Modifier des documents avec le module complémentaire Word

Demandez à August de modifier votre document Word ouvert : il propose chaque modification sous forme de carte de révision dans la barre latérale. Vous pouvez appliquer ou ignorer chaque carte, choisir si la modification doit être ajoutée comme modification suivie ou modification directe, puis continuer à donner des instructions jusqu’à ce que le document vous convienne. Rien ne change dans votre document tant que vous ne l’avez pas approuvé.

Cette vidéo montre comment modifier un document avec le module complémentaire Word.

Cartes de révision

Chaque modification proposée apparaît sous forme de carte dans l’onglet Assistant, qui affiche l’ancien et le nouveau texte. Les cartes s’affichent au fur et à mesure qu’August les rédige, dans l’ordre du document.

• Appliquer ajoute la modification à votre document.

• Ignorer met la modification de côté. Cliquez sur Annuler l’ignorance pour la faire réapparaître.

• Tout appliquer applique toutes les cartes en attente de la réponse.

• Cliquez sur une carte pour accéder directement au texte qu’elle modifie.

• Lorsque August propose plusieurs possibilités, choisissez-en une parmi les libellés de la carte avant de l’appliquer.

• Si August a indiqué la raison d’une modification, développez-la sur la carte.

Vous n’avez pas besoin de vérifier les cartes avant d’envoyer votre prochain message. August voit quelles cartes vous avez appliquées ou ignorées et ne propose pas à nouveau les modifications ignorées. Si vous modifiez manuellement dans le document le texte associé à une carte en attente, la carte vous en avertit et Appliquer vérifie à nouveau le document avant d’y écrire.

Suivi des modifications ou modification directe

Chaque action d’application vous permet de choisir comment la modification sera ajoutée :

• Suivi des modifications applique la modification comme une modification suivie ; elle apparaît donc dans le volet Révision de Word, avec les insertions et suppressions signalées.

• Direct applique la modification sans suivi. Utilisez cette option si vous souhaitez obtenir une copie propre, sans marques de révision.

Le sélecteur apparaît sur chaque carte et à côté de Tout appliquer, ce qui vous permet d’appliquer certaines modifications avec suivi et d’autres directement. Il est initialement réglé sur Suivi des modifications et mémorise votre dernier choix. L’application d’une carte de révision ne modifie pas le paramètre de suivi des modifications de Word.

Quand utiliser chaque option

• Utilisez le suivi des modifications lorsque vous souhaitez examiner chaque modification dans Word, partager les annotations avec vos collègues ou conserver une piste d’audit pour les négociations.

• Utilisez l’option directe lorsque les modifications sont prêtes pour le document final ou que vous préparez un livrable propre pour un client.

Modifications nécessitant votre autorisation

Certaines modifications ne peuvent pas être affichées sous forme de comparaison de texte, par exemple la création d’un tableau, la modification des styles ou de la mise en forme, l’insertion d’un élément de liste, l’ajout de commentaires, la fusion de paragraphes ou la traduction de l’intégralité du document. Pour ces opérations, August affiche une carte d’autorisation décrivant ce qu’il souhaite faire.

• Cliquez sur Autoriser pour exécuter la modification ou sur Refuser pour l’ignorer.

• Si vous refusez une modification, August ne réessaie pas de l’appliquer et vous demande ce que vous préféreriez à la place.

• Lorsqu’une carte d’autorisation pour une modification du document est en attente, le champ de saisie est suspendu jusqu’à ce que vous fassiez un choix.

La traduction de l’intégralité du document depuis une conversation remplace le corps du document, ce qui supprime les modifications suivies et les commentaires en attente. Pour conserver l’original, utilisez l’onglet Traduire et choisissez Ouvrir en tant que nouveau document ; consultez Présentation du module complémentaire Word.

Itérer sur un brouillon

Donnez des instructions complémentaires à tout moment, par exemple « rendez le ton plus formel » ou « corrigez uniquement les erreurs manifestes ». August relit le document à chaque message ; les modifications que vous effectuez manuellement dans Word sont donc prises en compte dans ses prochaines propositions.

Vous pouvez interrompre une réponse en cours. Les cartes déjà proposées restent dans la barre latérale pour que vous puissiez les examiner, et vous pouvez reprendre la conversation ultérieurement.

Travailler avec vos fichiers August

Joignez des fichiers, des dossiers ou des révisions tabulaires provenant de vos dossiers de projet August à une conversation Word ; August s’en sert pendant qu’il modifie le document ouvert.

Éléments que vous pouvez combiner :

• Modèles du cabinet et contrats de référence

• Version annotée de la partie adverse

• Brouillons précédents

• Fiches de conditions du client

Pour en savoir plus sur la manière de joindre des fichiers et des dossiers, consultez Présentation de l’Assistant.

Ce qu’August comprend dans votre document

August lit la structure de votre document Word, et pas seulement son texte, afin que ses modifications s’intègrent à votre mise en page existante :

• Listes et numérotation : sections numérotées, sous-clauses lettrées, listes à puces et structures imbriquées

• Tableaux : structure des tableaux et contenu des cellules

• Titres : niveaux hiérarchiques et structure du document

• Champs, notes de bas de page, notes de fin et commentaires : August les modifie sans les détériorer

• En-têtes et pieds de page

• Modifications suivies en attente : leur auteur et les changements effectués

• Mise en forme : texte en gras, italique, barré et styles de paragraphe

Pour les documents volumineux, August s’appuie sur le plan des titres et lit les sections au fur et à mesure de ses besoins. Les cartes de révision modifient uniquement le texte ; la numérotation, les styles et la mise en forme restent donc inchangés, sauf si vous demandez une modification de la mise en forme.

Lorsqu’une modification ne peut pas être appliquée

Si Word ne peut pas appliquer une carte, celle-ci en indique la raison :

• Le document a été modifié pendant la modification : le texte cible a été modifié ou déplacé après la proposition d’August. August la proposera à nouveau dans votre prochain message.

• Le document n’est pas modifiable : le document est en lecture seule ou ouvert en mode protégé. Activez la modification (ou enregistrez la copie récupérée), puis demandez à August de réessayer.

• Word était momentanément occupé : demandez à August de réessayer la modification.

• Word n’a pas pu appliquer la modification : August réexaminera la situation dans votre prochain message.

Exemples de flux de travail

• Reformater un contrat existant. Uniformisez les titres incohérents, les termes définis, les sous-clauses et les polices dans l’ensemble d’un document.

• Répondre à une version annotée de la partie adverse. Demandez à August de résumer les modifications suivies de l’autre partie, puis de proposer des réponses.

• Se conformer à un document de référence. Joignez votre contrat standard et demandez à August d’aligner le brouillon ouvert sur celui-ci.

• Resserrer la formulation dans un bail ou une lettre de mission. Affinez la formulation tout en conservant la structure intacte.

• Renommer un terme défini partout. August propose une carte par occurrence afin que vous puissiez vérifier chacune d’elles.

Prérequis

Installez d’abord le module complémentaire Word et connectez-vous. Consultez Présentation du module complémentaire Word pour connaître la configuration et la configuration système requise.