Panoramica dei Playbook

I Playbook trasformano gli standard e i precedenti della tua azienda in regole operative per la revisione. Definisci una volta le tue posizioni preferite, il linguaggio alternativo e i segnali d’allarme, quindi applicali a ogni accordo che esamini. In questo modo standardizzi il modo in cui il tuo team classifica e discute i rischi contrattuali senza perdere la capacità di valutare le specificità di ogni trattativa.

Questo video mostra come creare e configurare i Playbook per la tua azienda.

Componenti principali

Ogni regola del Playbook si basa su tre elementi:

• Posizione iniziale: il linguaggio preferito o l’atteggiamento nei confronti del rischio della tua azienda per una determinata clausola.

• Alternative: alternative accettabili quando la posizione iniziale viene rifiutata, ordinate per preferenza.

• Non accettabile: linguaggio o omissioni che richiedono l’intervento o l’escalation del team legale.

Insieme, questi elementi strutturano una revisione iniziale coerente. Quando necessario, sottoponi gli elementi segnalati al giudizio di un avvocato.

Creazione di regole efficaci

1. Inizia dai precedenti più rappresentativi: attingi a trattative precedenti, modelli e accordi esemplificativi.

2. Definisci ciò che è accettabile: identifica ciò che è accettabile, ciò che costituisce un’alternativa e ciò che deve essere sottoposto a escalation.

3. Rendi le regole verificabili: mantieni il linguaggio delle regole abbastanza specifico da poter essere valutato durante la revisione.

4. Rivedi prima di condividere: convalida le regole generate prima di distribuirle a team più ampi.

5. Aggiorna le regole al variare delle posizioni: mantieni aggiornate le regole man mano che cambiano le posizioni della tua azienda.

Creazione di un Playbook

Esistono due modi per creare un Playbook. Usa la generazione tramite AI per lavorare più velocemente; usa la creazione manuale per un controllo preciso.

Metodo A: genera tramite AI

Assistant può creare un Playbook per te a partire dai documenti precedenti o anche solo da una descrizione delle tue posizioni.

1. Avvia una nuova conversazione in Assistant.

2. Facoltativamente, allega accordi precedenti, modelli o trattative precedenti che riflettano gli standard della tua azienda.

3. Descrivi l’obiettivo, ad esempio "Estrai le posizioni standard della nostra NDA in un playbook."

4. Esamina le regole create da August e perfezionale nell’editor del Playbook.

Metodo B: crea manualmente

Crea tu stesso le regole quando hai bisogno di un controllo preciso su ogni posizione.

1. Fai clic su Playbook nella barra laterale sinistra, quindi fai clic su Crea nuovo.

2. Fai clic su Aggiungi regola, assegna un nome alla regola e compila la Posizione iniziale. Fai clic su Aggiungi linguaggio di esempio se vuoi mostrare una formulazione di esempio.

3. Fai clic su Aggiungi alternativa per ogni alternativa accettabile (Alternativa 1, Alternativa 2 e così via), quindi compila Non accettabile e, facoltativamente, Indicazioni.

4. Ripeti l’operazione per ogni tipo di clausola. Per redigere una singola regola con l’AI, fai clic sull’icona della bacchetta (Genera regola con l’AI) nella regola.

5. Rivedi le regole con il tuo team prima di distribuire il Playbook.

Per modificare un Playbook esistente descrivendo ciò che vuoi, fai clic su Modifica nella chat nell’editor del Playbook. August propone le modifiche che puoi esaminare prima che vengano salvate.

Gestione dei Playbook

Apri il menu su una scheda Playbook nella pagina Playbook per gestirlo:

• Modifica apre l’editor del Playbook, mentre Duplica crea una copia che puoi modificare.

• Condividi consente ai colleghi di accedere al Playbook.

• Sposta nel progetto o Copia nel progetto inserisce il Playbook in un altro progetto.

• Scarica come DOCX o Scarica come PDF esporta le regole come documento.

• Elimina rimuove il tuo accesso al Playbook. Se nessun altro vi ha accesso, il Playbook viene eliminato definitivamente.

Quando chiedi ad August in Assistant di eliminare un Playbook, ti chiede prima la conferma.

Applicazione dei Playbook in Assistant

Allega un Playbook e gli accordi che vuoi controllare a una chat di Assistant, quindi chiedi ad August di esaminarli sulla base del Playbook:

1. Allega il playbook e i documenti da esaminare.

2. Chiedi ad August di valutare i documenti sulla base delle tue posizioni.

3. Esamina i casi in cui i termini corrispondono alla posizione iniziale, quelli in cui si applica un’alternativa e ciò che richiede un’escalation.

4. Concentra il giudizio legale sugli elementi segnalati invece di rileggere ogni clausola.

Le decisioni finali restano di competenza dei revisori legali.

Utilizzo dei Playbook con Word Add-In

Esegui un Playbook sul documento aperto in Word, regola per regola:

1. Apri il documento in Word e apri la barra laterale di August.

2. Nella scheda Playbook, fai clic sul playbook da eseguire.

3. Inserisci la Parte rappresentata, aggiungi eventuali note e fai clic su Esegui.

4. Esamina il verdetto di ogni regola, quindi fai clic su Suggerisci modifiche per le regole che non sono soddisfacenti e applica o rifiuta ogni modifica proposta.

Buone pratiche

• Inizia dai precedenti più solidi: usa accordi ben negoziati come base.

• Mantieni le regole specifiche: le regole vaghe producono risultati vaghi. "Il limite di responsabilità non dovrebbe superare 12 mesi di corrispettivi" è meglio di "limita la responsabilità".

• Separa gli ambiti: crea playbook separati per NDA, MSA, accordi transattivi e altri tipi di documenti.

• Itera in base all’utilizzo: perfeziona le regole quando scopri casi limite durante le revisioni effettive.

• Registra le modifiche: annota le modifiche significative alle regole, così il tuo team saprà quali posizioni erano in vigore per una determinata pratica.

Quando utilizzare i Playbook

Usa i playbook quando:

• Esamini tipi di documenti ricorrenti sulla base degli stessi standard

• Gestisci un portafoglio di accordi simili che richiedono un trattamento coerente

• Vuoi standardizzare il modo in cui gli avvocati junior affrontano la revisione iniziale

• Devi applicare le posizioni dell’intera azienda a più trattative

Cosa leggere dopo

• Panoramica di Assistant per generare playbook dai precedenti

• Valutazione dei Playbook nel Word Add-In per eseguire i playbook in Word

• Revisione tabellare per confrontare strutturatamente più documenti