Descripción general de Playbooks

Playbooks convierten los estándares y precedentes de la firma en reglas operativas de revisión. Define una vez tus posiciones preferidas, lenguaje alternativo y señales de alerta, y aplícalos después a cada acuerdo que revises. Esto estandariza la forma en que tu equipo clasifica y analiza el riesgo contractual sin perder el criterio específico de cada acuerdo.

Este video muestra cómo crear y configurar Playbooks para tu firma.

Componentes principales

Cada regla del playbook se estructura en torno a tres elementos:

• Posición inicial: El lenguaje preferido de tu firma o su postura frente al riesgo para una cláusula determinada.

• Alternativas: Alternativas aceptables cuando se rechaza la posición inicial, ordenadas según su preferencia.

• No aceptable: Lenguaje u omisiones que requieren atención legal o una escalación.

En conjunto, estos elementos estructuran una revisión inicial coherente. Escala los elementos señalados para que un abogado los evalúe cuando sea necesario.

Creación de reglas eficaces

1. Empieza con precedentes representativos: Recurre a acuerdos anteriores, plantillas y acuerdos ejemplares.

2. Define qué es aceptable: Identifica qué es aceptable, qué constituye una alternativa y qué debe escalarse.

3. Haz que las reglas se puedan comprobar: Mantén el lenguaje de las reglas lo suficientemente específico como para evaluarlo durante la revisión.

4. Revisa antes de compartir: Valida las reglas generadas antes de implementarlas en equipos más amplios.

5. Actualiza las reglas a medida que evolucionen las posiciones: Mantén las reglas al día cuando cambien las posiciones de la firma.

Creación de un Playbook

Hay dos formas de crear un Playbook. Usa la generación mediante IA para hacerlo rápidamente y la creación manual para tener un control preciso.

Método A: Generar mediante IA

Assistant puede crear un Playbook a partir de tus documentos precedentes o únicamente a partir de una descripción de tus posiciones.

1. Inicia una conversación nueva en Assistant.

2. Si quieres, adjunta acuerdos precedentes, plantillas o acuerdos negociados anteriormente que reflejen los estándares de tu firma.

3. Describe el objetivo; por ejemplo: «Extrae nuestras posiciones estándar sobre NDA en un playbook».

4. Revisa las reglas que crea August y perfecciónalas en el editor de Playbooks.

Método B: Crear manualmente

Crea las reglas tú mismo cuando necesites un control preciso sobre cada posición.

1. Haz clic en Playbooks en la barra lateral izquierda y, después, en Crear nuevo.

2. Haz clic en Añadir regla, asigna un nombre a la regla y completa su Posición inicial. Haz clic en Añadir lenguaje de ejemplo si quieres mostrar una redacción de muestra.

3. Haz clic en Añadir alternativa para cada alternativa aceptable (Alternativa 1, Alternativa 2, etc.) y, después, completa No aceptable y la Orientación opcional.

4. Repite el proceso para cada tipo de cláusula. Para redactar una sola regla con IA, haz clic en el icono de la varita (Generar regla con IA) de la regla.

5. Revisa las reglas con tu equipo antes de implementar el Playbook.

Para cambiar un Playbook existente describiendo lo que quieres, haz clic en Editar en el chat en el editor de Playbooks. August propone los cambios para que los revises antes de guardarlos.

Gestiona tus Playbooks

Abre el menú de una tarjeta de Playbook en la página de Playbooks para gestionarlo:

• Editar abre el editor de Playbooks y Duplicar crea una copia que puedes modificar.

• Compartir permite que tus colegas accedan al Playbook.

• Mover al proyecto o Copiar al proyecto lo coloca en otro proyecto.

• Descargar como DOCX o Descargar como PDF exporta las reglas como documento.

• Eliminar revoca tu acceso al Playbook. Si nadie más tiene acceso, el Playbook se elimina de forma permanente.

Cuando pides a August en Assistant que elimine un Playbook, primero te solicita aprobación.

Aplicación de Playbooks en Assistant

Adjunta un Playbook y los acuerdos que quieras comprobar a un chat de Assistant y, después, pídele a August que los revise comparándolos con él:

1. Adjunta el playbook y los documentos que quieras revisar.

2. Pide a August que evalúe los documentos comparándolos con tus posiciones.

3. Revisa dónde los términos coinciden con la posición inicial, dónde se aplica una alternativa y qué requiere escalación.

4. Centra el criterio legal en los elementos señalados en lugar de volver a leer cada cláusula.

Las decisiones finales siguen correspondiendo a los revisores legales.

Uso de Playbooks con el complemento de Word

Ejecuta un Playbook, regla por regla, sobre el documento abierto en Word:

1. Abre el documento en Word y abre la barra lateral de August.

2. En la pestaña Playbooks, haz clic en el playbook que quieras ejecutar.

3. Introduce la Parte representada, añade notas opcionales y haz clic en Ejecutar.

4. Revisa el resultado de cada regla y, después, haz clic en Sugerir ediciones para las reglas que no cumplan el objetivo; aplica o descarta cada edición propuesta.

Buenas prácticas

• Empieza con tus precedentes más sólidos: Usa acuerdos bien negociados como base.

• Mantén las reglas específicas: Las reglas vagas producen resultados vagos. «El límite de responsabilidad no debe superar 12 meses de honorarios» es mejor que «limita la responsabilidad».

• Separa los asuntos: Crea playbooks independientes para NDA, MSA, acuerdos transaccionales y otros tipos de documentos.

• Itera en función del uso: Perfecciona las reglas a medida que descubras casos límite en revisiones reales.

• Registra los cambios: Anota los cambios importantes en las reglas para que tu equipo sepa qué posiciones estaban vigentes en un asunto determinado.

Cuándo usar Playbooks

Usa playbooks cuando:

• Revisas tipos de documentos recurrentes conforme a los mismos estándares

• Gestionas un conjunto de acuerdos similares que requieren un tratamiento coherente

• Quieres estandarizar cómo los abogados júnior abordan la revisión inicial

• Necesitas aplicar las posiciones de toda la firma en varios acuerdos

Qué leer a continuación

• Descripción general de Assistant para generar playbooks a partir de precedentes

• Evaluación de Playbooks en el complemento de Word para ejecutar playbooks en Word

• Revisión tabular para comparar de forma estructurada conjuntos de documentos