Flux de travail

Déclencheurs de workflow

Les déclencheurs permettent aux workflows de s’exécuter automatiquement en fonction d’événements ou de calendriers. Au lieu de démarrer chaque exécution manuellement, configurez un déclencheur une seule fois et le workflow s’exécute chaque fois que les conditions du déclencheur sont remplies. August prend actuellement en charge les déclencheurs manuels, planifiés et d’importation.

Types de déclencheurs

Les workflows peuvent être déclenchés de trois façons :

Type de déclencheur

Quand il s’exécute

Manuel

Lorsqu’un utilisateur clique sur « Run Now » dans le panneau Workflows

Planifié

À des intervalles configurés : toutes les heures, tous les jours, les jours de semaine, chaque semaine ou chaque mois

Importation

Lorsque des fichiers sont importés dans des dossiers surveillés

Les exécutions manuelles sont toujours disponibles. Les déclencheurs planifiés s’exécutent à la cadence que vous définissez. Les déclencheurs d’importation s’exécutent automatiquement lorsqu’un nouveau fichier apparaît dans un dossier surveillé.

Seuls les propriétaires du workflow peuvent créer et gérer des déclencheurs. Les collaborateurs peuvent exécuter un workflow manuellement, mais ne peuvent pas modifier ses déclencheurs.

Gestion des déclencheurs

Tous les déclencheurs sont gérés depuis la fenêtre modale Déclencheurs de chaque workflow :

1

Open your workflow

Depuis le panneau Workflows, sélectionnez le workflow que vous souhaitez automatiser.

2

Click Triggers

Ouvrez la fenêtre modale Déclencheurs depuis la page du workflow pour afficher et gérer tous les types de déclencheurs.

3

Add or edit triggers

Créez de nouveaux déclencheurs, activez ou désactivez ceux qui existent déjà, ou supprimez ceux dont vous n’avez plus besoin.

Chaque déclencheur affiche son type, sa configuration et son état actuel. Activez ou désactivez les déclencheurs sans les supprimer.

Déclencheurs planifiés

Les déclencheurs planifiés exécutent les workflows à des intervalles définis. Configurez la fréquence, l’heure et le fuseau horaire pour l’exécution automatique.

Configurer un déclencheur planifié

1

Add a schedule trigger

Dans la fenêtre modale Déclencheurs, créez un nouveau déclencheur et sélectionnez Planifié comme type.

2

Set frequency

Choisissez la fréquence à laquelle le workflow doit s’exécuter : toutes les heures, tous les jours, les jours de semaine, chaque semaine ou chaque mois.

3

Set time

Indiquez l’heure de début. Le planning utilise le fuseau horaire que vous avez sélectionné et affiche le nom du jour et l’heure dans votre vue locale.

4

Enable

Les nouveaux déclencheurs planifiés sont activés par défaut. Désactivez-les pour les mettre en pause sans perdre votre configuration.

Comportement des déclencheurs planifiés

  • Conscience du fuseau horaire : les plannings s’exécutent dans le fuseau horaire que vous sélectionnez. Le déclencheur affiche le nom du jour et l’heure pour plus de clarté.

  • Ignorer si en cours : si un workflow est encore en cours d’une exécution planifiée précédente lorsque le déclencheur suivant se déclenche, la nouvelle exécution est ignorée pour éviter l’empilement.

  • Déclencheurs activés uniquement : un déclencheur planifié doit être activé pour que le workflow se déclenche automatiquement.

Choisissez la cadence en fonction du rythme du dossier et des besoins des parties prenantes. Validez les premières exécutions planifiées avant de vous appuyer sur l’automatisation.

Déclencheurs d’importation

Les déclencheurs d’importation exécutent automatiquement les workflows lorsque des fichiers sont importés dans des dossiers surveillés. C’est utile pour le traitement continu de documents — dossiers d’entrée, data rooms ou importations de documents clients.

Configurer un déclencheur d’importation

1

Add an upload trigger

Dans la fenêtre modale Déclencheurs, créez un nouveau déclencheur et sélectionnez Importation comme type.

2

Select folders to monitor

Choisissez les dossiers SharePoint ou OneDrive à surveiller. Le nom du déclencheur est généré automatiquement sous la forme « Importation vers [nom du dossier]. »

3

Save and enable

Les nouveaux déclencheurs sont activés par défaut. Désactivez-les pour les mettre en pause sans les supprimer.

Surveillance récursive des dossiers

Les déclencheurs d’importation surveillent le dossier sélectionné et tous ses sous-dossiers. Cela signifie :

  • Les fichiers importés dans /Matters/ABC déclenchent le workflow si vous configurez /Matters

  • Les fichiers importés dans /Matters/ABC/Contracts déclenchent également le workflow

  • Les fichiers situés à n’importe quel niveau d’imbrication sous le dossier surveillé déclencheront le workflow

Vous n’avez pas besoin de configurer chaque sous-dossier séparément — la récursivité est automatique.

Organisez intentionnellement la structure de vos dossiers. Si vous souhaitez que seuls certains types de documents déclenchent un workflow, placez-les dans un dossier dédié plutôt que de compter sur des exceptions de sous-dossiers.

Traitement par lot

Lorsque vous importez un fichier zip contenant plusieurs documents, le déclencheur se déclenche une seule fois pour l’ensemble du lot plutôt qu’une fois par fichier extrait. Le workflow reçoit tous les documents extraits comme un seul lot d’entrée.

Les exécutions déclenchées utilisent uniquement les fichiers importés comme entrée — elles ne fusionnent pas avec les documents par défaut enregistrés du workflow et n’y reviennent pas non plus.

Autorisations et accès

  • Gestion réservée au propriétaire : seuls les propriétaires du workflow peuvent créer, activer, désactiver ou supprimer des déclencheurs d’importation.

  • Exigence d’accès au dossier : le propriétaire du workflow doit avoir accès au dossier dans lequel les fichiers sont importés. Si cet accès est révoqué, le déclencheur ne se déclenchera pas.

Si un déclencheur d’importation ne se déclenche pas comme prévu, vérifiez que le propriétaire du workflow a toujours accès au dossier configuré.

Afficher les exécutions déclenchées

Les exécutions de workflow initiées par des déclencheurs apparaissent dans l’Historique des exécutions avec un libellé et une icône Déclenchée, ce qui les distingue des exécutions lancées manuellement. Cliquez sur n’importe quelle exécution pour voir ses détails, notamment :

  • Quel déclencheur s’est déclenché

  • Quelles entrées le déclencheur a fournies

  • État d’exécution étape par étape

  • Résultats finaux

Consultez Vue d’ensemble des workflows pour les détails des exécutions.

Activer et désactiver les déclencheurs

Chaque déclencheur possède un interrupteur d’activation/désactivation :

  • Activé : le déclencheur se déclenche lorsque ses conditions sont remplies.

  • Désactivé : la configuration est conservée, mais le déclencheur ne se déclenchera pas. Utilisez cette option pour mettre l’automatisation en pause sans perdre les paramètres.

Les déclencheurs désactivés sont utiles pendant les suspensions de dossier, le débogage de workflows ou les changements temporaires des processus d’entrée.

Limites de débit et concurrence

Les déclencheurs ont des limites de débit afin d’éviter une exécution incontrôlée des workflows lors d’événements en masse :

  • Mise en file d’attente : si de nombreux déclencheurs se déclenchent rapidement, les exécutions sont mises en file d’attente plutôt qu’exécutées simultanément.

  • Protection contre les exécutions en cours : pour les déclencheurs planifiés, si un workflow est encore en cours d’une exécution planifiée précédente, le nouveau déclencheur est ignoré afin d’éviter les exécutions qui se chevauchent.

Cela protège les ressources du système et garantit un traitement fiable.

Cas d’utilisation courants

Examen automatisé de la due diligence

Déclencheur d’importation : pointez un déclencheur vers le dossier de votre data room. Chaque nouvelle importation lance automatiquement votre workflow d’extraction de due diligence, en injectant les termes clés dans votre tableau d’examen.

Triage des contrats entrants

Déclencheur d’importation : surveillez un dossier d’entrée. Les nouveaux contrats sont automatiquement analysés pour en extraire les clauses clés et signalés pour examen par un avocat.

Mises à jour d’état hebdomadaires

Déclencheur planifié : définissez un workflow hebdomadaire pour résumer les développements dans un dossier de dossier et produire une mise à jour d’état pour l’équipe chargée de l’opération.

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