Présentation des Playbooks
Les Playbooks transforment les normes et les précédents de votre cabinet en règles opérationnelles de revue. Définissez une fois pour toutes vos positions privilégiées, vos formulations de repli et vos signaux d’alerte, puis appliquez-les à chaque contrat que vous examinez. Vous uniformisez ainsi la manière dont votre équipe trie et analyse les risques contractuels, sans perdre le discernement propre à chaque opération.
Cette vidéo explique comment créer et configurer des Playbooks pour votre cabinet.
Composants principaux
Chaque règle d’un playbook repose sur trois éléments :
Position de départ : la formulation privilégiée ou l’attitude face au risque de votre cabinet pour une clause donnée.
Solutions de repli : les alternatives acceptables lorsque la position de départ est refusée, classées par ordre de préférence.
Non acceptable : les formulations ou omissions qui nécessitent l’attention d’un juriste ou une escalade.
Ensemble, ces éléments structurent une revue initiale cohérente. Faites remonter les éléments signalés pour qu’un avocat exerce son jugement lorsque nécessaire.
Créer des règles efficaces
Commencez par des précédents représentatifs : appuyez-vous sur des opérations antérieures, des modèles et des contrats de référence.
Définissez ce qui est acceptable : identifiez ce qui est acceptable, ce qui constitue une solution de repli et ce qui doit être soumis à une escalade.
Rendez les règles vérifiables : utilisez une formulation suffisamment précise pour pouvoir être évaluée lors de la revue.
Effectuez une revue avant le partage : validez les règles générées avant de les déployer auprès d’équipes plus larges.
Mettez-les à jour à mesure que les positions évoluent : veillez à ce que les règles restent à jour lorsque les positions du cabinet changent.
Créer un Playbook
Il existe deux façons de créer un Playbook. Utilisez la génération par IA pour gagner du temps et la création manuelle pour un contrôle précis.
Méthode A : générer avec l’IA
Assistant peut créer un Playbook à partir de vos documents de référence ou de la seule description de vos positions.
Démarrez une nouvelle conversation dans Assistant.
Si vous le souhaitez, joignez des contrats de référence, des modèles ou des contrats précédemment négociés qui reflètent les normes de votre cabinet.
Décrivez l’objectif, par exemple : « Extraire les positions standard de notre NDA dans un playbook. »
Examinez les règles créées par August et affinez-les dans l’éditeur de Playbook.
Méthode B : créer manuellement
Créez vous-même les règles lorsque vous avez besoin d’un contrôle précis sur chaque position.
Cliquez sur Playbooks dans la barre latérale gauche, puis sur Créer.
Cliquez sur Ajouter une règle, donnez un nom à la règle et renseignez sa Position de départ. Cliquez sur Ajouter un exemple de formulation si vous souhaitez présenter un exemple de rédaction.
Cliquez sur Ajouter une solution de repli pour chaque alternative acceptable (Repli 1, Repli 2, etc.), puis renseignez Non acceptable et, facultativement, les Instructions.
Répétez l’opération pour chaque type de clause. Pour rédiger une seule règle avec l’IA, cliquez sur l’icône de baguette magique (Générer une règle avec l’IA) de la règle.
Examinez les règles avec votre équipe avant de déployer le Playbook.
Pour modifier un Playbook existant en décrivant ce que vous souhaitez, cliquez sur Modifier dans le chat dans l’éditeur de Playbook. August vous propose les modifications afin que vous les examiniez avant leur enregistrement.
Les Playbooks peuvent être utilisés à trois endroits : joints à une conversation dans Assistant, exécutés depuis l’onglet Playbooks du complément Word ou ajoutés comme contexte à un Agent.
Gérer vos Playbooks
Ouvrez le menu d’une carte de Playbook sur la page Playbooks pour le gérer :
Modifier ouvre l’éditeur de Playbook et Dupliquer crée une copie que vous pouvez modifier.
Partager permet à vos collègues d’accéder au Playbook.
Déplacer vers un projet ou Copier vers un projet place le Playbook dans un autre projet.
Télécharger au format DOCX ou Télécharger au format PDF exporte les règles dans un document.
Supprimer retire votre accès au Playbook. Si personne d’autre n’y a accès, le Playbook est définitivement supprimé.
Lorsque vous demandez à August de supprimer un Playbook dans Assistant, il vous demande d’abord votre approbation.
Appliquer des Playbooks dans Assistant
Joignez un Playbook et les contrats que vous souhaitez vérifier à une conversation Assistant, puis demandez à August de les examiner par rapport à celui-ci :
Joignez le playbook et les documents à examiner.
Demandez à August d’évaluer les documents au regard de vos positions.
Examinez les clauses qui correspondent à la position de départ, celles auxquelles une solution de repli s’applique et celles qui nécessitent une escalade.
Concentrez le jugement juridique sur les éléments signalés plutôt que de relire chaque clause.
Les décisions finales restent du ressort des réviseurs juridiques.
Utiliser les Playbooks avec le complément Word
Exécutez un Playbook sur le document ouvert dans Word, règle par règle :
Ouvrez votre document dans Word, puis ouvrez la barre latérale August.
Dans l’onglet Playbooks, cliquez sur le playbook à exécuter.
Saisissez la Partie représentée, ajoutez éventuellement des notes, puis cliquez sur Exécuter.
Examinez le verdict de chaque règle, puis cliquez sur Suggérer des modifications pour les règles qui ne sont pas satisfaisantes et appliquez ou refusez chaque modification proposée.
Suivi des modifications ou application directe : chaque carte de modification suggérée vous permet de choisir Suivi des modifications pour l’appliquer en tant que modification suivie, ou Application directe pour l’appliquer sans suivi. Consultez Évaluation des Playbooks dans le complément Word pour connaître le processus complet.
Bonnes pratiques
Commencez par vos meilleurs précédents : utilisez des contrats bien négociés comme fondation.
Restez précis dans vos règles : les règles vagues produisent des résultats vagues. « Le plafond de responsabilité ne doit pas dépasser 12 mois de frais » vaut mieux que « limiter la responsabilité ».
Séparez les sujets : créez des playbooks distincts pour les NDA, les MSA, les accords transactionnels et les autres types de documents.
Faites évoluer les règles selon l’usage : affinez-les à mesure que vous découvrez des cas particuliers lors de revues réelles.
Consignez les modifications : notez les changements importants apportés aux règles afin que votre équipe sache quelles positions étaient en vigueur pour un dossier donné.
Quand utiliser les Playbooks
Utilisez les playbooks lorsque :
Vous examinez régulièrement les mêmes types de documents selon les mêmes normes
Vous gérez un portefeuille de contrats similaires nécessitant un traitement cohérent
Vous souhaitez uniformiser la manière dont les avocats débutants effectuent la revue initiale
Vous devez appliquer les positions du cabinet à plusieurs opérations
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