Modificare documenti con il componente aggiuntivo per Word

Chiedi ad August di modificare il documento Word aperto e ogni modifica verrà proposta come scheda di revisione nella barra laterale. Puoi applicare o ignorare ogni scheda, scegliere se inserirla come modifica rilevata o come modifica diretta e continuare a impartire istruzioni finché il documento non è corretto. Il documento non cambia finché non approvi la modifica.

Questo video mostra come modificare i documenti con il componente aggiuntivo per Word.

Schede di revisione

Ogni modifica proposta appare come una scheda nella scheda Assistente, che mostra il testo precedente e quello nuovo. Le schede vengono visualizzate man mano che August le crea, nell'ordine in cui compaiono nel documento.

• Applica inserisce la modifica nel documento.

• Ignora accantona la modifica. Fai clic su Annulla ignoramento per ripristinarla.

• Applica tutto applica tutte le schede in sospeso presenti nella risposta.

• Fai clic su una scheda per passare al testo che modifica.

• Quando August propone delle alternative, scegline una tra le etichette della scheda prima di applicarla.

• Se August ha fornito un motivo per una modifica, espandilo nella scheda.

Non è necessario esaminare le schede prima di inviare il messaggio successivo. August vede quali schede hai applicato o ignorato e non ripropone le modifiche ignorate. Se modifichi manualmente in Word il testo sottostante una scheda in sospeso, la scheda ti avvisa e Applica controlla nuovamente il documento prima di apportare la modifica.

Modifica rilevata o diretta

Ogni azione di applicazione ti consente di scegliere come inserire la modifica:

• Modifica rilevata applica la modifica come modifica rilevata, che viene quindi visualizzata nel riquadro Revisione di Word con inserimenti ed eliminazioni contrassegnati.

• Diretta applica la modifica senza rilevamento. Usala quando vuoi una copia pulita, senza contrassegni delle revisioni.

Il selettore appare su ogni scheda e accanto a Applica tutto, così puoi applicare alcune modifiche come modifiche rilevate e altre direttamente. È impostato inizialmente su Modifica rilevata e memorizza la tua ultima scelta. L'applicazione di una scheda di revisione lascia invariata l'impostazione di Word relativa a Rileva modifiche.

Quando usare ciascuna opzione

• Usa Modifica rilevata quando vuoi esaminare ogni modifica in Word, condividere i contrassegni con i colleghi o conservare una traccia di audit per le negoziazioni.

• Usa Diretta quando le modifiche sono pronte per il documento finale o stai preparando un documento definitivo e pulito per un cliente.

Modifiche che richiedono la tua autorizzazione

Alcune modifiche non possono essere mostrate come differenze di testo, ad esempio la creazione di una tabella, la modifica di stili o formattazione, l'inserimento di un elemento in un elenco, l'aggiunta di commenti, l'unione di paragrafi o la traduzione dell'intero documento. In questi casi, August mostra una scheda di autorizzazione che descrive l'operazione che vuole eseguire.

• Fai clic su Consenti per eseguire la modifica oppure su Nega per ignorarla.

• Se neghi una modifica, August non ci riprova e ti chiede che cosa preferiresti fare invece.

• Quando una scheda di autorizzazione per una modifica al documento è in attesa, il compositore viene messo in pausa finché non effettui una scelta.

La traduzione dell'intero documento dalla chat sostituisce il corpo del documento, rimuovendo le modifiche rilevate e i commenti in sospeso. Per conservare l'originale, usa la scheda Traduci e scegli Apri come nuovo documento; consulta Panoramica del componente aggiuntivo per Word.

Iterare su una bozza

Puoi impartire istruzioni successive in qualsiasi momento, ad esempio "rendi il tono più formale" oppure "correggi solo gli errori evidenti". August rilegge il documento a ogni messaggio, quindi le modifiche che apporti manualmente in Word vengono riflesse nelle proposte successive.

Puoi interrompere una risposta mentre è in esecuzione. Le schede già proposte restano nella barra laterale per essere esaminate e puoi riprendere la conversazione in un secondo momento.

Lavorare con i file di August

Allega file, cartelle o revisioni tabellari dalle tue cartelle di progetto di August a una chat di Word: August li utilizzerà mentre modifica il documento aperto.

Puoi combinare:

• Modelli dello studio e contratti precedenti

• La versione con modifiche rilevate del legale della controparte

• Bozze precedenti

• Term sheet del cliente

Per ulteriori informazioni sull'allegazione di file e cartelle, consulta Panoramica dell'Assistente.

Che cosa comprende August del tuo documento

August legge la struttura del documento Word, non solo il testo, così le sue modifiche si adattano al layout esistente:

• Elenchi e numerazione: sezioni numerate, sottoclausole con lettere, elenchi puntati e strutture nidificate

• Tabelle: struttura della tabella e contenuto delle celle

• Titoli: livelli della struttura e gerarchia del documento

• Campi, note a piè di pagina, note di chiusura e commenti: August modifica il testo intorno a questi elementi senza danneggiarli

• Intestazioni e piè di pagina

• Modifiche rilevate in sospeso: chi le ha apportate e che cosa hanno modificato

• Formattazione: grassetto, corsivo, barrato e stili di paragrafo

Per i documenti di grandi dimensioni, August utilizza la struttura dei titoli e legge le sezioni quando necessario. Le schede di revisione modificano solo il testo, quindi numerazione, stili e formattazione restano invariati, a meno che tu non chieda una modifica della formattazione.

Quando una modifica non può essere applicata

Se Word non riesce ad applicare una scheda, la scheda ne indica il motivo:

• Il documento è cambiato durante la modifica: il testo di destinazione è stato modificato o spostato dopo che August aveva proposto la modifica. August la proporrà nuovamente al tuo messaggio successivo.

• Il documento non è modificabile: il documento è di sola lettura oppure è aperto in Visualizzazione protetta. Abilita la modifica (oppure salva la copia recuperata), quindi chiedi ad August di riprovare.

• Word era momentaneamente occupato: chiedi ad August di provare nuovamente a eseguire la modifica.

• Word non ha potuto applicare la modifica: August la esaminerà nuovamente al tuo messaggio successivo.

Esempi di flussi di lavoro

• Riformattare un contratto esistente. Uniforma titoli incoerenti, termini definiti, sottoclausole e caratteri in tutto il documento.

• Rispondere alle modifiche rilevate della controparte. Chiedi ad August di riepilogare le modifiche rilevate dell'altra parte e quindi di proporre delle risposte.

• Conformarsi a un precedente. Allega il tuo contratto standard e chiedi ad August di allineare la bozza aperta a tale modello.

• Rendere più conciso il linguaggio di un contratto di locazione o di una lettera d'incarico. Perfeziona la formulazione mantenendo intatta la struttura.

• Rinominare ovunque un termine definito. August propone una scheda per ogni occorrenza, così puoi controllarle una per una.

Prerequisiti

Installa prima il componente aggiuntivo per Word e accedi. Consulta Panoramica del componente aggiuntivo per Word per la configurazione e i requisiti di sistema.