Le mode Genius dans le module complémentaire Word

Le mode Genius apporte une modification itérative en plusieurs étapes au module complémentaire Word d’August. Au lieu d’une seule instruction avec un seul ensemble de modifications, vous pouvez échanger en continu, ajuster l’orientation en cours de tâche jusqu’à ce que le document soit correct. Il gère directement la mise en forme Word et peut lire l’intégralité d’un dossier de dossier, ce qui le rend adapté aux tâches complexes de rédaction et de remise en forme.

Cette vidéo présente les capacités du mode Genius dans le module complémentaire Word.

En quoi le mode Genius diffère de la modification classique

Le flux de travail standard du module complémentaire Word vous donne une instruction et un ensemble de modifications. Si vous devez ajuster l’orientation ou affiner le résultat, vous devez recommencer. Le mode Genius supprime cette contrainte.

Avec le mode Genius :

• Vous donnez une instruction, et il fournit une série de modifications suggérées sous forme de suivi des modifications

• Chaque modification peut être Rejetée, Appliquée ou Appliquée avec commentaire individuellement

• Vous pouvez donner des instructions de suivi en cours de tâche, comme « rendez le ton plus formel » ou « traduisez ceci en espagnol »

• La série suivante s’ajuste en fonction de ce que vous avez modifié et de ce que vous avez indiqué

Ce flux de travail de type conversationnel vous permet de corriger la trajectoire sans repartir de zéro. Si vous changez d’avis en cours de route, le mode Genius suit.

Le modèle Rejeter/Appliquer/Appliquer avec commentaire

Le mode Genius présente les modifications sous forme de suivi des modifications. Vous examinez chaque suggestion et décidez si elle doit être conservée.

• Rejeter refuse la modification suggérée. La modification est retirée de l’examen.

• Appliquer accepte la modification. Elle apparaît dans votre document comme une modification suivie prête pour la révision finale.

• Appliquer avec commentaire accepte la modification et insère un commentaire Word expliquant le changement. Cette option apparaît lorsque la modification inclut une justification ou une explication, et que Word prend en charge les commentaires dans le contexte actuel.

Les commentaires insérés via Appliquer avec commentaire conservent le raisonnement derrière chaque modification, ce qui facilite la communication des changements aux collaborateurs ou la révision ultérieure de votre propre cheminement décisionnel.

Vous gardez le contrôle sur ce qui entre dans le document. Le modèle itératif se poursuit jusqu’à ce que vous soyez satisfait du résultat.

Redlines vs mode Direct sur les cartes de proposition

Lorsque le mode Genius présente des modifications proposées, vous choisissez la manière dont elles sont appliquées à votre document :

• Redlines — Les modifications apparaissent sous forme de suivi des modifications dans Word, visibles dans le volet Révision avec les insertions et suppressions marquées. Il s’agit du mode par défaut et il conserve une piste d’audit complète de toutes les modifications.

• Direct — Les modifications sont appliquées directement au document sans suivi des modifications. Utilisez cette option lorsque vous voulez une version finale propre sans marquage de l’historique des révisions.

Le choix apparaît sur chaque carte de proposition. Vous pouvez passer de Redlines à Direct pour différentes séries de modifications au sein d’une même session. Par exemple, vous pouvez commencer avec Redlines pour examiner les suggestions initiales, puis passer à Direct pour la finition finale une fois le contenu stabilisé.

Quand utiliser chaque option

• Utilisez Redlines lorsque vous souhaitez examiner chaque modification avant de l’accepter, partager les annotations avec des collègues ou conserver une piste d’audit pour les négociations.

• Utilisez Direct lorsque vous êtes certain que les modifications sont prêtes pour le document final, que vous souhaitez une copie propre sans historique des révisions ou que vous produisez un livrable finalisé pour un client.

Comment les modifications du document sont suivies

Le mode Genius suit les modifications que vous apportez à votre document afin que les instructions de suivi fonctionnent avec votre contenu actuel, et non avec un instantané obsolète. Lorsque vous saisissez, supprimez ou modifiez des paragraphes, ces changements sont capturés et reflétés dans la série suivante de suggestions.

Cela signifie :

• Si vous modifiez le document pendant que le mode Genius fonctionne, vos modifications sont reflétées dans les séries suivantes.

• Les paragraphes supprimés sont gérés proprement — vous ne verrez pas d’entrées vides « Deleted: » dans l’historique des conversations.

• Lorsque vous reprenez une conversation après avoir arrêté ou fermé Word, l’état du document est synchronisé avec la conversation, afin que les instructions reprises s’appuient sur le contenu actuel.

Arrêter et reprendre une tâche

Si vous devez mettre en pause une session de modification, vous pouvez arrêter une tâche en cours d’exécution. Le mode Genius conserve votre place afin que vous puissiez reprendre plus tard sans perdre le contexte.

Lorsque vous arrêtez :

• La conversation et l’état du document sont synchronisés, de sorte que votre progression actuelle est enregistrée.

• Toutes les modifications déjà appliquées restent dans votre document.

• L’indicateur de traitement revient à un état prêt, indiquant que le mode Genius attend votre prochaine instruction.

Lorsque vous reprenez :

• Vos instructions précédentes, les résultats des outils et le contexte du document sont restaurés.

• Vous pouvez poursuivre avec des instructions complémentaires sans reformuler ce qui précède.

Cette synchronisation garantit que les longues sessions de modification restent cohérentes même si vous vous absentez, fermez Word ou changez de tâche.

Travaillez avec tous vos fichiers à la fois

Le mode Genius peut lire plusieurs documents à la fois. Joignez un matter folder complet, et il recherche les sections pertinentes et s’appuie sur l’ensemble du contexte.

Éléments d’entrée que vous pouvez combiner :

• Modèles du cabinet et accords précédents

• Version annotée de la partie adverse

• Versions préalables

• Term sheets du client

Pour en savoir plus sur l’ajout de fichiers et de dossiers à votre contexte, consultez Assistant Overview.

Compréhension plus riche du document

Le mode Genius lit la structure et la mise en forme de votre document Word, pas seulement le texte. Cette compréhension plus approfondie permet des modifications plus précises qui préservent la mise en page et les conventions de votre document.

Voici quelques éléments qu’August peut comprendre :

• Listes et numérotation — sections numérotées, sous-clauses lettrées, listes à puces et structures imbriquées

• Tableaux — structure des tableaux et contenu des cellules

• Niveaux hiérarchiques — titres et hiérarchie du document

• Champs — renvois, dates et autres champs Word

• Notes de bas de page et notes de fin — repères de référence et leur contenu

• Images et objets incorporés — présence et emplacement

• Mise en forme — gras, italique, termes définis et styles au niveau du paragraphe

Pour les documents volumineux ou complexes, August peut résumer le contexte afin de se concentrer sur les sections les plus pertinentes pour votre tâche actuelle. Cette compréhension enrichie du document est spécifique au flux de travail de modification dans le module complémentaire Word.

La mise en forme est gérée directement

Les modifications précédentes dans le module complémentaire Word étaient limitées au texte brut. Les listes, les styles et les changements structurels nécessitaient une remise en forme manuelle.

Le mode Genius gère directement la mise en forme Word. Le résultat est livré déjà mis en forme, y compris :

• Sections numérotées et sous-clauses lettrées

• Termes définis en gras

• Listes à puces

• Mises en page structurées correspondant à votre modèle

Le résultat est prêt pour votre révision, pas pour une reprise manuelle.

Navigation par citations

Lorsque le mode Genius fait référence à une partie précise de votre document ou à une source jointe, vous pouvez accéder directement à cet emplacement. En cliquant sur une citation, vous accédez au paragraphe, au titre ou à la section référencés.

La navigation par citations reste réactive même pendant l’application des modifications. Vous pouvez vous déplacer dans le document pour vérifier les sources ou le contexte sans attendre la fin des modifications en attente.

Si une cible de paragraphe précise est introuvable, August recherche le titre ou la section correspondante la plus proche pour vous rapprocher de l’emplacement visé.

Gestion des échecs de modification

Il arrive qu’une modification ne puisse pas être appliquée — par exemple, lorsque le texte cible a changé ou qu’un élément protégé bloque l’opération. Dans ce cas, le mode Genius affiche une explication claire de ce qui s’est mal passé.

Situations courantes et marche à suivre :

• Texte cible introuvable — Le passage que vous vouliez modifier a été déplacé ou modifié. Sélectionnez à nouveau le texte ou décrivez le nouvel emplacement, puis réessayez.

• Élément protégé — La modification cible un champ, un signet ou un autre élément Word protégé. Supprimez ou déverrouillez la protection, puis réessayez.

• Conflit de mise en forme — La modification casserait les renvois ou la structure du document. Consultez le message de conflit, ajustez votre instruction ou acceptez la modification manuellement dans Word.

Les modifications déjà examinées — celles que vous avez déjà appliquées ou rejetées — sont mémorisées d’une session à l’autre. Si vous rechargez le document ou revenez à la tâche plus tard, ces décisions restent visibles, de sorte que vous n’avez pas besoin d’examiner deux fois les mêmes suggestions.

Exemples de flux de travail

Le mode Genius est conçu pour les tâches qui bénéficient d’itérations et de plusieurs entrées :

• Rédigez un nouvel accord à partir d’un modèle du cabinet. Joignez votre NDA standard, donnez une seule instruction et recevez un accord complet avec des sections numérotées, des sous-clauses et des termes définis en gras conformes aux conventions de votre modèle.

• Remettez en forme un accord existant. Uniformisez en une seule passe les titres, termes définis, sous-clauses et polices incohérents dans l’ensemble d’un document.

• Traduisez un contrat tout en préservant sa structure. Conservez les clauses numérotées, les renvois et la mise en forme lors de la conversion vers une autre langue.

• Resserrez la formulation dans un bail ou une lettre de mission. Affinez la formulation tout en conservant la structure intacte.

• Rédigez un mémo à partir de plusieurs documents d’un dossier. Tirez parti de plusieurs fichiers sources pour générer une première version de travail.

• Transformez une version annotée en copie propre. Prenez une redline et produisez une version cohérente et mise en forme.

Quand utiliser le mode Genius

Utilisez le mode Genius lorsque votre tâche implique :

• Plusieurs séries d’affinage

• Plus d’un document source

• Des modifications structurelles telles que la réorganisation des sections ou la remise en forme

• Le travail à partir de modèles ou de formulations précédentes

Pour les modifications plus simples qui nécessitent un seul passage, le flux de travail standard du Word Add-in peut être plus rapide.

Prérequis

Avant d’utiliser le mode Genius dans Word, assurez-vous que le module complémentaire Word est installé et que vous êtes connecté. Consultez Word Add-In Overview pour obtenir les instructions de configuration.

Pour travailler à partir de modèles du cabinet ou d’accords précédents, consultez Word Add-In Overview.