Fluxos de trabalho

Disparadores de Workflow

Os disparadores permitem que os workflows sejam executados automaticamente com base em eventos ou agendamentos. Em vez de iniciar cada execução manualmente, configure um disparador uma vez e o workflow será executado sempre que as condições do disparador forem atendidas. Atualmente, o August suporta disparadores manuais, agendados e de upload.

Tipos de Disparador

Os workflows podem ser acionados de três maneiras:

Tipo de Disparador

Quando é Executado

Manual

Quando um usuário clica em 'Run Now' no painel Workflows

Agendamento

Em intervalos configurados: de hora em hora, diariamente, dias úteis, semanalmente ou mensalmente

Upload

Quando arquivos são enviados para pastas monitoradas

As execuções manuais estão sempre disponíveis. Os disparadores agendados são executados na cadência que você definir. Os disparadores de upload são executados automaticamente quando novos arquivos aparecem em uma pasta monitorada.

Somente os proprietários do workflow podem criar e gerenciar disparadores. Colaboradores podem executar um workflow manualmente, mas não podem modificar seus disparadores.

Gerenciando Disparadores

Todos os disparadores são gerenciados no modal Disparadores de cada workflow:

1

Open your workflow

No painel Workflows, selecione o workflow que você deseja automatizar.

2

Click Triggers

Abra o modal Disparadores na página do workflow para ver e gerenciar todos os tipos de disparador.

3

Add or edit triggers

Crie novos disparadores, ative ou desative os existentes, ou remova os disparadores de que não precisa mais.

Cada disparador mostra seu tipo, configuração e status atual. Ative ou desative os disparadores sem excluí-los.

Disparadores Agendados

Os disparadores agendados executam workflows em intervalos definidos. Configure a frequência, o horário e o fuso horário para a execução automática.

Configurando um Disparador Agendado

1

Add a schedule trigger

No modal Disparadores, crie um novo disparador e selecione Agendamento como tipo.

2

Set frequency

Escolha com que frequência o workflow deve ser executado: de hora em hora, diariamente, dias úteis, semanalmente ou mensalmente.

3

Set time

Especifique o horário de início. O agendamento usa o fuso horário selecionado e exibe o nome do dia e o horário na sua visualização local.

4

Enable

Os novos disparadores agendados são ativados por padrão. Desative para pausar sem perder sua configuração.

Comportamento do Agendamento

  • Ciente do fuso horário: Os agendamentos são executados no fuso horário que você selecionar. O disparador exibe o nome do dia e o horário para maior clareza.

  • Ignorar se estiver em andamento: Se um workflow ainda estiver em execução de um agendamento anterior quando o próximo disparador for acionado, a nova execução é ignorada para evitar acúmulo.

  • Somente disparadores ativados: Um disparador agendado precisa estar ativado para que o workflow seja executado automaticamente.

Escolha a cadência com base no ritmo do caso e nas necessidades das partes interessadas. Valide as primeiras execuções agendadas antes de depender da automação.

Disparadores de Upload

Os disparadores de upload executam workflows automaticamente quando arquivos são enviados para pastas monitoradas. Isso é útil para processamento contínuo de documentos — pastas de recebimento, data rooms ou envios de documentos de clientes.

Configurando um Disparador de Upload

1

Add an upload trigger

No modal Disparadores, crie um novo disparador e selecione Upload como tipo.

2

Select folders to monitor

Escolha as pastas do SharePoint ou do OneDrive para monitorar. O nome do disparador é gerado automaticamente como "Upload to [folder name].".

3

Save and enable

Os novos disparadores são ativados por padrão. Desative para pausar sem excluir.

Monitoramento Recursivo de Pastas

Os disparadores de upload monitoram a pasta selecionada e todas as subpastas dentro dela. Isso significa:

  • Arquivos enviados para /Matters/ABC acionam se você configurar /Matters

  • Arquivos enviados para /Matters/ABC/Contracts também acionam

  • Arquivos em qualquer nível de aninhamento dentro da pasta monitorada acionarão o disparador

Você não precisa configurar cada subpasta separadamente — a recursão é automática.

Organize a estrutura de pastas de forma intencional. Se você quiser que apenas certos tipos de documento acionem um workflow, coloque-os em uma pasta dedicada em vez de depender de exceções em subpastas.

Processamento em Lote

Quando você envia um arquivo zip contendo vários documentos, o disparador é acionado uma vez para o lote inteiro em vez de uma vez por cada arquivo extraído. O workflow recebe todos os documentos extraídos como um único lote de entrada.

As execuções acionadas usam apenas os arquivos enviados como entrada — elas não se combinam nem recorrem aos documentos padrão salvos do workflow.

Permissões e Acesso

  • Gerenciamento apenas pelo proprietário: Somente os proprietários do workflow podem criar, ativar, desativar ou excluir disparadores de upload.

  • Requisito de acesso à pasta: O proprietário do workflow deve ter acesso à pasta onde os arquivos são enviados. Se o acesso for revogado, o disparador não será acionado.

Se um disparador de upload não estiver sendo acionado como esperado, verifique se o proprietário do workflow ainda tem acesso à pasta configurada.

Visualizando Execuções Acionadas

As execuções do workflow iniciadas por disparadores aparecem no Run History com o rótulo e o ícone Triggered, diferenciando-as das execuções iniciadas manualmente. Clique em qualquer execução para ver seus detalhes, incluindo:

  • Qual disparador foi acionado

  • Quais entradas o disparador forneceu

  • Status de execução etapa por etapa

  • Resultados finais

Consulte Workflows Overview para ver detalhes da execução.

Ativando e Desativando Disparadores

Cada disparador tem uma opção de ativar/desativar:

  • Ativado: O disparador é acionado quando suas condições são atendidas.

  • Desativado: A configuração é preservada, mas o disparador não será acionado. Use isso para pausar a automação sem perder as configurações.

Disparadores desativados são úteis durante suspensões de casos, depuração de workflows ou alterações temporárias nos processos de entrada.

Limites de Taxa e Concorrência

Os disparadores têm limites de taxa para evitar execuções descontroladas de workflows durante eventos em massa:

  • Enfileiramento: Se muitos disparadores forem acionados rapidamente, as execuções entram em fila em vez de serem executadas simultaneamente.

  • Proteção em execução: Para disparadores agendados, se um workflow ainda estiver em execução de uma execução agendada anterior, o novo disparador é ignorado para evitar execuções sobrepostas.

Isso protege os recursos do sistema e garante um processamento confiável.

Casos de Uso Comuns

Revisão Automatizada de Due Diligence

Disparador de upload: aponte um disparador para a pasta do seu data room. Cada novo upload executa automaticamente seu workflow de extração de due diligence, enviando os principais termos para sua tabela de revisão.

Triagem de Contratos Recebidos

Disparador de upload: monitore uma pasta de recebimento. Novos contratos são analisados automaticamente quanto às principais cláusulas e sinalizados para revisão jurídica.

Atualizações Semanais de Status

Disparador agendado: configure um workflow semanal para resumir os desenvolvimentos em uma pasta de um caso e gerar uma atualização de status para a equipe do negócio.

O Que Ler a Seguir

Isso foi útil?