Étapes de contrôle des workflows

Les étapes de contrôle ajoutent de la logique et des points de décision humains aux workflows. Utilisez-les pour interrompre l’exécution en vue d’une approbation, créer des branches en fonction de l’analyse du contenu ou acheminer le travail différemment selon ce que le workflow détecte.

Types d’étapes de contrôle

Les workflows prennent en charge deux types d’étapes de contrôle :

Les étapes de contrôle sont insérées dans la séquence du workflow comme n’importe quelle autre étape. Lorsque l’exécution atteint une étape de contrôle, l’exécuteur l’évalue avant de continuer.

Étapes d’entrée humaine

Les étapes d’entrée humaine suspendent un workflow jusqu’à ce qu’un utilisateur désigné fournisse une entrée. Elles créent des points d’approbation, des étapes de vérification ou des points de décision qui nécessitent un jugement humain.

Fonctionnement des entrées humaines

Lorsqu’une exécution de workflow atteint une étape d’entrée humaine :

1. L’exécution se met en pause : l’exécution s’arrête à cette étape et conserve son état actuel.

2. Le statut indique qu’une entrée est en attente : le visualiseur d’exécution affiche l’étape comme « en attente d’une entrée » et précise quelle entrée est requise.

3. L’utilisateur fournit une réponse : l’utilisateur désigné ouvre l’exécution, examine le contexte et soumet son entrée.

4. L’exécution reprend : le workflow continue depuis le point de contrôle avec l’entrée de l’utilisateur intégrée aux étapes suivantes.

Cas d’utilisation courants

• Vérification par un partenaire avant livraison : rédigez le document, mettez en pause pour validation par le partenaire, puis finalisez et livrez.

• Étapes d’approbation client : générez des options, mettez en pause pour la sélection du client, puis poursuivez avec l’approche choisie.

• Points de contrôle qualité : après l’extraction par l’IA, faites une pause pour qu’un collaborateur vérifie les champs clés avant de générer les résultats finaux.

• Décisions d’escalade : si l’IA signale des termes ambigus, mettez en pause pour qu’un avocat les clarifie avant de poursuivre.

Configuration des étapes d’entrée humaine

Lors de la création d’un workflow, ajoutez une étape d’entrée humaine pour préciser :

• Qui peut fournir une entrée : attribuez l’étape à un rôle ou à un utilisateur spécifique.

• Quelle entrée est requise : définissez la question ou la décision demandée — par exemple une approbation, un choix parmi des options ou un texte libre.

• Contexte affiché : précisez quels documents ou résultats d’exécution l’utilisateur doit voir lors de la révision.

Étapes de condition

Les étapes de condition orientent l’exécution du workflow en fonction d’une décision évaluée. La condition évalue généralement le contenu du document, l’état d’exécution ou les résultats de l’analyse afin de déterminer quel chemin emprunter.

Fonctionnement des conditions

Les conditions produisent un résultat ternaire :

• Oui : suivez la branche « oui ».

• Non : suivez la branche « non ».

• Pas de réponse : la condition n’a pas pu être déterminée — suivez un chemin de secours ou signalez-le pour révision.

Le workflow évalue la condition et se dirige vers la branche appropriée sans s’arrêter.

Cas d’utilisation courants

• Routage des clauses : si le document contient une clause de changement de contrôle, dirigez-le vers le chemin de révision du spécialiste M&A. Sinon, poursuivez avec la révision standard.

• Décisions de seuil : si le montant de responsabilité extrait dépasse un seuil, signalez-le pour révision par un partenaire. Sinon, poursuivez vers la génération du résumé.

• Classification des problèmes : en fonction du type de problème identifié, dirigez le document vers le bon flux de travail.

• Garde-fou qualité : si le niveau de confiance de l’IA est faible pour une extraction, signalez-le pour vérification humaine. S’il est élevé, poursuivez vers la sortie.

Configuration des étapes de condition

Lors de la création d’un workflow, ajoutez une étape de condition pour préciser :

• La condition à évaluer : définissez ce que le workflow doit vérifier — généralement le contenu du document, les résultats d’extraction ou les métadonnées d’exécution.

• Comportement des branches : définissez ce qui se passe pour les résultats oui, non et pas de réponse.

Combinaison des étapes de contrôle

Vous pouvez utiliser ensemble les étapes d’entrée humaine et de condition pour créer des workflows sophistiqués :

• Utilisez une étape de condition pour détecter si un document nécessite un traitement particulier.

• Si oui, dirigez-le vers une étape d’entrée humaine pour une révision par un spécialiste.

• Si non, poursuivez directement vers la génération de la sortie.

Ce modèle vous permet d’automatiser les cas simples tout en escaladant les exceptions vers des humains.

Exécutions en pause

Seules les étapes d’entrée humaine interrompent l’exécution du workflow. Les étapes de condition s’évaluent instantanément et créent des branches sans arrêt.

Lorsqu’une exécution est mise en pause à une étape d’entrée humaine :

• L’exécution apparaît dans votre liste d’exécutions avec le statut « en attente d’une entrée ».

• Ouvrez l’exécution pour voir quelle entrée est requise.

• Fournissez votre réponse et envoyez-la.

• L’exécution reprend automatiquement et poursuit les étapes restantes.

Historique d’exécution et audit

Les étapes de contrôle sont enregistrées dans l’historique d’exécution. Chaque enregistrement d’exécution indique :

• Quelles étapes de contrôle ont été rencontrées.

• Quelle condition a été évaluée et quel résultat elle a produit.

• Qui a fourni l’entrée pour les étapes d’entrée humaine et quand.

• Combien de temps l’exécution est restée en pause à chaque point de contrôle.

Cela crée une piste d’audit pour les workflows qui impliquent des décisions humaines.

Bonnes pratiques

• Utilisez l’entrée humaine pour les vraies décisions : ajoutez des étapes d’entrée humaine là où le jugement humain apporte réellement de la valeur, pas pour des étapes qui pourraient être automatisées.

• Gardez des conditions claires : rédigez des conditions qui produisent des résultats oui/non sans ambiguïté. Si le résultat est souvent « pas de réponse », revoyez votre méthode d’évaluation.

• Attribuez les étapes d’entrée avec discernement : dirigez l’entrée humaine vers la bonne personne — révision par un partenaire pour les décisions stratégiques, vérification par un collaborateur pour les contrôles qualité.

• Testez la logique de branchement : faites passer des entrées de test dans les étapes de condition afin de vérifier que chaque branche produit le résultat attendu.

• Documentez le comportement des branches : dans la description de votre workflow, indiquez ce qui se passe pour chaque résultat de condition afin que les membres de l’équipe comprennent la logique.

À lire ensuite

• Vue d’ensemble des workflows pour créer et exécuter des workflows

• Déclencheurs de workflow pour la planification et l’automatisation basée sur des événements

• Playbooks pour appliquer les normes du cabinet dans les étapes du workflow