Flussi di lavoro

Trigger del workflow

I trigger consentono ai workflow di eseguirsi automaticamente in base a eventi o pianificazioni. Invece di avviare manualmente ogni esecuzione, configuri un trigger una sola volta e il workflow si esegue ogni volta che le condizioni del trigger vengono soddisfatte. August attualmente supporta trigger manuali, pianificati e di caricamento.

Tipi di trigger

I workflow possono essere attivati in tre modi:

Tipo di trigger

Quando viene eseguito

Manuale

Quando un utente fa clic su 'Run Now' dal pannello Workflows

Pianificazione

A intervalli configurati: ogni ora, ogni giorno, nei giorni feriali, ogni settimana o ogni mese

Caricamento

Quando i file vengono caricati nelle cartelle monitorate

Le esecuzioni manuali sono sempre disponibili. I trigger pianificati vengono eseguiti alla frequenza definita. I trigger di caricamento vengono eseguiti automaticamente quando nuovi file compaiono in una cartella monitorata.

Solo i proprietari del workflow possono creare e gestire i trigger. I collaboratori possono eseguire manualmente un workflow, ma non possono modificarne i trigger.

Gestione dei trigger

Tutti i trigger vengono gestiti dalla finestra modale Triggers di ciascun workflow:

1

Open your workflow

Dal pannello Workflows, seleziona il workflow che vuoi automatizzare.

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Click Triggers

Apri la finestra modale Triggers dalla pagina del workflow per visualizzare e gestire tutti i tipi di trigger.

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Add or edit triggers

Crea nuovi trigger, abilita o disabilita quelli esistenti, oppure rimuovi i trigger che non ti servono più.

Ogni trigger mostra il proprio tipo, la configurazione e lo stato attuale. Attiva o disattiva i trigger senza eliminarli.

Trigger pianificati

I trigger pianificati eseguono i workflow a intervalli definiti. Configura frequenza, ora e fuso orario per l'esecuzione automatica.

Configurazione di un trigger pianificato

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Add a schedule trigger

Nella finestra modale Triggers, crea un nuovo trigger e seleziona Schedule come tipo.

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Set frequency

Scegli con quale frequenza il workflow deve essere eseguito: ogni ora, ogni giorno, nei giorni feriali, ogni settimana o ogni mese.

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Set time

Specifica l'ora di inizio. La pianificazione usa il fuso orario selezionato, mostrando il nome del giorno e l'ora nella tua vista locale.

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Enable

I nuovi trigger pianificati sono abilitati per impostazione predefinita. Disattivali per metterli in pausa senza perdere la configurazione.

Comportamento della pianificazione

  • Consapevole del fuso orario: Le pianificazioni vengono eseguite nel fuso orario che selezioni. Il trigger mostra il nome del giorno e l'ora per chiarezza.

  • Salta se è in corso: Se un workflow è ancora in esecuzione da una precedente esecuzione pianificata quando scatta il trigger successivo, la nuova esecuzione viene saltata per evitare accodamenti.

  • Solo trigger abilitati: Un trigger pianificato deve essere abilitato affinché il workflow si avvii automaticamente.

Scegli la frequenza in base al ritmo della pratica e alle esigenze degli stakeholder. Verifica le prime esecuzioni pianificate prima di affidarti all'automazione.

Trigger di caricamento

I trigger di caricamento eseguono i workflow automaticamente quando i file vengono caricati nelle cartelle monitorate. Questo è utile per l'elaborazione continua dei documenti—cartelle di intake, data room o caricamenti di documenti dei clienti.

Configurazione di un trigger di caricamento

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Add an upload trigger

Nella finestra modale Triggers, crea un nuovo trigger e seleziona Upload come tipo.

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Select folders to monitor

Scegli le cartelle SharePoint o OneDrive da monitorare. Il nome del trigger viene generato automaticamente come "Upload to [folder name]."

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Save and enable

I nuovi trigger sono abilitati per impostazione predefinita. Disattivali per metterli in pausa senza eliminarli.

Monitoraggio ricorsivo delle cartelle

I trigger di caricamento monitorano la cartella selezionata e tutte le sottocartelle al suo interno. Questo significa:

  • I file caricati in /Matters/ABC attivano il trigger se configuri /Matters

  • Anche i file caricati in /Matters/ABC/Contracts attivano il trigger

  • I file a qualsiasi livello di annidamento sotto la cartella monitorata attiveranno il trigger

Non è necessario configurare separatamente ogni sottocartella: la ricorsione è automatica.

Organizza la struttura delle cartelle in modo intenzionale. Se vuoi che solo determinati tipi di documenti attivino un workflow, inseriscili in una cartella dedicata invece di affidarti a eccezioni nelle sottocartelle.

Elaborazione batch

Quando carichi un file zip contenente più documenti, il trigger si attiva una sola volta per l'intero batch invece che una volta per ogni file estratto. Il workflow riceve tutti i documenti estratti come un unico batch di input.

Le esecuzioni attivate usano solo i file caricati come input: non si uniscono ai documenti predefiniti salvati del workflow né vi fanno ricorso come fallback.

Autorizzazioni e accesso

  • Gestione solo da parte del proprietario: Solo i proprietari del workflow possono creare, abilitare, disabilitare o eliminare i trigger di caricamento.

  • Requisito di accesso alla cartella: Il proprietario del workflow deve avere accesso alla cartella in cui vengono caricati i file. Se l'accesso viene revocato, il trigger non si attiverà.

Se un trigger di caricamento non si attiva come previsto, verifica che il proprietario del workflow abbia ancora accesso alla cartella configurata.

Visualizzazione delle esecuzioni attivate

Le esecuzioni del workflow avviate dai trigger compaiono in Run History con l'etichetta e l'icona Triggered, distinguendole dalle esecuzioni avviate manualmente. Fai clic su una qualsiasi esecuzione per vedere i dettagli, tra cui:

  • Quale trigger si è attivato

  • Quali input ha fornito il trigger

  • Stato di esecuzione passo per passo

  • Output finali

Vedi Workflows Overview per i dettagli dell'esecuzione.

Abilitazione e disabilitazione dei trigger

Ogni trigger ha un interruttore di abilitazione/disabilitazione:

  • Abilitato: Il trigger si attiva quando le sue condizioni vengono soddisfatte.

  • Disabilitato: La configurazione viene պահպանuta, ma il trigger non si attiva. Usalo per mettere in pausa l'automazione senza perdere le impostazioni.

I trigger disabilitati sono utili durante blocchi di pratica, il debugging del workflow o modifiche temporanee ai processi di intake.

Limiti di frequenza e concorrenza

I trigger hanno limiti di frequenza per evitare esecuzioni del workflow fuori controllo durante eventi di massa:

  • Accodamento: Se molti trigger si attivano rapidamente, le esecuzioni vengono messe in coda invece di essere eseguite contemporaneamente.

  • Protezione in corso: Per i trigger pianificati, se un workflow è ancora in esecuzione da una precedente esecuzione pianificata, il nuovo trigger viene saltato per evitare esecuzioni sovrapposte.

Questo protegge le risorse di sistema e garantisce un'elaborazione affidabile.

Casi d'uso comuni

Revisione automatizzata della due diligence

Trigger di caricamento: punta un trigger alla cartella della tua data room. Ogni nuovo caricamento esegue automaticamente il workflow di estrazione per la due diligence, inserendo i termini chiave nella tabella di revisione.

Smistamento dei contratti in entrata

Trigger di caricamento: monitora una cartella di intake. I nuovi contratti vengono analizzati automaticamente per individuare le clausole chiave e segnalati per la revisione da parte dell'avvocato.

Aggiornamenti di stato settimanali

Trigger pianificato: imposta un workflow settimanale per riepilogare gli sviluppi in una cartella di pratica e produrre un aggiornamento di stato per il team deal.

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