Aperçu des workflows
Les workflows automatisent les tâches juridiques répétitives dans August. Définissez la tâche en langage naturel, et August planifie les étapes d’exécution. Lancez les workflows à la demande ou selon un calendrier, et suivez leur progression dans les journaux d’activité. L’objectif est d’assurer la cohérence et de gagner du temps sur les tâches récurrentes.
Cette vidéo montre comment créer et exécuter des workflows pour des tâches juridiques répétitives.
Deux façons de créer des workflows
Les workflows peuvent être créés de deux façons :
Depuis l’Assistant : Décrivez votre tâche dans une conversation en Genius Mode, examinez la carte brouillon du workflow proposé, modifiez-la si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer. Consultez Creating Workflows from Assistant pour plus de détails.
Depuis le panneau Workflows : créez des workflows directement grâce à une configuration étape par étape. Cette approche est présentée dans les sections ci-dessous.
Les deux approches créent des objets workflow réutilisables qui peuvent être exécutés à la demande, selon un calendrier ou déclenchés par des téléversements de documents.
Comment créer et exécuter un workflow
Les workflows sont créés une seule fois par un administrateur ou un utilisateur expert, puis exécutés par n’importe quel membre de l’équipe. Le pipeline complet s’exécute automatiquement en cinq étapes.
Créer — configuration unique
Name & describe
Donnez au workflow un nom clair et décrivez la tâche en langage simple.
Define steps + playbooks
Configurez chaque étape : ingestion des documents, analyse par IA, examen du playbook, génération, extraction tabulaire. Ajoutez une logique conditionnelle (par ex. « si clause de non-concurrence → signaler au partenaire »).
Set output + delivery
Choisissez le format de sortie — Word, Excel, e-mail ou DMS — et configurez les paramètres de livraison.
Test, publish → team-ready
Exécutez un test, validez les résultats, puis publiez afin que toute l’équipe puisse l’utiliser.
Exécution — n’importe quel membre de l’équipe
Pick workflow
Sélectionnez le workflow enregistré dans le panneau Workflows.
Provide input docs
Téléversez ou connectez les documents concernés.
Click Run → Word· Excel · DMS
Le workflow s’exécute de manière autonome et fournit les résultats dans le format configuré. Suivez l’avancement dans le journal d’activité.
Créer une seule fois · l’exécuter autant de fois que le dossier l’exige.
Exécuter des workflows à partir de documents téléversés
Vous pouvez aussi lancer un workflow directement à partir d’un document téléversé. C’est utile lorsque vous travaillez sur un fichier précis et que vous souhaitez appliquer un workflow sans passer d’abord par le panneau Workflows.
Open document
Repérez le document dans votre dossier ou téléversez-le directement dans votre espace de travail.
Select workflow action
Dans le menu d’actions du document, choisissez le workflow que vous souhaitez exécuter. Les workflows disponibles dépendent de la configuration de votre équipe.
Execute and monitor
Le workflow s’exécute sur le document sélectionné. Suivez la progression dans le journal d’activité et accédez aux résultats une fois l’exécution terminée.
L’exécution de workflows à partir de documents individuels est idéale pour une analyse ponctuelle lorsque vous n’avez pas besoin d’un traitement par lots sur plusieurs fichiers.
Créer des workflows en langage naturel
Décrivez ce que vous voulez accomplir en langage courant :
« Chaque lundi, passez en revue les nouveaux documents du dossier ABC Matter et générez un résumé des développements clés. »
« Lorsque de nouveaux contrats sont téléversés dans le dossier NDA, extrayez les clauses relatives au terme, au renouvellement et à la résiliation dans un tableau. »
« Tous les jours : vérifiez s’il y a de nouveaux e-mails de la partie adverse et signalez ceux qui mentionnent des échéances. »
Affinez la demande si les résultats sont trop larges ou trop limités. Utilisez des indications de périmètre précises pour améliorer la répétabilité.
Exécutions manuelles vs planifiées
Mode | Idéal pour |
|---|---|
Exécutions manuelles | Tâches ponctuelles, tests pilotes, analyses ad hoc |
Exécutions planifiées | Rapports récurrents, tâches de revue régulières, suivi continu |
Choisissez la cadence en fonction du rythme du dossier et des besoins des parties prenantes. Validez les premières exécutions avant de vous fier à l’automatisation planifiée.
Workflows déclenchés par événement (déclencheurs de téléversement)
Les workflows peuvent aussi s’exécuter automatiquement lorsqu’un nouveau document est téléversé dans des dossiers surveillés. Les workflows déclenchés par événement surveillent des dossiers SharePoint ou OneDrive spécifiques et s’exécutent chaque fois que des fichiers sont ajoutés à ces dossiers ou à leurs sous-dossiers.
Comment fonctionnent les déclencheurs de téléversement
Lorsque vous configurez un workflow avec un déclencheur de téléversement :
Exécution automatique : le workflow démarre immédiatement après le téléversement des fichiers dans un dossier surveillé ; le traitement commence au moment du téléversement.
Surveillance récursive des dossiers : un déclencheur défini sur un dossier parent s’applique à tous les téléversements dans ce dossier et dans tous les sous-dossiers imbriqués en dessous.
Traitement par lots : plusieurs fichiers téléversés ensemble dans un même lot sont traités au cours d’une seule exécution du workflow.
Accès réservé au propriétaire : seuls les propriétaires du workflow peuvent créer et gérer les déclencheurs d’événement. La gestion des déclencheurs d’événement n’est pas disponible pour tous les membres de l’équipe.
Les déclencheurs de téléversement sont distincts des workflows planifiés. Les workflows planifiés s’exécutent selon un minuteur (quotidien, hebdomadaire, etc.). Les déclencheurs de téléversement s’exécutent à la demande lorsqu’un nouveau contenu apparaît dans un dossier surveillé.
Créer un déclencheur de téléversement
Pour configurer un workflow déclenché par téléversement :
Create or select a workflow
Créez ou choisissez un workflow existant qui traite les documents selon vos besoins.
Add an event trigger
Dans la configuration du workflow, ajoutez un déclencheur d’événement de type Upload.
Select folders to monitor
Choisissez les dossiers SharePoint ou OneDrive que le workflow doit surveiller. Tout téléversement dans ces dossiers ou dans leurs sous-dossiers déclenchera le workflow.
Enable the trigger
Activez le déclencheur. Le workflow s’exécutera désormais automatiquement chaque fois que des téléversements correspondants se produiront, tant que le déclencheur reste activé.
Comportement du déclencheur de téléversement
Type de déclencheur | Quand il s’exécute |
|---|---|
Manuel | Lorsqu’un utilisateur clique sur « Run Now » |
Planifié | Selon un calendrier récurrent (quotidien, hebdomadaire, etc.) |
Événement (Upload) | Lorsque des fichiers sont téléversés dans des dossiers surveillés |
Les workflows déclenchés par téléversement traitent les fichiers issus du lot téléversé plutôt que d’utiliser les paramètres par défaut enregistrés du workflow. Cela signifie que le workflow opère sur le contenu qui a déclenché son exécution.
Actuellement, Upload est le seul type de déclencheur d’événement pris en charge. D’autres types d’événements pourraient être ajoutés dans de futures versions.
Autorisations et accès
Gestion par le propriétaire : seuls les propriétaires du workflow peuvent créer, modifier ou supprimer des déclencheurs d’événement.
Accès au dossier : au moment du déclenchement, le propriétaire du workflow doit toujours avoir accès au dossier surveillé. Si l’accès est révoqué, l’exécution du workflow est ignorée.
Déclencheurs activés uniquement : les workflows désactivés ou supprimés de façon réversible ne déclenchent pas les téléversements.
Surveillance de l’activité des workflows
Les journaux d’activité offrent une visibilité sur l’exécution étape par étape :
Voir quelles étapes ont été terminées et dans quel ordre
Identifier où des ajustements sont nécessaires
Examiner les résultats aux points de contrôle, en particulier pour les tâches à fort impact
Considérez la revue de l’activité comme faisant partie du contrôle qualité. Les journaux sont utiles pour la visibilité de l’équipe et l’amélioration du processus.
Modèles courants de workflows pour les équipes juridiques
Les workflows suivent des modèles par passage : cadrage, repérage des points sensibles et production d’un résumé.
Résumés de due diligence en premier passage
Téléversez une data room, exécutez un workflow pour extraire les clauses clés de tous les accords et générez un résumé exécutif. Examinez la sortie structurée, puis approfondissez l’analyse de documents spécifiques.
Tri des documents par problème
Configurez un workflow pour analyser les documents entrants à la recherche de dispositions spécifiques — clauses de cession, déclencheurs de changement de contrôle, droits de résiliation. Signalez tout élément nécessitant l’attention d’un avocat.
Génération de mises à jour internes
Planifiez un workflow hebdomadaire pour résumer les évolutions dans un dossier et produire une mise à jour de statut pour l’équipe de transaction ou le client.
Quand utiliser les workflows
Utilisez les workflows lorsque :
Les tâches sont répétables et suffisamment structurées pour permettre une exécution cohérente
Les entrées suivent un schéma prévisible (mêmes types de documents, mêmes objectifs d’extraction)
Vous souhaitez réduire l’effort manuel sur des tâches à volume élevé et à faible besoin d’arbitrage
Faites remonter les questions nouvelles ou nécessitant beaucoup de jugement pour une revue par un avocat. Les workflows prennent en charge le travail répétitif afin que vous puissiez vous concentrer sur les décisions qui exigent une expertise juridique.
Bonnes pratiques
Commencez de manière ciblée : démarrez avec un périmètre restreint, puis élargissez-le une fois que le workflow s’avère fiable.
Validez les premières exécutions : examinez attentivement les résultats avant de mettre un workflow en production.
Gardez des prompts concis : des instructions précises et bien définies produisent des résultats plus cohérents.
Utilisez des points de contrôle : pour les workflows en plusieurs étapes, prévoyez des points de revue afin de détecter rapidement les problèmes.
À lire ensuite
Creating Workflows from Assistant— créez des workflows à partir d’une conversation
Assistant Overview pour l’exécution conversationnelle des tâches
Tabular Review pour l’extraction structurée à travers des ensembles de documents
Playbooks pour appliquer de manière cohérente les standards du cabinet