La modalità Genius nel componente aggiuntivo Word

La modalità Genius porta la modifica iterativa in più passaggi nel componente aggiuntivo Word di August. Invece di impartire una singola istruzione con un unico insieme di modifiche, puoi lavorare avanti e indietro, modificando le indicazioni durante l’attività finché il documento non è corretto. Gestisce direttamente la formattazione di Word e può leggere un’intera cartella della pratica, risultando quindi adatta per attività complesse di redazione e riformattazione.

Questo video illustra le funzionalità della modalità Genius nel componente aggiuntivo Word.

In che modo la modalità Genius differisce dalla modifica ordinaria

Il flusso di lavoro standard del componente aggiuntivo Word ti consente di impartire un’istruzione e applicare un unico insieme di modifiche. Se devi modificare le indicazioni o perfezionare il risultato, devi ricominciare da capo. La modalità Genius elimina questo vincolo.

Con la modalità Genius:

• Impartisci un’istruzione e ricevi una serie di modifiche suggerite come revisioni rilevate

• Ogni modifica può essere Ignorata, Applicata o Applicata con commento singolarmente

• Puoi impartire istruzioni successive durante l’attività, ad esempio "rendi il tono più formale" o "traduci questo in spagnolo"

• La serie successiva si adatta in base a ciò che hai modificato e detto

Questo flusso di lavoro basato sulla conversazione ti consente di correggere la direzione senza ricominciare. Se cambi idea a metà, la modalità Genius ti segue.

Il modello Ignora/Applica/Applica con commento

La modalità Genius presenta le modifiche come revisioni rilevate. Esamini ogni suggerimento e decidi se mantenerlo.

• Ignora rifiuta la modifica suggerita. La modifica viene rimossa dall’elaborazione.

• Applica accetta la modifica. Nel documento viene visualizzata come revisione rilevata, pronta per la revisione finale.

• Applica con commento accetta la modifica e inserisce un commento di Word che ne spiega il contenuto. Questa opzione viene visualizzata quando la modifica include una motivazione o una spiegazione e Word supporta i commenti nel contesto attuale.

I commenti inseriti tramite Applica con commento conservano la motivazione alla base di ogni modifica, facilitando la comunicazione dei cambiamenti ai collaboratori o la revisione successiva del proprio percorso decisionale.

Rimani tu a controllare ciò che entra nel documento. Il modello iterativo continua finché non sei soddisfatto del risultato.

Revisioni rilevate e modalità diretta nelle schede delle proposte

Quando la modalità Genius presenta modifiche proposte, scegli come applicarle al documento:

• Revisioni rilevate — le modifiche vengono visualizzate in Word come revisioni rilevate, visibili nel riquadro Revisione con inserimenti ed eliminazioni contrassegnati. Questa è l’impostazione predefinita e conserva una traccia di controllo completa di tutte le modifiche.

• Diretta — le modifiche vengono applicate direttamente al documento senza revisioni rilevate. Usala quando desideri una versione finale pulita, priva dei contrassegni della cronologia delle revisioni.

La scelta viene visualizzata su ogni scheda della proposta. Puoi passare da Revisioni rilevate a Diretta e viceversa per serie diverse di modifiche nella stessa sessione. Ad esempio, potresti iniziare con Revisioni rilevate per esaminare i suggerimenti iniziali e poi passare a Diretta per la rifinitura finale, quando il contenuto è definitivo.

Quando utilizzare ciascuna modalità

• Usa Revisioni rilevate quando desideri esaminare ogni modifica prima di accettarla, condividere le annotazioni con i colleghi o mantenere una traccia di controllo per le trattative.

• Usa Diretta quando sei sicuro che le modifiche siano pronte per il documento finale, desideri una copia pulita senza la cronologia delle revisioni o stai preparando un documento rifinito per un cliente.

Come vengono rilevate le modifiche al documento

La modalità Genius tiene traccia delle modifiche apportate al documento, così le istruzioni successive operano sul contenuto corrente e non su un’istantanea obsoleta. Mentre digiti, elimini o modifichi i paragrafi, tali modifiche vengono acquisite e riflesse nella serie successiva di suggerimenti.

Questo significa che:

• Se modifichi il documento mentre la modalità Genius è in funzione, le tue modifiche vengono riflesse nelle serie successive.

• I paragrafi eliminati vengono gestiti correttamente: nella cronologia della conversazione non vedrai voci vuote "Eliminato: ".

• Quando riprendi una conversazione dopo aver interrotto o chiuso Word, lo stato del documento viene sincronizzato con la conversazione, così le istruzioni riprese operano sul contenuto corrente.

Interruzione e ripresa di un’attività

Se devi mettere in pausa una sessione di modifica, puoi interrompere un’attività mentre è in esecuzione. La modalità Genius conserva il punto raggiunto, consentendoti di riprendere in seguito senza perdere il contesto.

Quando interrompi:

• La conversazione e lo stato del documento vengono sincronizzati, così i progressi correnti vengono salvati.

• Le modifiche già applicate rimangono nel documento.

• L’indicatore di elaborazione torna allo stato pronto, indicando che la modalità Genius attende la tua istruzione successiva.

Quando riprendi:

• Le istruzioni precedenti, i risultati degli strumenti e il contesto del documento vengono ripristinati.

• Puoi continuare con indicazioni successive senza ripetere ciò che è stato detto prima.

Questa sincronizzazione garantisce la coerenza delle sessioni di modifica più lunghe anche se ti allontani, chiudi Word o passi a un’altra attività.

Lavora contemporaneamente con tutti i tuoi file

La modalità Genius può leggere più documenti contemporaneamente. Allega un’intera cartella della pratica e cerca le sezioni pertinenti, attingendo al quadro completo.

Input combinabili:

• Modelli dello studio e accordi precedenti

• La redline del legale della controparte

• Bozze precedenti

• Term sheet del cliente

Per ulteriori informazioni sull’allegazione di file e cartelle al contesto, consulta Panoramica dell’Assistente.

Comprensione più approfondita dei documenti

La modalità Genius legge la struttura e la formattazione del documento Word, non solo il testo. Questa comprensione più approfondita consente modifiche più accurate che preservano il layout e le convenzioni del documento.

Gli elementi che August è in grado di comprendere includono:

• Elenchi e numerazione — sezioni numerate, sottoclausole con lettere, elenchi puntati e strutture nidificate

• Tabelle — struttura della tabella e contenuto delle celle

• Livelli di struttura — titoli e gerarchia del documento

• Campi — riferimenti incrociati, date e altri campi di Word

• Note a piè di pagina e note di chiusura — indicatori di riferimento e relativo contenuto

• Immagini e oggetti incorporati — presenza e posizione

• Formattazione — grassetto, corsivo, termini definiti e stili a livello di paragrafo

Per i documenti grandi o complessi, August può riepilogare il contesto per concentrarsi sulle sezioni più pertinenti all’attività corrente. Questa comprensione più approfondita dei documenti è specifica del flusso di lavoro di modifica del componente aggiuntivo Word.

Formattazione gestita direttamente

Le modifiche precedenti del componente aggiuntivo Word erano limitate al testo normale. Elenchi, stili e modifiche strutturali richiedevano una riformattazione manuale.

La modalità Genius gestisce direttamente la formattazione di Word. Il risultato viene fornito già formattato e include:

• Sezioni numerate e sottoclausole con lettere

• Termini definiti in grassetto

• Elenchi puntati

• Layout strutturati conformi al tuo modello

Il risultato è pronto per la revisione, non per essere rielaborato.

Lavorare da un modello DOCX

Quando la modalità Genius redige un documento a partire da un modello DOCX, per impostazione predefinita conserva la formattazione esistente del corpo del modello: caratteri, dimensioni, colori, enfasi, allineamento, spaziatura, rientri, numerazione e layout delle tabelle rimangono invariati. Cambia solo il contenuto richiesto e la formattazione viene modificata soltanto quando lo chiedi esplicitamente.

Navigazione delle citazioni

Quando la modalità Genius fa riferimento a una parte specifica del documento o a una fonte allegata, puoi spostarti direttamente in quella posizione. Facendo clic su una citazione, passi al paragrafo, al titolo o alla sezione a cui fa riferimento.

La navigazione delle citazioni rimane reattiva anche durante l’applicazione delle modifiche. Puoi spostarti nel documento per verificare le fonti o controllare il contesto senza attendere il completamento delle modifiche in sospeso.

Se non viene trovato uno specifico paragrafo di destinazione, August cerca il titolo o la sezione corrispondente più vicina per portarti in prossimità della posizione desiderata.

Gestione degli errori di modifica

Talvolta non è possibile applicare una modifica, ad esempio quando il testo di destinazione è cambiato o un elemento protetto ne impedisce l’applicazione. In questi casi, la modalità Genius mostra una spiegazione chiara di ciò che è andato storto.

Situazioni comuni e relative azioni:

• Testo di destinazione non trovato — il passaggio che desideravi modificare è stato spostato o modificato. Seleziona nuovamente il testo o descrivi la nuova posizione, quindi riprova.

• Elemento protetto — la modifica interessa un campo, un segnalibro o un altro elemento Word protetto. Rimuovi o sblocca la protezione, quindi riprova.

• Conflitto di formattazione — la modifica interromperebbe i riferimenti incrociati o la struttura del documento. Esamina il messaggio relativo al conflitto, modifica l’istruzione oppure accetta manualmente la modifica in Word.

Le modifiche esaminate in precedenza, ovvero quelle che hai già applicato o ignorato, vengono ricordate tra una sessione e l’altra. Se ricarichi il documento o torni all’attività in un secondo momento, tali decisioni rimangono visibili, quindi non devi esaminare due volte gli stessi suggerimenti.

Esempi di flussi di lavoro

La modalità Genius è pensata per le attività che traggono vantaggio dall’iterazione e da più input:

• Redigere un nuovo accordo da un modello dello studio. Allega il tuo NDA standard, impartisci un’istruzione e ricevi un accordo completo con sezioni numerate, sottoclausole e termini definiti in grassetto conformi alle convenzioni del modello.

• Riformattare un accordo esistente. Uniforma titoli, termini definiti, sottoclausole e caratteri incoerenti in un documento con un’unica operazione.

• Tradurre un contratto preservandone la struttura. Mantieni le clausole numerate, i riferimenti incrociati e la formattazione durante la conversione in un’altra lingua.

• Rendere più concise le formulazioni di un contratto di locazione o di una lettera d’incarico. Perfeziona la formulazione mantenendo invariata la struttura.

• Redigere un memorandum da più documenti di una pratica. Attingi a diversi file di origine per generare una prima versione del documento di lavoro.

• Convertire una bozza annotata in una copia pulita. Parti da una redline e produci una versione coerente e formattata.

Quando utilizzare la modalità Genius

Usa la modalità Genius quando l’attività prevede:

• Più serie di perfezionamenti

• Più di un documento di origine

• Modifiche strutturali, come riordinare sezioni o riformattare

• Lavorare a partire da modelli o formulazioni precedenti

Per modifiche più semplici che richiedono un’unica operazione, il flusso di lavoro standard del componente aggiuntivo Word potrebbe essere più rapido.

Prerequisiti

Prima di usare la modalità Genius in Word, assicurati che il componente aggiuntivo Word sia installato e di aver effettuato l’accesso. Consulta Panoramica del componente aggiuntivo Word per le istruzioni di configurazione.

Per lavorare con modelli dello studio o accordi precedenti, consulta Panoramica del componente aggiuntivo Word.