Panoramica dei workflow

I workflow automatizzano le attività legali ripetitive in August. Definisci l'attività in linguaggio naturale e August pianificherà le fasi di esecuzione. Esegui i workflow su richiesta o secondo una pianificazione e monitora i progressi tramite i log delle attività. L'obiettivo è la coerenza e il risparmio di tempo sul lavoro ricorrente.

Questo video mostra come creare ed eseguire workflow per attività legali ripetitive.

Come creare ed eseguire un workflow

I workflow vengono creati una sola volta da un amministratore o da un utente esperto, per poi essere eseguiti da qualsiasi membro del team. La pipeline completa esegue cinque passaggi automaticamente.

Creazione — Configurazione una tantum

Esecuzione — Qualsiasi membro del team

Crea una volta · esegui tutte le volte che la pratica lo richiede.

Esecuzione di workflow da documenti caricati

È inoltre possibile avviare un workflow direttamente da un documento caricato. Ciò è utile quando si lavora su un file specifico e si desidera applicare un workflow senza dover prima navigare nel pannello Workflow.

Creazione di workflow con il linguaggio naturale

Descrivi ciò che desideri ottenere con un linguaggio quotidiano:

• "Ogni lunedì, esamina i nuovi documenti nella cartella Pratica ABC e genera un riepilogo degli sviluppi principali."

• "Quando vengono caricati nuovi contratti nella cartella NDA, estrai le disposizioni relative a durata, rinnovo e risoluzione in una tabella."

• "Giornalmente: controlla le nuove e-mail della controparte e segnala quelle che menzionano scadenze."

Perfeziona la richiesta se gli output sono troppo generici o troppo specifici. Usa definizioni di ambito precise per migliorare la ripetibilità.

Esecuzioni manuali vs. pianificate

Scegli la cadenza in base al ritmo della pratica e alle esigenze degli stakeholder. Convalida le prime esecuzioni prima di affidarti all'automazione pianificata.

Monitoraggio dell'attività del workflow

I log delle attività offrono visibilità sull'esecuzione passo dopo passo:

• Vedere quali passaggi sono stati completati e in quale ordine

• Identificare dove sono necessari aggiustamenti

• Revisionare gli output nei punti di controllo, specialmente per attività ad alto impatto

Considera la revisione delle attività come parte del controllo qualità. I log sono utili per la visibilità del team e il perfezionamento dei processi.

Modelli di workflow comuni per i team legali

I workflow seguono modelli basati su passaggi: orientamento, individuazione dei problemi e output di riepilogo.

Riepiloghi di due diligence (prima analisi)

Carica una data room, esegui un workflow per estrarre i termini chiave da tutti i contratti e genera un executive summary. Esamina l'output strutturato, quindi approfondisci documenti specifici per un'analisi più dettagliata.

Triage dei documenti basato sulle problematiche

Imposta un workflow per scansionare i documenti in arrivo alla ricerca di disposizioni specifiche: clausole di cessione, trigger di cambio di controllo, diritti di risoluzione. Segnala quelli che richiedono l'attenzione di un avvocato.

Generazione di aggiornamenti interni

Pianifica un workflow settimanale per riassumere gli sviluppi in una cartella pratica e produrre un aggiornamento sullo stato per il team dell'operazione o per il cliente.

Quando utilizzare i workflow

Usa i workflow quando:

• Le attività sono ripetibili e sufficientemente strutturate per un'esecuzione coerente

• Gli input seguono un modello prevedibile (stessi tipi di documenti, stessi obiettivi di estrazione)

• Desideri ridurre lo sforzo manuale su lavori ad alto volume che richiedono una discrezionalità limitata

Sottoponi alla revisione di un avvocato le questioni nuove o che richiedono una valutazione complessa. I workflow gestiscono il lavoro ripetitivo, così puoi concentrarti sulle decisioni che richiedono competenza legale.

Best practice

• Inizia con un ambito ristretto: comincia con un obiettivo mirato ed espandilo una volta che il workflow si dimostra affidabile.

• Convalida le prime esecuzioni: esamina attentamente gli output prima di mettere in produzione un workflow.

• Mantieni i prompt concisi: istruzioni specifiche e ben definite producono risultati più coerenti.

• Usa i punti di controllo: per i workflow in più fasi, prevedi dei punti di revisione per individuare tempestivamente eventuali problemi.

Cosa leggere dopo

• Panoramica dell'Assistente per l'esecuzione di attività conversazionali

• Revisione tabellare per l'estrazione strutturata da insiemi di documenti

• Playbook per applicare in modo coerente gli standard dello studio