Editar documentos con el complemento de Word

Pide a August que modifique el documento de Word que tienes abierto y te propondrá cada cambio como una tarjeta de revisión en la barra lateral. Aplica o descarta cada tarjeta, elige si el cambio se incorpora como un cambio registrado o como una edición directa y sigue dando instrucciones hasta que el documento quede como quieres. Nada cambia en tu documento hasta que lo apruebas.

Este video muestra cómo editar con el complemento de Word.

Tarjetas de revisión

Cada cambio propuesto aparece como una tarjeta en la pestaña Assistant, donde se muestran el texto original y el nuevo. Las tarjetas aparecen a medida que August las redacta, en el orden del documento.

• Aplicar incorpora el cambio al documento.

• Descartar aparta el cambio. Haz clic en Deshacer descarte para recuperarlo.

• Aplicar todo aplica todas las tarjetas pendientes de la respuesta.

• Haz clic en una tarjeta para ir directamente al texto que modifica.

• Cuando August ofrezca alternativas, elige una de las etiquetas de la tarjeta antes de aplicarla.

• Si August indicó el motivo de un cambio, amplíalo en la tarjeta.

No necesitas revisar las tarjetas antes de enviar tu siguiente mensaje. August sabe qué tarjetas aplicaste o descartaste y no vuelve a proponer los cambios descartados. Si editas manualmente el texto situado bajo una tarjeta pendiente, la tarjeta te avisará y Aplicar volverá a comprobar el documento antes de escribir.

Cambios registrados o directos

Cada acción de aplicación te permite elegir cómo se incorpora el cambio:

• Cambio registrado aplica el cambio como una modificación registrada, por lo que aparece en el panel Revisión de Word con las inserciones y eliminaciones marcadas.

• Directo aplica el cambio sin registrarlo. Úsalo cuando quieras una copia limpia sin marcas de revisión.

El selector aparece en cada tarjeta y junto a Aplicar todo, para que puedas registrar algunos cambios y aplicar otros directamente. Se inicia en Cambio registrado y recuerda tu última elección. Aplicar una tarjeta de revisión deja intacta la configuración de Control de cambios de Word.

Cuándo usar cada opción

• Usa Cambio registrado cuando quieras revisar cada cambio en Word, compartir las marcas con tus colegas o conservar un registro de auditoría para las negociaciones.

• Usa Directo cuando las ediciones estén listas para el documento final o estés preparando un entregable limpio para un cliente.

Cambios que requieren tu permiso

Algunos cambios no se pueden mostrar como una diferencia de texto, como crear una tabla, cambiar estilos o formato, insertar un elemento de lista, añadir comentarios, combinar párrafos o traducir todo el documento. Para estos casos, August muestra una tarjeta de permiso que describe lo que quiere hacer.

• Haz clic en Permitir para ejecutar el cambio o en Denegar para omitirlo.

• Si deniegas un cambio, August no vuelve a intentarlo y te pregunta qué prefieres hacer en su lugar.

• Mientras una tarjeta de permiso para un cambio del documento esté pendiente, el cuadro de redacción se pausa hasta que elijas una opción.

Traducir todo el documento desde el chat reemplaza el cuerpo del documento, lo que elimina los cambios registrados y comentarios pendientes. Para conservar el original, usa la pestaña Translate y elige Open as a new document; consulta Word Add-In Overview.

Iterar sobre un borrador

Puedes dar instrucciones de seguimiento en cualquier momento, como «haz que el tono sea más formal» o «corrige solo los errores evidentes». August vuelve a leer el documento en cada mensaje, por lo que las ediciones que hagas manualmente en Word se reflejan en sus siguientes propuestas.

Puedes detener una respuesta mientras se ejecuta. Las tarjetas ya propuestas permanecen en la barra lateral para que las revises y puedes continuar la conversación más adelante.

Trabajar con tus archivos de August

Adjunta archivos, carpetas o revisiones tabulares de tus carpetas de proyectos de August a un chat de Word, y August los utilizará mientras edita el documento abierto.

Entradas que puedes combinar:

• Plantillas de la firma y contratos precedentes

• La versión con cambios registrados del abogado de la otra parte

• Borradores anteriores

• Hojas de términos del cliente

Para obtener más información sobre cómo adjuntar archivos y carpetas, consulta Assistant Overview.

Lo que August entiende de tu documento

August lee la estructura del documento de Word, no solo el texto, por lo que sus ediciones se adaptan al diseño existente:

• Listas y numeración: secciones numeradas, subcláusulas con letras, listas con viñetas y estructuras anidadas

• Tablas: estructura de la tabla y contenido de las celdas

• Encabezados: niveles del esquema y jerarquía del documento

• Campos, notas al pie, notas al final y comentarios: August edita a su alrededor sin alterarlos

• Encabezados y pies de página

• Cambios registrados pendientes: quién los hizo y qué modificaron

• Formato: negrita, cursiva, tachado y estilos de párrafo

En documentos grandes, August parte del esquema de encabezados y lee las secciones según las necesita. Las tarjetas de revisión solo cambian el texto, por lo que la numeración, los estilos y el formato permanecen igual, a menos que solicites un cambio de formato.

Cuando no se puede aplicar una edición

Si Word no puede aplicar una tarjeta, la tarjeta indica el motivo:

• El documento cambió durante la edición: el texto objetivo se editó o se movió después de que August propusiera el cambio. August lo volverá a proponer en tu siguiente mensaje.

• El documento no se puede editar: el documento es de solo lectura o está abierto en la Vista protegida. Habilita la edición (o guarda la copia recuperada) y luego pide a August que lo intente de nuevo.

• Word estaba ocupado brevemente: pide a August que vuelva a intentar la edición.

• Word no pudo aplicar la edición: August volverá a revisarla en tu siguiente mensaje.

Flujos de trabajo de ejemplo

• Reformatear un contrato existente. Estandariza los encabezados, términos definidos, subcláusulas y fuentes inconsistentes de un documento.

• Responder a los cambios registrados de la otra parte. Pide a August que resuma los cambios registrados de la otra parte y luego proponga respuestas.

• Ajustarse a un precedente. Adjunta tu contrato estándar y pide a August que alinee con él el borrador abierto.

• Perfeccionar el lenguaje de un contrato de arrendamiento o una carta de contratación. Mejora la redacción manteniendo intacta la estructura.

• Cambiar el nombre de un término definido en todas partes. August propone una tarjeta por cada aparición para que puedas comprobarlas todas.

Requisitos previos

Instala primero el complemento de Word e inicia sesión. Consulta Word Add-In Overview para obtener información sobre la configuración y los requisitos del sistema.