Flujos de trabajo

Descripción general de los workflows

Los workflows automatizan tareas legales repetitivas en August. Define la tarea en lenguaje natural y August planifica los pasos de ejecución. Ejecuta workflows a demanda o según una programación, y sigue el progreso mediante los registros de actividad. El objetivo es lograr consistencia y ahorro de tiempo en el trabajo recurrente.

Este video demuestra cómo crear y ejecutar workflows para tareas legales repetitivas.

Dos formas de crear workflows

Los workflows se pueden crear de dos maneras:

  • Desde Assistant: Describe tu tarea en una conversación de Genius Mode, revisa la tarjeta de borrador del workflow propuesta, edítala según sea necesario y pulsa Save. Consulta Creating Workflows from Assistant para obtener más detalles.

  • Desde el panel de Workflows: Crea workflows directamente con configuración paso a paso. Este enfoque se explica en las secciones siguientes.

Ambos enfoques crean objetos de workflow reutilizables que pueden ejecutarse a demanda, según una programación o activarse mediante cargas de documentos.

Cómo crear y ejecutar un workflow

Los workflows los crea una sola vez un admin o un power user, y luego los ejecuta cualquier miembro del equipo. Toda la secuencia se ejecuta automáticamente en cinco pasos.

Crear — Configuración única

1

Name & describe

Asigna al workflow un nombre claro y describe la tarea en lenguaje sencillo.

2

Define steps + playbooks

Configura cada paso: incorporación de documentos, análisis de IA, revisión de playbook, generación y extracción tabular. Añade lógica condicional (p. ej., "si cláusula de no competencia → marcar para el partner").

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Set output + delivery

Elige el formato de salida—Word, Excel, email o DMS—y configura los ajustes de entrega.

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Test, publish → team-ready

Ejecuta una prueba, valida los resultados y publícalo para que todo el equipo pueda usarlo.

Ejecutar — Cualquier miembro del equipo

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Pick workflow

Selecciona el workflow guardado en el panel de Workflows.

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Provide input docs

Carga o conecta los documentos relevantes.

3

Click Run → Word· Excel · DMS

El workflow se ejecuta de forma autónoma y entrega los resultados en el formato configurado. Supervisa el progreso en el registro de actividad.

Crea una vez · ejecútalo tantas veces como lo requiera el asunto.

Ejecutar workflows desde documentos cargados

También puedes iniciar un workflow directamente desde un documento cargado. Esto resulta útil cuando trabajas con un archivo concreto y quieres aplicar un workflow sin ir primero al panel de Workflows.

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Open document

Localiza el documento en tu carpeta o cárgalo directamente en tu espacio de trabajo.

2

Select workflow action

Desde el menú de acciones del documento, elige el workflow que quieres ejecutar. Los workflows disponibles dependen de la configuración de tu equipo.

3

Execute and monitor

El workflow se ejecuta sobre el documento seleccionado. Supervisa el progreso en el registro de actividad y accede a los resultados cuando finalice.

Ejecutar workflows desde documentos individuales es ideal para análisis puntuales cuando no necesitas procesamiento por lotes en varios archivos.

Crear workflows con lenguaje natural

Describe lo que quieres conseguir en lenguaje cotidiano:

  • "Todos los lunes, revisa los nuevos documentos de la carpeta ABC Matter y genera un resumen de los principales avances."

  • "Cuando se carguen nuevos contratos en la carpeta NDA, extrae en una tabla las disposiciones de plazo, renovación y terminación."

  • "Diariamente: comprueba si hay nuevos emails de la parte contraria y marca los que mencionen plazos."

Refina la solicitud si los resultados son demasiado amplios o demasiado específicos. Usa declaraciones de alcance concretas para mejorar la repetibilidad.

Ejecuciones manuales frente a programadas

Modo

Mejor para

Ejecuciones manuales

Tareas puntuales, pruebas piloto, análisis ad hoc

Ejecuciones programadas

Informes recurrentes, tareas de revisión periódicas, supervisión continua

Elige la frecuencia en función del ritmo del asunto y de las necesidades de las partes interesadas. Valida las primeras ejecuciones antes de depender de la automatización programada.

Workflows activados por eventos (triggers de carga)

Los workflows también pueden ejecutarse automáticamente cuando se cargan nuevos documentos en carpetas supervisadas. Los workflows activados por eventos supervisan carpetas específicas de SharePoint o OneDrive y se ejecutan cada vez que se añaden archivos a esas carpetas o a sus subcarpetas.

Cómo funcionan los triggers de carga

Cuando configuras un workflow con un trigger de carga:

  • Ejecución automática: El workflow se ejecuta inmediatamente después de que los archivos se carguen en una carpeta supervisada; el procesamiento comienza en el momento de la carga.

  • Supervisión recursiva de carpetas: Un trigger en una carpeta principal coincide con todas las cargas en esa carpeta y en cualquier subcarpeta anidada debajo de ella.

  • Procesamiento por lotes: Los varios archivos cargados juntos en un solo lote se procesan en una única ejecución del workflow.

  • Acceso solo para el propietario: Solo los propietarios del workflow pueden crear y administrar triggers de eventos. La administración de triggers de eventos no está disponible para todos los miembros del equipo.

Los triggers de carga son distintos de los workflows programados. Los workflows programados se ejecutan con un temporizador (diariamente, semanalmente, etc.). Los triggers de carga se ejecutan a demanda cuando aparece contenido nuevo en una carpeta supervisada.

Crear un trigger de carga

Para configurar un workflow activado por carga:

1

Create or select a workflow

Crea o elige un workflow existente que procese documentos según tus necesidades.

2

Add an event trigger

Desde la configuración del workflow, añade un trigger de eventos con el tipo Upload.

3

Select folders to monitor

Elige las carpetas de SharePoint o OneDrive que el workflow debe supervisar. Cualquier carga en estas carpetas o en sus subcarpetas activará el workflow.

4

Enable the trigger

Activa el trigger. El workflow ahora se ejecutará automáticamente cada vez que se produzcan cargas que coincidan, siempre que el trigger siga habilitado.

Comportamiento del trigger de carga

Tipo de trigger

Cuándo se ejecuta

Manual

Cuando un usuario hace clic en "Run Now"

Programado

Según una programación recurrente (diaria, semanal, etc.)

Evento (Upload)

Cuando se cargan archivos en carpetas supervisadas

Los workflows activados por carga procesan los archivos del lote de carga en lugar de usar los valores predeterminados guardados del workflow. Esto significa que el workflow opera sobre el contenido que activó la ejecución.

Actualmente, Upload es el único tipo de trigger de evento compatible. Es posible que se añadan otros tipos de evento en futuras versiones.

Permisos y acceso

  • Gestión por el propietario: Solo los propietarios del workflow pueden crear, modificar o eliminar triggers de eventos.

  • Acceso a la carpeta: En el momento de la ejecución, el propietario del workflow debe seguir teniendo acceso a la carpeta supervisada. Si se revoca el acceso, la ejecución del workflow se omite.

  • Solo triggers habilitados: Los workflows deshabilitados o eliminados suavemente no activan triggers de carga.

Supervisión de la actividad del workflow

Los registros de actividad ofrecen visibilidad paso a paso de la ejecución:

  • Ver qué pasos se completaron y en qué orden

  • Identificar dónde se necesitan ajustes

  • Revisar los resultados en los puntos de control, especialmente en tareas de alto impacto

Considera la revisión de la actividad como parte del control de calidad. Los registros son útiles para la visibilidad del equipo y el perfeccionamiento del proceso.

Patrones comunes de workflow para equipos legales

Los workflows siguen patrones por pasadas: orientación, identificación de problemas y salida resumida.

Resúmenes de diligencia de primera pasada

Carga una data room, ejecuta un workflow para extraer los términos clave de todos los contratos y genera un resumen ejecutivo. Revisa la salida estructurada y luego profundiza en documentos concretos para un análisis más detallado.

Triaje de documentos basado en मुद्दे

Configura un workflow para revisar documentos entrantes en busca de disposiciones concretas—cláusulas de cesión, supuestos de cambio de control, derechos de terminación. Marca cualquier elemento que requiera la atención de un abogado.

Generación de actualizaciones internas

Programa un workflow semanal para resumir los avances en una carpeta del asunto y generar una actualización de estado para el equipo de la operación o el cliente.

Cuándo usar workflows

Usa workflows cuando:

  • Las tareas son repetibles y lo bastante estructuradas para una ejecución consistente

  • Las entradas siguen un patrón predecible (mismos tipos de documento, mismos objetivos de extracción)

  • Quieres reducir el esfuerzo manual en trabajos de alto volumen y menor criterio

Escala los asuntos que requieran juicio o sean novedosos para revisión de un abogado. Los workflows se encargan del trabajo repetitivo para que puedas centrarte en las decisiones que requieren experiencia jurídica.

Mejores prácticas

  • Empieza con un alcance reducido: Comienza con un alcance enfocado y amplíalo una vez que el workflow demuestre fiabilidad.

  • Valida las primeras ejecuciones: Revisa los resultados con atención antes de poner un workflow en producción.

  • Mantén los prompts concisos: Las instrucciones específicas y bien definidas producen resultados más consistentes.

  • Usa puntos de control: En workflows de varios pasos, incorpora puntos de revisión para detectar problemas a tiempo.

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