La barra laterale mostra tutti i progetti a cui hai accesso, organizzati per una navigazione rapida:

• Progetto personale — Il tuo progetto privato rimane fissato in alto per un facile accesso.

• Progetti fissati — I progetti che hai fissato appaiono sotto quello Personale, ordinati in base a quando sono stati fissati (dal più recente). Fissare i progetti mantiene visibili le questioni importanti, indipendentemente dall'ultima volta che ci hai lavorato.

• Progetti non fissati — Tutti i restanti progetti appaiono sotto quelli fissati, ordinati in base all'ultima attività (i più recenti per primi).

Usa il menu a discesa del progetto per Fissare alla barra laterale o Rimuovere dalla barra laterale per personalizzare quali progetti rimangono in primo piano. Puoi anche selezionare Nascondi dalla barra laterale per i progetti che desideri archiviare dalla navigazione rapida.

Cartelle vs. Progetti: Differenze principali

Capire quando utilizzare i Progetti rispetto alle Cartelle aiuta a organizzare il lavoro in modo efficace:

Cartelle e sottocartelle

Le cartelle sono accessibili dalla barra laterale e supportano l'organizzazione dei documenti:

• Crea cartelle per raggruppare i documenti per cliente, pratica o tipo di documento.

• Carica i file tramite drag-and-drop o il pulsante di caricamento.

• Crea sottocartelle quando la struttura della pratica richiede un'organizzazione a livelli.

• Le viste delle cartelle mostrano il numero di elementi e i tempi di creazione.

Cartelle ben strutturate migliorano l'efficienza della revisione a valle.

Questo video mostra come caricare cartelle contenenti documenti.

Caricamento dei documenti

I file possono essere caricati attraverso diversi percorsi:

• Nell'Assistente: Fai clic sul pulsante più per caricare i file direttamente in una conversazione.

• Nelle Cartelle: Trascina e rilascia o usa il pulsante di caricamento per aggiungere file a contenitori organizzati.

I caricamenti vengono utilizzati come contesto sorgente per l'analisi, la revisione e la redazione. Nei flussi di lavoro di due diligence e contenzioso, carica i set di documenti in anticipo per l'orientamento.

Utilizza nomi e raggruppamenti chiari per facilitare il recupero successivo. La qualità dell'output basato sulle fonti dipende da input documentali puliti.

Migliori pratiche per la denominazione dei file

Includi l'estensione corretta in ogni nome di file che carichi. August utilizza le estensioni per determinare come elaborare e aprire i file. Le estensioni supportate includono .docx, .xlsx, .pptx, .pdf, .txt, .msg, .eml, e i comuni formati di immagine e audio.

Attaccare file e cartelle all'Assistente

L'Assistente supporta l'allegamento di singoli file e intere cartelle al contesto della query:

1. Fai clic sul pulsante più nell'Assistente.

2. Seleziona i file o le cartelle da allegare.

3. Usa le @menzioni e la ricerca per inserire rapidamente elementi specifici.

L'allegamento di cartelle è utile quando le risposte dipendono da più documenti correlati. Usa l'ambito dell'allegato intenzionalmente per ridurre il contesto irrilevante. Per set di grandi dimensioni, inizia con richieste di orientamento prima di procedere all'analisi approfondita.

Abbina i flussi di lavoro degli allegati alle citazioni per la verifica.

Migliori pratiche per l'organizzazione dei documenti

• Organizza per pratica: Mantieni i documenti raggruppati per cliente o numero di pratica.

• Usa una denominazione coerente: Includi il tipo di documento, la data e la versione nei nomi dei file per facilitare la ricerca e il recupero tramite @menzione.

• Preferisci flussi di lavoro basati su passaggi: Prima orientati, poi estrai o confronta, quindi riassumi.

• Mantieni i set di precedenti: Mantieni aggiornati i set di precedenti e i modelli ricorrenti per il riutilizzo.

Considera l'organizzazione come un prerequisito per una revisione assistita dall'IA affidabile.

Formati di file supportati

August supporta una gamma di formati di file per l'analisi, la revisione, la trascrizione e la redazione di documenti:

Per una guida dettagliata sui formati, consulta Formati di file supportati.

Cosa leggere dopo

• Panoramica dell'Assistente per i flussi di lavoro di analisi dei documenti

• Revisione Tabulare per il confronto di più documenti

• Integrazioni per connettere SharePoint, Outlook e altri sistemi