Mode Genius dans le complément Word

Le mode Genius apporte une modification itérative en plusieurs étapes au complément Word August. Au lieu de fournir une seule instruction accompagnée d’un seul ensemble de modifications, vous pouvez échanger avec l’outil et ajuster vos directives en cours de tâche jusqu’à obtenir le document souhaité. Il gère directement la mise en forme Word et peut lire l’intégralité d’un dossier de dossier client, ce qui le rend adapté aux tâches complexes de rédaction et de reformatage.

Cette vidéo présente les fonctionnalités du mode Genius dans le complément Word.

Différences entre le mode Genius et la modification standard

Le processus standard du complément Word vous permet de fournir une instruction et un ensemble de modifications. Si vous devez ajuster vos directives ou affiner le résultat, vous devez recommencer. Le mode Genius supprime cette contrainte.

Avec le mode Genius :

• Vous fournissez une instruction et il propose une série de modifications sous forme de modifications suivies

• Chaque modification peut être Dismissed, Applied ou Applied with comment individuellement

• Vous pouvez fournir des instructions de suivi en cours de tâche, telles que « rendre le ton plus formel » ou « traduire ceci en espagnol »

• La série suivante s’adapte en fonction de ce que vous avez modifié et de ce que vous avez dit

Ce processus sous forme de conversation vous permet de corriger le tir sans recommencer. Si vous changez d’avis en cours de route, le mode Genius s’adapte.

Le modèle Dismiss/Apply/Apply with Comment

Le mode Genius présente les modifications sous forme de modifications suivies. Vous examinez chaque suggestion et décidez de la conserver ou non.

• Dismiss rejette la modification proposée. La modification est retirée de l’examen.

• Apply accepte la modification. Elle apparaît dans votre document sous forme de modification suivie, prête pour la révision finale.

• Apply with comment accepte la modification et insère un commentaire Word expliquant la modification. Cette option apparaît lorsque la modification comprend une justification ou une explication et que Word prend en charge les commentaires dans le contexte actuel.

Les commentaires insérés via Apply with comment conservent la justification de chaque modification, ce qui facilite la communication des changements aux collaborateurs ou la consultation ultérieure de votre propre historique de décisions.

Vous restez maître des éléments qui sont ajoutés au document. Le processus itératif se poursuit jusqu’à ce que le résultat vous convienne.

Modifications suivies ou mode Direct sur les cartes de proposition

Lorsque le mode Genius présente des modifications proposées, vous choisissez la manière dont elles sont appliquées à votre document :

• Redlines — les modifications apparaissent dans Word sous forme de modifications suivies, visibles dans le volet Révision, avec les insertions et suppressions signalées. Il s’agit du comportement par défaut, qui conserve une piste d’audit complète de toutes les modifications.

• Direct — les modifications sont appliquées directement au document, sans modifications suivies. Utilisez cette option si vous souhaitez obtenir une version finale propre, sans annotations de l’historique des révisions.

Le choix apparaît sur chaque carte de proposition. Vous pouvez passer de Redlines à Direct, et inversement, pour différentes séries de modifications au cours d’une même session. Vous pouvez, par exemple, commencer avec Redlines pour examiner les suggestions initiales, puis passer à Direct pour les dernières retouches lorsque le contenu est finalisé.

Quand utiliser chaque option

• Utilisez Redlines lorsque vous souhaitez examiner chaque modification avant de l’accepter, partager les annotations avec vos collègues ou conserver une piste d’audit pour les négociations.

• Utilisez Direct lorsque vous êtes certain que les modifications sont prêtes pour le document final, que vous souhaitez une copie propre sans historique des révisions ou que vous préparez un livrable finalisé pour un client.

Comment les modifications du document sont suivies

Le mode Genius suit les modifications que vous apportez à votre document afin que les instructions de suivi s’appuient sur votre contenu actuel et non sur un instantané obsolète. Lorsque vous saisissez, supprimez ou modifiez des paragraphes, ces modifications sont capturées et prises en compte dans la série de suggestions suivante.

Cela signifie que :

• Si vous modifiez le document pendant que le mode Genius fonctionne, vos modifications sont prises en compte dans les séries suivantes.

• Les paragraphes supprimés sont gérés proprement : vous ne verrez pas d’entrées vides « Deleted: » dans l’historique des conversations.

• Lorsque vous reprenez une conversation après avoir arrêté ou fermé Word, l’état du document est synchronisé avec la conversation ; les instructions reprises s’appuient donc sur le contenu actuel.

Arrêter et reprendre une tâche

Si vous devez mettre une session de modification en pause, vous pouvez arrêter une tâche en cours d’exécution. Le mode Genius conserve votre position afin que vous puissiez reprendre ultérieurement sans perdre le contexte.

Lorsque vous arrêtez la tâche :

• La conversation et l’état du document sont synchronisés, ce qui permet d’enregistrer votre progression actuelle.

• Toutes les modifications déjà appliquées restent dans votre document.

• L’indicateur de traitement revient à l’état prêt, indiquant que le mode Genius attend votre prochaine instruction.

Lorsque vous reprenez la tâche :

• Vos instructions précédentes, les résultats des outils et le contexte du document sont restaurés.

• Vous pouvez poursuivre avec des instructions de suivi sans répéter ce qui précède.

Cette synchronisation garantit la cohérence des longues sessions de modification, même si vous vous absentez, fermez Word ou passez à une autre tâche.

Travailler avec tous vos fichiers à la fois

Le mode Genius peut lire plusieurs documents simultanément. Joignez un dossier de dossier client complet : il recherche les sections pertinentes et s’appuie sur l’ensemble du contenu.

Éléments que vous pouvez combiner :

• Modèles du cabinet et contrats précédents

• Version annotée de l’avocat adverse

• Versions précédentes

• Term sheets du client

Pour en savoir plus sur l’ajout de fichiers et de dossiers à votre contexte, consultez Présentation de l’Assistant.

Une compréhension plus riche des documents

Le mode Genius lit la structure et la mise en forme de votre document Word, et pas uniquement le texte. Cette compréhension approfondie permet d’effectuer des modifications plus précises tout en préservant la mise en page et les conventions de votre document.

Les éléments qu’August peut comprendre incluent :

• Listes et numérotation — sections numérotées, sous-clauses lettrées, listes à puces et structures imbriquées

• Tableaux — structure des tableaux et contenu des cellules

• Niveaux de plan — titres et hiérarchie du document

• Champs — renvois, dates et autres champs Word

• Notes de bas de page et notes de fin — marqueurs de référence et contenu correspondant

• Images et objets incorporés — présence et emplacement

• Mise en forme — caractères gras, italiques, termes définis et styles au niveau des paragraphes

Pour les documents volumineux ou complexes, August peut résumer le contexte afin de se concentrer sur les sections les plus pertinentes pour votre tâche actuelle. Cette compréhension plus riche des documents est propre au processus de modification du complément Word.

Mise en forme gérée directement

Les modifications précédentes du complément Word étaient limitées au texte brut. Les listes, les styles et les modifications structurelles nécessitaient un reformatage manuel.

Le mode Genius gère directement la mise en forme Word. Le résultat est déjà mis en forme, notamment avec :

• Sections numérotées et sous-clauses lettrées

• Termes définis en gras

• Listes à puces

• Mises en page structurées correspondant à votre modèle

Le résultat est prêt à être révisé, et non à être retravaillé.

Travailler à partir d’un modèle DOCX

Lorsque le mode Genius rédige à partir d’un modèle DOCX, il préserve par défaut la mise en forme existante du corps du modèle : polices, tailles, couleurs, effets, alignement, espacement, retraits, numérotation et disposition des tableaux restent inchangés. Seul le contenu demandé est modifié, et la mise en forme ne change que lorsque vous le demandez explicitement.

Navigation dans les citations

Lorsque le mode Genius fait référence à une partie précise de votre document ou à une source jointe, vous pouvez accéder directement à cet emplacement. Cliquez sur une citation pour accéder au paragraphe, au titre ou à la section référencée.

La navigation dans les citations reste réactive même pendant l’application des modifications. Vous pouvez parcourir le document pour vérifier les sources ou le contexte sans attendre la fin des modifications en attente.

Si une cible correspondant à un paragraphe précis est introuvable, August recherche le titre ou la section correspondante la plus proche afin de vous rapprocher de l’emplacement souhaité.

Gestion des échecs de modification

Il arrive qu’une modification ne puisse pas être appliquée, par exemple lorsque le texte cible a changé ou qu’un élément protégé bloque l’opération. Dans ce cas, le mode Genius fournit une explication claire du problème rencontré.

Situations courantes et mesures à prendre :

• Texte cible introuvable — le passage que vous vouliez modifier a été déplacé ou modifié. Sélectionnez à nouveau le texte ou décrivez son nouvel emplacement, puis réessayez.

• Élément protégé — la modification cible un champ, un signet ou un autre élément Word protégé. Supprimez la protection ou déverrouillez l’élément, puis réessayez.

• Conflit de mise en forme — la modification pourrait interrompre des renvois ou la structure du document. Consultez le message de conflit, ajustez votre instruction ou acceptez manuellement la modification dans Word.

Les modifications précédemment examinées — celles que vous avez déjà appliquées ou rejetées — sont mémorisées d’une session à l’autre. Si vous rechargez le document ou revenez à la tâche ultérieurement, ces décisions restent visibles ; vous n’avez donc pas besoin d’examiner deux fois les mêmes suggestions.

Exemples de processus

Le mode Genius est conçu pour les tâches qui bénéficient d’itérations et de plusieurs sources :

• Rédiger un nouvel accord à partir d’un modèle du cabinet. Joignez votre NDA standard, donnez une instruction et recevez un accord complet avec des sections numérotées, des sous-clauses et des termes définis en gras correspondant aux conventions de votre modèle.

• Reformater un accord existant. Uniformisez les titres, les termes définis, les sous-clauses et les polices incohérents d’un document en une seule opération.

• Traduire un contrat tout en préservant sa structure. Conservez les clauses numérotées, les renvois et la mise en forme lors de la conversion vers une autre langue.

• Resserrer le langage d’un bail ou d’une lettre de mission. Affinez la formulation tout en conservant la structure.

• Rédiger une note à partir de plusieurs documents d’un dossier. Exploitez plusieurs fichiers sources pour générer une première version du livrable.

• Convertir une version annotée en copie propre. Partez d’une version avec modifications suivies et produisez une version cohérente et mise en forme.

Quand utiliser le mode Genius

Utilisez le mode Genius lorsque votre tâche implique :

• Plusieurs séries d’affinements

• Plus d’un document source

• Des modifications structurelles, telles que le réordonnancement de sections ou le reformatage

• Un travail à partir de modèles ou de formulations précédentes

Pour les modifications plus simples nécessitant une seule passe, le processus standard du complément Word peut être plus rapide.

Prérequis

Avant d’utiliser le mode Genius dans Word, vérifiez que le complément Word est installé et que vous êtes connecté. Consultez Présentation du complément Word pour connaître les instructions de configuration.

Pour travailler à partir de modèles du cabinet ou de contrats précédents, consultez Présentation du complément Word.