Flussi di lavoro

Panoramica dei workflow

I workflow automatizzano attività legali ripetitive in August. Definisci l’attività in linguaggio naturale e August pianifica i passaggi di esecuzione. Avvia i workflow su richiesta o in base a una pianificazione e monitora l’avanzamento tramite i registri attività. L’obiettivo è garantire coerenza e risparmio di tempo nelle attività ricorrenti.

Questo video mostra come creare ed eseguire workflow per attività legali ripetitive.

Due modi per creare workflow

I workflow possono essere creati in due modi:

  • Da Assistant: descrivi la tua attività in una conversazione in Genius Mode, rivedi la bozza di workflow proposta, modifica se necessario e premi Salva. Per i dettagli, consulta Creating Workflows from Assistant.

  • Dal pannello Workflows: crea i workflow direttamente con una configurazione passo passo. Questo approccio è trattato nelle sezioni seguenti.

Entrambi gli approcci creano oggetti workflow riutilizzabili che possono essere eseguiti su richiesta, in base a una pianificazione o attivati dal caricamento di documenti.

Come creare ed eseguire un workflow

I workflow vengono creati una sola volta da un amministratore o da un utente esperto, poi eseguiti da qualsiasi membro del team. L’intera pipeline esegue automaticamente cinque passaggi.

Creazione — Configurazione una tantum

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Name & describe

Assegna al workflow un nome chiaro e descrivi l’attività in linguaggio semplice.

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Define steps + playbooks

Configura ogni passaggio: acquisizione documenti, analisi AI, revisione playbook, generazione, estrazione tabellare. Aggiungi logica condizionale (ad es. "se clausola di non concorrenza → segnala al partner").

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Set output + delivery

Scegli il formato di output — Word, Excel, email o DMS — e configura le impostazioni di consegna.

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Test, publish → team-ready

Esegui un test, convalida gli output e pubblica il workflow in modo che tutto il team possa eseguirlo.

Esecuzione — Qualsiasi membro del team

1

Pick workflow

Seleziona il workflow salvato dal pannello Workflows.

2

Provide input docs

Carica o collega i documenti pertinenti.

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Click Run → Word· Excel · DMS

Il workflow viene eseguito autonomamente e consegna gli output nel formato configurato. Monitora l’avanzamento nel registro attività.

Crealo una volta · eseguilo tutte le volte che il dossier lo richiede.

Esecuzione di workflow da documenti caricati

Puoi anche avviare un workflow direttamente da un documento caricato. È utile quando stai lavorando su un file specifico e vuoi applicare un workflow senza andare prima al pannello Workflows.

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Open document

Individua il documento nella tua cartella oppure caricalo direttamente nel tuo workspace.

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Select workflow action

Dal menu delle azioni del documento, scegli il workflow che vuoi eseguire. I workflow disponibili dipendono dalla configurazione del tuo team.

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Execute and monitor

Il workflow viene eseguito sul documento selezionato. Monitora l’avanzamento nel registro attività e accedi agli output al termine.

L’esecuzione di workflow da singoli documenti è ideale per analisi una tantum quando non serve il trattamento in batch su più file.

Creare workflow con il linguaggio naturale

Descrivi ciò che vuoi ottenere nel linguaggio di tutti i giorni:

  • "Ogni lunedì, esamina i nuovi documenti nella cartella ABC Matter e genera un riepilogo degli sviluppi principali."

  • "Quando nuovi contratti vengono caricati nella cartella NDA, estrai in una tabella le clausole relative a durata, rinnovo e risoluzione."

  • "Ogni giorno: controlla se ci sono nuove email della controparte e segnala quelle che menzionano scadenze."

Raffina la richiesta se gli output sono troppo ampi o troppo restrittivi. Usa indicazioni di ambito specifiche per migliorare la ripetibilità.

Esecuzioni manuali vs pianificate

Modalità

Ideale per

Esecuzioni manuali

Attività una tantum, test pilota, analisi ad hoc

Esecuzioni pianificate

Report ricorrenti, attività di revisione regolari, monitoraggio continuo

Scegli la frequenza in base al ritmo del dossier e alle esigenze degli stakeholder. Convalida le esecuzioni iniziali prima di affidarti all’automazione pianificata.

Workflow attivati da eventi (trigger di caricamento)

I workflow possono anche essere eseguiti automaticamente quando nuovi documenti vengono caricati nelle cartelle monitorate. I workflow attivati da eventi monitorano cartelle specifiche di SharePoint o OneDrive ed eseguono il workflow ogni volta che vengono aggiunti file a quelle cartelle o alle loro sottocartelle.

Come funzionano i trigger di caricamento

Quando configuri un workflow con un trigger di caricamento:

  • Esecuzione automatica: il workflow viene eseguito immediatamente dopo il caricamento dei file in una cartella monitorata; l’elaborazione inizia al momento del caricamento.

  • Monitoraggio ricorsivo delle cartelle: un trigger su una cartella padre si applica a tutti i caricamenti in quella cartella e in tutte le sottocartelle annidate al suo interno.

  • Elaborazione batch: più file caricati insieme in un unico batch vengono elaborati in una sola esecuzione del workflow.

  • Accesso riservato al proprietario: solo i proprietari del workflow possono creare e gestire i trigger di evento. La gestione dei trigger di evento non è disponibile per tutti i membri del team.

I trigger di caricamento sono distinti dai workflow pianificati. I workflow pianificati vengono eseguiti a intervalli regolari (giornalmente, settimanalmente, ecc.). I trigger di caricamento vengono eseguiti su richiesta quando nuovi contenuti compaiono in una cartella monitorata.

Creare un trigger di caricamento

Per configurare un workflow attivato dal caricamento:

1

Create or select a workflow

Crea o scegli un workflow esistente che elabori i documenti secondo le tue esigenze.

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Add an event trigger

Dalla configurazione del workflow, aggiungi un trigger di evento con tipo Upload.

3

Select folders to monitor

Scegli le cartelle SharePoint o OneDrive che il workflow deve monitorare. Qualsiasi caricamento in queste cartelle o nelle loro sottocartelle attiverà il workflow.

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Enable the trigger

Attiva il trigger. Il workflow verrà ora eseguito automaticamente ogni volta che si verificano caricamenti corrispondenti, finché il trigger resterà abilitato.

Comportamento del trigger di caricamento

Tipo di trigger

Quando viene eseguito

Manuale

Quando un utente fa clic su "Run Now"

Pianificato

Con una pianificazione ricorrente (giornaliera, settimanale, ecc.)

Evento (Upload)

Quando i file vengono caricati nelle cartelle monitorate

I workflow attivati dal caricamento elaborano i file del batch di caricamento anziché usare i valori predefiniti del workflow salvato. Questo significa che il workflow opera sui contenuti che hanno attivato l’esecuzione.

Attualmente, Upload è l’unico tipo di trigger di evento supportato. Altri tipi di evento potrebbero essere aggiunti nelle versioni future.

Permessi e accesso

  • Gestione da parte del proprietario: solo i proprietari del workflow possono creare, modificare o rimuovere i trigger di evento.

  • Accesso alla cartella: al momento dell’esecuzione, il proprietario del workflow deve ancora avere accesso alla cartella monitorata. Se l’accesso viene revocato, l’esecuzione del workflow viene saltata.

  • Solo trigger abilitati: i workflow disabilitati o eliminati in modo soft non attivano i trigger di caricamento.

Monitoraggio dell’attività del workflow

I registri attività offrono visibilità sull’esecuzione passo passo:

  • Vedi quali passaggi sono stati completati e in quale ordine

  • Individua dove servono correzioni

  • Rivedi gli output nei punti di controllo, soprattutto per attività ad alto impatto

Considera la revisione dell’attività come parte del controllo qualità. I registri sono utili per la visibilità del team e per perfezionare il processo.

Pattern comuni di workflow per i team legali

I workflow seguono pattern basati su passaggi: orientamento, individuazione delle issue e output di riepilogo.

Riepiloghi di due diligence al primo passaggio

Carica una data room, esegui un workflow per estrarre i termini chiave da tutti gli accordi e genera un executive summary. Rivedi l’output strutturato, quindi approfondisci documenti specifici per un’analisi più dettagliata.

Smistamento documentale basato sulle issue

Imposta un workflow per esaminare i documenti in arrivo alla ricerca di clausole specifiche — clausole di cessione, trigger di change of control, diritti di risoluzione. Segnala qualsiasi elemento che richieda l’attenzione di un avvocato.

Generazione di aggiornamenti interni

Programma un workflow settimanale per riassumere gli sviluppi in una cartella del dossier e produrre un aggiornamento sullo stato per il team dell’operazione o per il cliente.

Quando usare i workflow

Usa i workflow quando:

  • Le attività sono ripetibili e sufficientemente strutturate da consentire un’esecuzione coerente

  • Gli input seguono uno schema prevedibile (stessi tipi di documenti, stessi obiettivi di estrazione)

  • Vuoi ridurre il lavoro manuale su attività ad alto volume e basso livello di valutazione

Escala le questioni nuove o che richiedono molta valutazione alla revisione di un avvocato. I workflow gestiscono il lavoro ripetitivo così puoi concentrarti sulle decisioni che richiedono competenza legale.

Best practice

  • Parti in modo mirato: inizia con un ambito ristretto ed espandilo una volta che il workflow si dimostra affidabile.

  • Convalida le prime esecuzioni: rivedi attentamente gli output prima di mettere un workflow in produzione.

  • Mantieni i prompt concisi: istruzioni specifiche e ben definite producono risultati più coerenti.

  • Usa punti di controllo: per i workflow multi-passaggio, inserisci punti di revisione per individuare presto i problemi.

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