Disparadores de flujo de trabajo

Los disparadores permiten que los flujos de trabajo se ejecuten automáticamente en función de eventos o programaciones. En lugar de iniciar manualmente cada ejecución, configura un disparador una vez y el flujo de trabajo se ejecuta cada vez que se cumplen las condiciones del disparador. August actualmente admite disparadores manuales, programados y de carga.

Tipos de disparador

Los flujos de trabajo se pueden activar de tres maneras:

Las ejecuciones manuales siempre están disponibles. Los disparadores programados se ejecutan con la frecuencia que definas. Los disparadores de carga se ejecutan automáticamente cuando aparecen nuevos archivos en una carpeta supervisada.

Administración de disparadores

Todos los disparadores se administran desde el modal de Triggers en cada flujo de trabajo:

Cada disparador muestra su tipo, configuración y estado actual. Activa o desactiva los disparadores sin eliminarlos.

Disparadores programados

Los disparadores programados ejecutan flujos de trabajo a intervalos definidos. Configura la frecuencia, la hora y la zona horaria para la ejecución automática.

Configuración de un disparador programado

Comportamiento de la programación

• Con conocimiento de la zona horaria: Las programaciones se ejecutan en la zona horaria que selecciones. El disparador muestra el nombre del día y la hora para mayor claridad.

• Omitir si está en curso: Si un flujo de trabajo todavía se está ejecutando desde una ejecución programada anterior cuando se activa el siguiente disparador, la nueva ejecución se omite para evitar acumulaciones.

• Solo disparadores habilitados: Un disparador programado debe estar habilitado para que el flujo de trabajo se active automáticamente.

Disparadores de carga

Los disparadores de carga ejecutan flujos de trabajo automáticamente cuando se cargan archivos en carpetas supervisadas. Esto es útil para el procesamiento continuo de documentos: carpetas de ingreso, data rooms o cargas de documentos de clientes.

Configuración de un disparador de carga

Supervisión recursiva de carpetas

Los disparadores de carga supervisan la carpeta seleccionada y todas sus subcarpetas. Esto significa:

• Los archivos cargados en /Matters/ABC activan el disparador si configuras /Matters

• Los archivos cargados en /Matters/ABC/Contracts también activan el disparador

• Los archivos de cualquier nivel de anidación dentro de la carpeta supervisada activarán el disparador

No necesitas configurar cada subcarpeta por separado: la recursión es automática.

Procesamiento por lotes

Cuando subes un archivo zip que contiene varios documentos, el disparador se activa una sola vez para todo el lote en lugar de una vez por cada archivo extraído. El flujo de trabajo recibe todos los documentos extraídos como un único lote de entrada.

Las ejecuciones activadas usan solo los archivos cargados como entrada; no se combinan con los documentos predeterminados guardados del flujo de trabajo ni recurren a ellos.

Permisos y acceso

• Solo administración por el propietario: Solo los propietarios del flujo de trabajo pueden crear, habilitar, deshabilitar o eliminar disparadores de carga.

• Requisito de acceso a la carpeta: El propietario del flujo de trabajo debe tener acceso a la carpeta donde se cargan los archivos. Si se revoca el acceso, el disparador no se activará.

Ver ejecuciones activadas

Las ejecuciones del flujo de trabajo iniciadas por disparadores aparecen en Run History con una etiqueta e icono de Triggered, diferenciándolas de las ejecuciones iniciadas manualmente. Haz clic en cualquier ejecución para ver sus detalles, incluidos:

• Qué disparador se activó

• Qué entradas proporcionó el disparador

• Estado de ejecución paso a paso

• Resultados finales

Consulta Workflows Overview para ver los detalles de la ejecución.

Habilitar y deshabilitar disparadores

Cada disparador tiene un interruptor para habilitar o deshabilitar:

• Habilitado: El disparador se activa cuando se cumplen sus condiciones.

• Deshabilitado: La configuración se conserva, pero el disparador no se activará. Úsalo para pausar la automatización sin perder la configuración.

Los disparadores deshabilitados son útiles durante suspensiones de asuntos, depuración de flujos de trabajo o cambios temporales en los procesos de ingreso.

Límites de frecuencia y concurrencia

Los disparadores tienen límites de frecuencia para evitar ejecuciones descontroladas del flujo de trabajo durante eventos masivos:

• Puesta en cola: Si muchos disparadores se activan rápidamente, las ejecuciones se ponen en cola en lugar de ejecutarse simultáneamente.

• Protección en curso: En los disparadores programados, si un flujo de trabajo todavía se está ejecutando desde una ejecución programada anterior, el nuevo disparador se omite para evitar ejecuciones superpuestas.

Esto protege los recursos del sistema y garantiza un procesamiento fiable.

Casos de uso comunes

Revisión automatizada de diligencia debida

Disparador de carga: apunta un disparador a la carpeta de tu data room. Cada nueva carga ejecuta automáticamente tu flujo de trabajo de extracción para diligencia debida, enviando los términos clave a tu tabla de revisión.

Triaje de contratos entrantes

Disparador de carga: supervisa una carpeta de ingreso. Los nuevos contratos se analizan automáticamente para identificar disposiciones clave y se marcan para revisión por abogados.

Actualizaciones de estado semanales

Disparador programado: configura un flujo de trabajo semanal para resumir los avances en una carpeta de asunto y generar una actualización de estado para el equipo del trato.

Qué leer a continuación

• Workflows Overview para crear y ejecutar flujos de trabajo

• Workflow Control Steps para entrada humana y ramificación por condiciones

• Document Management Overview para organizar archivos en carpetas