Présentation des Playbooks

Les Playbooks convertissent les normes et les précédents du cabinet en règles de révision opérationnelles. Définissez vos positions préférées, vos clauses de repli et vos points de vigilance une seule fois, puis appliquez-les à chaque accord d'un ensemble de documents. Cela standardise la manière dont votre équipe évalue et discute des risques contractuels sans perdre le jugement spécifique à chaque dossier.

Cette vidéo montre comment créer et configurer des Playbooks pour votre cabinet.

Composants principaux

Chaque règle de playbook saisit trois éléments :

• Position préférée : La formulation cible ou la posture de risque de votre cabinet pour une clause donnée.

• Clauses de repli : Alternatives acceptables lorsque les conditions préférées ne sont pas disponibles.

• Points de vigilance : Termes ou schémas qui nécessitent une attention juridique ou une remontée (escalade).

Ensemble, ces éléments structurent une première révision cohérente. Remontez les éléments signalés au jugement d'un avocat si nécessaire.

Créer des règles efficaces

1. Commencez par des précédents représentatifs : Inspirez-vous de transactions antérieures, de modèles et d'accords exemplaires.

2. Définissez ce qui est acceptable : Identifiez ce qui est acceptable, ce qui constitue une solution de repli et ce qui doit être remonté.

3. Rendez les règles testables : Maintenez un langage de règle suffisamment spécifique pour être évalué lors de la révision.

4. Révisez avant de publier : Validez les règles générées avant de les déployer auprès d'équipes plus larges.

5. Mettez à jour au fur et à mesure que les positions évoluent : Maintenez les règles à jour en fonction de l'évolution des positions du cabinet.

Créer un Playbook

Il existe deux façons de créer un Playbook. Utilisez la génération par IA pour la rapidité ; utilisez la création manuelle pour un contrôle précis.

Méthode A : Générer via l'IA

Méthode B : Construire manuellement

Appliquer des Playbooks lors de la révision

Appliquez des playbooks aux accords récurrents pour vérifier l'alignement avec les normes du cabinet :

1. Sélectionnez le playbook et l'ensemble de documents à réviser.

2. August évalue chaque document par rapport à vos positions définies.

3. Les résultats montrent où les termes correspondent au langage préféré, où la solution de repli s'applique et ce qui nécessite une remontée.

4. Concentrez le jugement juridique sur les points signalés plutôt que de relire chaque clause.

Cela permet une première révision plus rapide d'ensembles de documents volumineux. Les Playbooks aident à standardiser la manière dont les équipes évaluent et discutent des risques contractuels. Les décisions finales restent du ressort des réviseurs juridiques.

Utiliser les Playbooks avec le complément Word

Les Playbooks peuvent être appliqués directement dans le complément Microsoft Word :

1. Ouvrez votre document dans Word.

2. Dans la barre latérale August, sélectionnez le playbook à appliquer.

3. August révise le document par rapport à vos normes et propose des modifications sous forme de suivi des modifications.

4. Acceptez, rejetez ou modifiez chaque suggestion.

Cela permet une révision à l'intérieur du document par rapport aux normes du cabinet sans quitter le contexte de rédaction. Validez les modifications suggérées avant de les accepter.

Meilleures pratiques

• Commencez par vos précédents les plus solides : Utilisez des accords bien négociés comme base.

• Gardez des règles spécifiques : Des règles vagues produisent des résultats vagues. « Le plafond de responsabilité ne doit pas dépasser 12 mois d'honoraires » est préférable à « limiter la responsabilité ».

• Séparez les préoccupations : Créez des playbooks distincts pour les accords de confidentialité (NDA), les contrats cadres de services (MSA), les accords de règlement et autres types de documents.

• Effectuez des itérations basées sur l'utilisation : Affinez les règles au fur et à mesure que vous découvrez des cas limites lors de révisions réelles.

• Gérez les versions de vos playbooks : Gardez une trace des modifications afin de pouvoir identifier quelle version a été appliquée à quel dossier.

Quand utiliser les Playbooks

Utilisez les playbooks quand :

• Vous révisez des productions volumineuses avec des types de documents récurrents

• Vous gérez un portefeuille d'accords similaires nécessitant un traitement cohérent

• Vous souhaitez standardiser la manière dont les avocats débutants abordent la première révision

• Vous devez appliquer des positions à l'échelle du cabinet sur plusieurs transactions simultanément

Lectures complémentaires

• Présentation de l'Assistant pour générer des playbooks à partir de précédents

• Complément Word pour appliquer des playbooks dans des documents

• Révision tabulaire pour une comparaison structurée entre des ensembles de documents